Tapahtuman varasuunnitelma: Turvallisuus ennen kaikkea, juhli myöhemmin

Tapahtumien varassuunnittelun merkitystä ei voida aliarvioida. Tiedätkö vanhan tarinan muurahaisesta ja heinäsirkasta. Mitä tapahtuu, kun katastrofi iskee ja et ole valmis? Katastrofeja tapahtuu.

Siinä on enemmän työtä etukäteen, mutta luota meihin: Haluat varmistaa selustasi vakaalla valmiussuunnitelmalla. Tapahtumajärjestäjät ovat ruorissa, kun vahinko tapahtuu. Et halua olla kapteenin paikalla ilman hajua mistään.

Seuraamalla alla olevaa opasta, voit aloittaa suunnitelmasi rakentamisen nyt. Käytä näitä vinkkejä alustavan tapahtuman varasuunnitelman esimerkkinä ja aloita varautuminen turvallisesti.

Kunnon valmistelun avulla voi muuttaa vastoinkäymiset hallittavaksi.

Valmistaudu. Ole se muurahainen.

Miten suunnitella

Askel yksi hyvä tapahtuman varasuunnitelmaan? Tunnista uhat. Selvitä, missä olet haavoittuva, ja rakenna puolustuksesi.

Ensiapu

Ensiapu ja turvallisuus ovat tärkeimpiä huolenaiheita tapahtumien järjestäjille. Älä jää pyörittelemään peukaloitasi, kun sinulla ei ole suunnitelmaa hätätilanteita varten. Yritä saada muutama henkilö tiimistäsi menemään perus ensiapukoulutukseen.

Jos budjetti sallii, voit jopa palkata yrityksen, jolla on kokemusta hätätilanteista. Ei ole myöskään haitaksi, jos sinulla on defibrillaattori käden ulottuvilla. Varmista, että jotkut tiimistäsi tietävät, kuinka niitä käytetään tarpeen vaatiessa.

Vinkki: Olet tapahtuman järjestäjä, et lääkäri! Sinun ja ryhmänne pitäisi kuitenkin tietääensiavun perusteetkaiken varalta.

Katastrofit

Ole valmiina moniin eri hätätilanteisiin. Jos esimerkiksi sattuisi tulipalo, mitä osallistujat tekevät? Pystytkö ohjeistamaan heitä, kun vaara syntyy? Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, mitä käydä läpi valmistellessasi:

• Ovatko porraskäytävät tuuletettu?
• Onko hätäuloskäyntikarttoja ripustettu ympäri tapahtumapaikkaa? Onko tiimisi tietoinen paikan pohjapiirroksesta?
• Puhuuko joku tiimistäsi useampaa kieltä? (Viestintä on avain hätätilanteissa.)
• Onko sinulla varasuunnitelma terrorisoimisen sattuessa? Mitä tapahtuu, jos tulee pommiuhka?
• Onko olemassa ylimääräistä virtalähdettä jos sääolosuhteet katkaisee sähkön?
• Onko paikassasi automaattisia palo-ovia?
• Kuinka kauan kestää, että viranomaiset pääsee paikalle? (Pelastajat, poliisi jne.)
• Miten pidätte tärkeimmät ajotiet ja sisäänkäynnit vapaana?

Vinkki: Rakenna hyvä varasuunnitelma selvittämällä, onko paikka turvallinen seuraavaa tapahtumaasi varten.

Tekninen puoli

Nykyaikaiset tapahtumat käyttävät paljon teknologiaa. Mitä tekisit, jos lippujen lukujärjestelmä menisi rikki? Tai mitä jos äänentoisto ei toimi, eikä kukaan kuule vierailevaa puhujaa?

AV-vianmäärittäjät ovat tapahtuman tiimin keskeisiä jäseniä. Heidän vastuullaan on tarkistaa tekniikka ennen tapahtumaa ja sen aikana.

Jos sinulla on avaintiedostoja, kuten videoita tai muuta mediaa, käytä kovalevyä ja USB-tikkuja. Pilvipalvelut ovat riippuvaisia netistä, ja et koskaan tiedä, milloin voi esiintyä ongelmia yhteyksissä.

Laitteiden rikkoutumisen varalle on myös hyvä ottaa varmuuskopioita.

Peruuttajat

Muistatko sen koomikon, jonka kiinnitit tapahtumaan? Joo, se peruutti viime hetkellä. Huolehdi, että sinulla on varaesiintyjiä kaiken varalta.

Vieraan kutsuminen kaiken varalta voi maksaa sinulle ylimääräistä, mutta on parempi kuin palautusten maksaminen, kun pääesiintyjä peruuttaa.

Samoin jos osa henkilökunnastasi ei pysty tulemaan paikalle, haluat olla varma, että voit pyytää jonkun toisen tulemaan.

Vinkki: Hoida pelätyt peruutukset käyttämällä joitakin näistä ehdotuksista.

Osallistuminen

Jos suuri osa osallistujista ei ilmaannu paikalle, tämä voi olla vakava tapahtuman tunnelman tappaja. Myyjät eivät saa asiakkaita, eikä sinulla ole paljon materiaalia, jota voit jakaa verkossa.

Mikä vielä pahempaa, osallistujat saattavat tuntea, että he tekivät virheen. He voivat olettaa, että pieni osallistujien määrä heijastaa tapahtuman huonoa laatua.

Valitettavasti tätä ei voi korjata samana päivänä. Muistutukset sähköpostilla voivat kuitenkin auttaa vähentämään peruutuksia. Lisäksi lippujen maksullisuus luo tunteen, että siihen on investoitu: Osallistujat ilmestyvät paikalle todennäköisemmin, jos he maksavat siitä.

Ja tietysti annat itsellesi runsaasti aikaa etukäteenlippujen myymiseen ja tapahtuman markkinoimiseen.

Vinkki: Vältä pientä osallistujamäärää näillä vinkeillä lippujen myyntiin.

Ruoat ja juomat

Ruoan on oltava tuoretta. Tämä tarkoittaa, että tapahtumien tarjoiluja ei voi valmistaa kauan ennen h-hetkeä. Ruoka voi myös päätyä pilaantuneeksi, tuhoutuneeksi tai yksinkertaisesti syötäväksi kelpaamattomaksi. Jos pitopalvelu ei ymmärrä tätä, olet iloinen siitä, että sinulla on varasuunnitelma.

Saattaa jopa olla hyvä ajatus palkata kaksi eri pitopalvelua kaiken varalta. Jos et tarvitse toista pitopalvelua, tapahtuman henkilökunta saa ilmaisen lounaan.

Vinkki: Jotkut pitopalvelut, kuten StandByChef, tarjoavat viime hetken ateriapalveluita, jotka tarjoavat syömistä ja juotavaa jopa 48 tuntia ennen tapahtumaa.

Turvallisuus

Kyllä, ihmiset livahtavat luvatta tapahtumiin. Puhumattakaan tappelupukareista ja kiistoista, jotka ovat enemmän kuin satunnaisia ​​erimielisyyksiä.

Ovimiehet on yksinkertainen tapa suunnitella turvallisuusuhkien varalle. Pieni joukko virkapukuisia turvallisuushenkilöstöä voi estää osallistujia hankkiutumasta ongelmiin. Turvallisuus on tärkeä tapahtuman varasuunnitelmassa, joten älä pihistele, jos on mahdollisuus, että voit tarvita sitä.

Vinkki: Tapahtumien turvallisuusyritykset ovat yleensä tehokkain tapa pitää kaikki turvassa.

Komentoketju

Jopa tiimi, jolla on tapahtuman varasuunnitelma, ei välttämättä ole varusteltu käsittelemään kaikkia asioita. Hätätapauksen sattuessa ei pitäisi olla kiistelyjä.

Komentoketju selventää, kuka tekee päätökset. Jokaisen tiimin jäsenen pitäisi olla tietoinen tästä päätöksentekoprosessista. Heidän pitäisi tietää, mitä asioita nostaa seuraavalle tasolle.

Yksittäiset velvollisuudet määritellään jokaiselle tiimiin kuuluvalle henkilölle. Nopea, ratkaiseva toiminta on se, mikä pelastaa päivän.

Varasuunnitelman perusmalli

Suunnitelma pitäisi esittää yksinkertaisella asiakirjalla. Näin voit jakaa sen tapahtumaryhmän ja muun henkilöstön kanssa. Käytä alla olevia kohtia lyhyen varasuunnitelman esimerkkinä.

Skenaario

Luettele uhat. Voit lisätä yksityiskohtia, kuten miksi se on uhka ja tämän uhan seuraukset kun siitä ei pidetä huolta.

Esimerkki: ”Levittämätön tulipalo voi levitä nopeasti. Se vaarantaa kaikkien läheisten elämän ja tuhoaa kallista omaisuutta.”

Valmiussuunnitelma

Paras rikos on hyvä puolustus. Luettele, miten turvallisuuden varotoimet otetaan käyttöön. Tähän voi kuulua, uhasta riippuen, hätäharjoitukset, laitteiden tutkimukset tai jopa vain tiimin suunnitelma sairauspäivien hoitamiseksi.

Esimerkki: ”Tutustu rakennuksen pohjapiirustukseen. Jokaisen henkilökunnan jäsenen tulisi tietää, missä uloskäynnit ovat ja missä hälytysnapit sijaitsevat. Meillä on evakuointiharjoitus tämän päivän varasuunnitelman kokouksen jälkeen. ”

Vastausprotokolla

Hahmottele, miten uhka voidaan ratkaista. Mikä on ongelman ydin ja millainen filosofia sen takana on?

Esimerkki: ”Meidän prioriteettimme on turvallisuus. Ensimmäinen asia, kun huomaat tulipalon? Paina hälytysnappia. Sitten lähde heti rakennuksesta, pysy alhaalla ja vältä savua. Jokaisen on poistuttava mahdollisimman pian. Soita numeroon 112, kun olet saavuttanut turvallisen alueen rakennuksen ulkopuolella.”

Vinkki:Luo suunnitelma, jossa on aikataulu henkilöstölle hätätilanteen varalle.

Mikä se suunnitelma oli?

Ei vara venettä kaada! Kommentoi alla omista kokemuksistasi hätätilanteissa.