Tapahtumasponsorien hankkiminen: Sponsoroinnin pikaopas

Tapahtuman suunnitteleminen on helpompaa, kun rahasta ei tarvitse murehtia. Todellisuudessa budjetti on kuitenkin aina merkittävä tekijä tapahtumasuunnittelussa.

Tässä pikaoppaassa kerrotaan tarkemmin, miten tapahtumalle voi hankkia sponsoreita, ja käsitellään muun muassa vaadittavaa tutkimustyötä ja viestintää.

Aiheet ovat seuraavat:

• Miksi yritykset sponsoroivat tapahtumia?
• Miten tapahtumalle löytää sponsoreita?
• Miten markkinoida heille tapahtumaa?
• Erilaisia tapahtumasponsoroinnin tyyppejä

Tämän artikkelin luettuasi tiedät tarkkaan, miten hankkia tapahtumallesi sponsoreita.

Miksi yritykset sponsoroivat tapahtumia?

On tärkeää ymmärtää, miksi yritykset sponsoroivat tapahtumia, jotta tapahtumaa pystyy markkinoimaan niille tehokkaasti.

Sponsorointia tehdään tavallisesti jostakin seuraavista syistä:

• Markkinointi ja brändin tunnettuuden lisääminen
• Uusien yleisöjen tavoittaminen
• Myynnin edistäminen ja liiketoiminnan kehittäminen
• Yrityksen sosiaalinen vastuu

Sponsoroinnin motiivista riippumatta yritykset haluavat investoinnilleen mitattavaa vastinetta. Sinun tehtäväsi on osoittaa heille, miten he voivat hyötyä tapahtumasi sponsoroinnista.

Miten tapahtumalle löytää sponsoreita?

Tapahtumasi tyyppi ja kohdeyleisö määräävät, millaisia sponsoreita sinun kannattaa lähestyä. Näiden kolmen tekijän on osuttava hyvin yhteen, jotta tapahtumasi onnistuu.

Tärkeintä on, että voit tarjota sponsoreille jotain ainutlaatuista. Voit saada tapahtumallesi sponsorin alle olevia vaiheita noudattamalla.

1. Tutki potentiaalisia tapahtumasponsoreita

Seuraavat vaiheet helpottuvat, jos tutkit potentiaalisia sponsoreita huolellisesti. Aloita oman toimialasi yrityksistä ja selvitä, sponsoroivatko ne tapahtumia.

Voit lähteä liikkeelle myös toisesta suunnasta etsimällä samankaltaisia tapahtumia ja selvittämällä, mitkä yritykset sponsoroivat niitä. Ne todennäköisesti sponsoroivat samanlaisia tapahtumia myös jatkossa.

Vinkki: SponsorMyEventon loistava palvelu potentiaalisia sponsoreita etsiville.

2. Luo sponsorointitarjous

Kun olet muodostanut listan mahdollisista sponsoreista, seuraavaksi on luotava vakuuttava tarjous. Se on muokattava erikseen jokaiselle yritykselle sopivaksi.

Tarjouksesta on käytävä ilmi seuraavat asiat:

• Kuka sinä olet ja miksi olet luotettava toimija
• Mistä tapahtumassa on kyse
• Millainen kohdeyleisö on
• Tärkeimmät puhujat ja sponsorit
• Miten yritys voi hyötyä sponsoroinnista
• Tärkeimmät luvut (esimerkiksi osallistujien määrä ja sosiaalisen median tilastotiedot)

Tarjous ei saa olla ensimmäinen asia, jolla potentiaalisia sponsoreita lähestytään, sillä sitä on valmisteltava ensin hieman.

Vinkki: pääset hyvin alkuun tällä PandaDoc-palvelun maksuttomalla tarjouslomakemallilla.

3. Selvitä, kehen sinun kannattaa ottaa yhteyttä

Kun olet saanut vakuuttavan tarjouksen valmiiksi, on aika ottaa yhteyttä potentiaalisiin sponsoreihin.

Tavanomainen käytäntö on lähettää sähköpostia, mutta yritykset hukkuvat viesteihin. Miten siis saat sähköpostiviestisi erottumaan joukosta?

Vältä info@-osoitteita viimeiseen asti, sillä ne ovat kaikenlaisten myyntipostien kaatopaikka.

Älä koskaan pyydä saada keskustella markkinointiosaston kanssa. Saat sillä tavalla telemarkkinointinoviisin leiman ja päädyt lähettelemään viestejä info@-osoitteeseen.

Mene sen sijaan LinkedIniinja tutki, saatko selville, kuka vastaa yrityksen tapahtumasponsoroinnista. Usein vastaava on joku markkinointiosaston edustaja.

Kirjoita muistiin lupaavia nimiä ja tartu puhelimeen.

Pyydä puhelimeen listallasi olevaa henkilöä ja kysy sähköpostiosoitetta, jos henkilö ei ole tavoitettavissa. Älä jätä ääniviestiä, sillä niistä harvoin on hyötyä.

Useimpien yritysten verkkosivuilla ei ole työntekijöiden sähköpostiosoitteita roskapostin takia. Markkinointihenkilöitä kuitenkin usein haastatellaan verkkomedioissa, ja he lisäävät sähköpostiosoitteensa omille verkkosivuilleen.

Voit myös yrittää arvata oikean sähköpostiosoitteen. Joskus ne ovat yksinkertaisesti muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, joskus taas osoitteissa käytetään pelkkiä nimen alkukirjaimia.

4. Laadi avaussähköpostiviesti

Tässä vaiheessa et vielä ehkä ole täysin varma, kuka oikea henkilö on. Siksi avausviestistä kannattaa tehdä yksinkertainen:

”Hei [vastaanottajan nimi]. Tavoittelen henkilöä, joka vastaa tapahtumasponsoroinnista yrityksessänne. Kehen voisin ottaa asiassa yhteyttä? Terveisin [oma nimesi]”

Lähetä tämä viesti kaikille listassasi oleville henkilöille. Joku heistä mahdollisesti kertoo, kehen kannattaa ottaa yhteyttä.

1. vinkki: muista vaihtaa kohdan [vastaanottajan nimi] tilalle vastaanottajan oikea nimi.

2. vinkki:varmista ennen sähköpostiviestien lähettämistä, että olet tietoinen yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöistä.

5. Kirjoita varsinainen sähköpostiviesti

Nyt kun tiedät, kehen ottaa yhteyttä, olet päässyt useimpia muita myyntihenkilöitä pidemmälle.

Viestiin on saatava houkutteleva aihe, jotta viestisi avataan todennäköisemmin.

Tiedät jo vastaanottajan nimen, joten aloita viestisi sillä. Voit aivan hyvin mainita sen kollegan nimen, joka kehotti yhteyttä ottamaan.

Pidä viestisi lyhyenä ja asiallisena, sillä se osoittaa, että ymmärrät vastaanottajan olevan kiireinen.

Korosta, miksi otat yhteyttä juuri häneen ja mitä hyötyä yhteistyöstä olisi. Lisää liitteeksi sponsorointitarjouksesi.

6. Palaa asiaan

On hyvin mahdollista, että et kuule vastaanottajasta heti mitään, sillä hän on todennäköisesti kiireinen. Odottele viikon verran ja palaa sitten asiaan.

Miten sen teet, on makuasia. Toinen sähköpostiviesti käy hyvin, mutta nopea puhelu on usein tehokkaampi.

Sen ei tarvitse kestää minuuttia kauempaa. Voit sanoa seuraavalla tavalla:

”Hei, lähetin sinulle sähköpostia viime viikolla ja pohdin, jokohan olet ehtinyt tutustua asiaan tarkemmin. Kuulemiin.

Muuta ei tarvita. Älä yritä sen enempää.

Jos vastaanottajasta ei kuulu mitään kohtuullisen ajan kuluessa, siirry seuraavaan potentiaaliseen sponsoriin. Toista näitä vaiheita, kunnes onnistut.

Erilaisia tapahtumasponsoroinnin tyyppejä

Tapahtumasponsorointi ei välttämättä tarkoita vain kertasummaa, sillä yritys voi sponsoroida tapahtumaasi useilla eri tavoilla.

1. Taloudellinen sponsorointi

Taloudellinen sponsorointi on sponsoroinnin tavanomaisin muoto. Yritys usein haluaa logonsa näkyvän tapahtuman verkkosivuilla ja varsinaisessa tapahtumassa.

2. Tuotteen tai palvelun sponsorointi

Yritys voi rahasumman sijasta tarjota tuotteita tai palveluita, kuten juomia, ruokaa tai jopa tapahtumapaikan.

3. Mediasponsorointi

Mediamarkkinointi voi olla erittäin kallista, minkä vuoksi mediasponsoroinnista on paljon hyötyä. Yritys voi kustantaa markkinoinnin vastineeksi siitä, että tulee mainituksi tapahtuman yhteydessä.

4. Vaikuttajasponsorointi

Vaikuttajasponsorointi on samankaltaista kuin mediasponsorointi. Ainoa ero on se, että tässä tapauksessa sponsori ei ole maksaja vaan media, kuten bloggaaja, julkisuuden henkilö tai sosiaalisesta mediasta tuttu henkilö.

Valinta on sinun.

Tapahtumasponsorointiin liittyy paljon muutakin, mutta tässä artikkelissa on käsitelty perusasiat. Tee taustatyö kunnolla, laadi vakuuttava tarjous ja markkinoi sitä oikealle henkilölle.

Joka kerta ei voi tietenkään onnistua. Siksi pitää yrittää mahdollisimman monta kertaa. Useat tekijät vaikuttavat siihen, ryhtyykö yritys tapahtumasi sponsoriksi vai ei.

Näitä vaiheita noudattamalla voit kuitenkin parantaa onnistumistodennäköisyyttäsi huomattavasti.

Onnea sponsorien etsintään!