On tärkeää tarkistaa tapahtuman suunnittelun tarkistuslista, kun järjestät tapahtuman. On paljon, mistä täytyy pitää huolta, ja et halua juuttua yksityiskohtiin.
Siksi on parasta ensin luoda visio siitä, millaisen haluat tapahtuman olevan. Tämän jälkeen voit siirtyä karkeisiin elementteihin.
Kaksi tärkeintä kysymystä, jotka sinun pitäisi kysyä itseltäsi, ovat:
- Mitä haluat tapahtumalta?
- Kuinka paljon resursseja sinulla on?
Kun olet vastannut näihin kahteen kysymykseen, loppu on vain aukkojen täyttämistä. Ja meillä on paljon aukkoja täytettävänä.
Olemme luoneet tämän erittäin tiiviin tapahtuman suunnittelun tarkistuslistan, jotta voit säilyttää painopisteen sekä suuressa kuvassa, että yksityiskohdissa. Tämä on tehty laajaksi ja yleiseksi, jotta se sopisi useimpiin tapahtumiin.
Olemme jakaneet sen kuuteen tapahtuman suunnittelun vaiheeseen:
- 6–12 kuukautta ennen tapahtumaa
- 3–6 kuukautta ennen tapahtumaa
- 1–3 kuukautta ennen tapahtumaa
- 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa
- Juuri ennen tapahtumaa ja sen aikana
- Heti tapahtuman jälkeen
Voit vapaasti tulostaa tämän ja kuljettaa mukanasi – ja tarkista kaikki kohdat!
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
6–12 kuukautta ennen tapahtumaa
Tapahtumasuunnittelun ensimmäinen vaihe on tavoitteiden päättäminen ja tutkimuksen tekeminen.
- Määritä, miten mittaat menestyksesi
- Myydyt liput
- Kerätyt lahjoitukset
- Saadut voitot
- Tietoisuuden lisääminen
- Valitse aika ja päivämäärä, joka ei ole samaan aikaan juhlapyhien kanssa
- Kirjoita tapahtuman valmistelujen aikataulu
- Listaa parhaat tapahtumapaikat ja pyydä hintatarjouksia paikan vuokrauksesta
- Varmista, että vieraille on riittävästi tilaa
- Luo budjetti, jossa on arvioidut kustannukset seuraavista:
- Tapahtumapaikan vuokra
- Laitteiden vuokraus
- Viihdyttäjän tai puhujan palkkiot
- Markkinointi
- Muut kulut
- Sinua auttavan tapahtuman tiimin rekrytointikulut
- Suunnittelu ja logistiikka
- Tekninen puoli
- Markkinointi ja sosiaalinen media
- Tutki ja listaa mahdolliset viihdyttäjät tai puhujat
- Päätä sopivin käyttämällä kohdeyleisöäsi
- Päätä, haluatko etsiä heidät itse vai hankitko ulkopuolisen firman
- Tutki ja listaa mahdolliset tapahtuman sponsorit
- Etsi yritykset, jotka työskentelevät samalla alalla
- Tarkista, kuka sponsoroi tapahtumia, jotka ovat samanlaisia kuin sinun
- Luo tapahtumalle sivu tai kokonaan omat nettisivut
- Varmista, että se heijastaa tapahtuman teemaa
- Optimoi sivusto, jotta saat sinne liikennettä
- Käytä mobiiliystävällistä mallia
- Luo sosiaalisen median tilit
- YouTube
3–6 kuukautta ennen tapahtumaa
Toisessa vaiheessa asiat alkavat muotoutua. Vahvista kaikki ja aloita tapahtuman mainostus.
- Järjestä lipunmyynti tapahtumallesi
- Etsi lipunmyyntialusta
- Päätät lipun hinnat
- Tarjoa Early Bird-alennuksia
- Arvioi, kuinka monta vierasta osallistuu
- Tarkasta budjettisi sen mukaan
- Tee tapahtumapaikan valmistelutyöt
- Selvitä, tarvitsetko lisenssejä tai lupia
- Hanki tarvittaessa vastuuvakuutus
- Selvitä, kuuluuko paikkaan pitopalvelu tai tekniset laitteet
- Varmista, että pysäköintitilaa ja istuimia on riittävästi
- Tarkista ensiapu- ja turvallisuusmenettelyt
- Varaa puhujat tai viihde
- Kirjoita yksityiskohtainen sopimus
- Sovi livebändistä tai pääpuhujasta
- Lisää heidän valokuvansa ja bio tapahtuman verkkosivustolle
- Järjestä matkat ja majoitus
- Turvaa tapahtuman sponsorointi
- Lähetä tapahtumapaketti
- Tee suullinen tai kirjallinen sopimus
- Aloita tapahtuman markkinointikampanja
- Luo mainosmateriaalia sosiaaliseen mediaan
- Kuvat
- Videot
- Blogipostaukset
- Podcastit
- Luo lehdistöpaketti, jonka voit lähettää tiedotusvälineille
- Tapahtuman tausta
- Aika ja paikka
- Huomattavat vieraat, viihdyttäjät tai puhujat
- Lähetä kutsuja vieraslistallesi
- Ilmoita tapahtuma kaikkiin tärkeisiin tapahtumalistoihin
- Tilaa markkinointimateriaaleja tulostusliikkeestä
- Tapahtuman ohjelma
- Julisteet ja kortit
- Flyerit ja tarrat
- Luo mainosmateriaalia sosiaaliseen mediaan
1–3 kuukautta ennen tapahtumaa
Kolmas vaihe on vahvistaa, että vieraat, puhujat ja sponsorit ovat vielä mukana. Se on myös vaihe, jolloin voit kasvattaa tapahtuman markkinointia.
- Muistuta kiinnostuneita vieraita vahvistamaan osallistumisensa
- Vahvista logistiikka puhujien tai viihdyttäjien kanssa
- Käy läpi sopimusvelvoitteet
- Tarkista vielä matkat ja majoitustilat
- Vahvista tapahtuman sponsorointisopimukset
- Tarkista, ovatko sponsorit edelleen mukana
- Saa heidät jopa ostamaan sponsorointipaketit
- Kiihdytä tapahtumamarkkinointia
- Lähetä lähtölaskenta sosiaaliseen mediaan ja sähköposteihin
- Ilmoita Early Bird-alennusten päättymisestä
- Lähetä lehdistötiedote tiedotusvälineille, kuten blogeihin ja sanomalehtiin
1–2 viikkoa ennen tapahtumaa
Muutama viikko ennen tapahtumaa on aika varmistaa, että homma on lähtenyt rullaamaan niin kuin pitää.
- Tarkista tapahtuman ohjelma
- Tarkasta kaikki osat, jotka on ehkä muutettava
- Mieti varasuunnitelmia viime hetken peruutusten varalta
- Vahvista tapahtuman suunnitelma kaikkien mukana olevien kanssa:
- Tapahtumaryhmä
- Osallistujat
- Puhujat ja viihdyttäjät
- Sponsorit
- Tapahtumapaikka
- Pitopalvelu
- Laitteiden toimittajat
- Vahvista osallistujien lopullinen määrä
- Viimeistele istumajärjestys
- Varmista, että joku on ovella ottamassa ilmoittautumisia vastaan
- Järjestä videokuvaaja kuvaamaan hienoimmat hetket tapahtuman aikana
Juuri ennen tapahtumaa ja sen aikana
Päivä on melkein saapunut, ja sinun on varmistettava, ettei mitään jätetä sattuman varaan.
- Testaa kaikki tekniset laitteet
- Tarkista sään ja liikenteen ennusteet
- Tarkista, että ruoka ja juomat saapuvat ajoissa
- Varmista, että paikka on sisustettu ja kaikki kyltit ovat paikoillaan
- Tee kopioita tärkeistä asiakirjoista
- Tapahtumasuunnitelma
- Istumajärjestys
- Vieraslista
- Medialista
Heti tapahtuman jälkeen
- Siivoa paikka tai järjestä siivoustiimi
- Muokkaa tapahtumassa otettuja videoita tapahtuman jälkeiseen promovideoon
- Jatka tapahtumamarkkinointia
- Lähetä valokuvia ja videoita tapahtumasta verkkosivustollesi ja sosiaaliseen mediaan
- Ota yhteyttä tiedotusvälineihin, jotka olivat läsnä, ja pyydä että he mainitsevat tapahtumasi
- Pidä huolta että jokainen tietää, miten suuri menestys tapahtumasi oli
- Tarkista rahat
- Tarkista myytyjen lippujen kokonaismäärä
- Kerää kaikki kuitit korvauksia varten
- Päivitä tapahtuman budjetti
- Ota yhteyttä kaikkiin mukana olleisiin ja kiitä heitä henkilökohtaisesti
- Tapahtumaryhmä
- Sponsorit
- Media
- Puhujat ja esiintyjät
- Vieraat
- Lähetä kyselyjä saadaksesi palautetta siitä, miten voit parantaa seuraavalla kerralla
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Jäikö meillä jotain välistä?
Jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, joten voit vapaasti muokata tapahtuman suunnittelun tarkistuslistaa.
Jos sinusta tuntuu että on jotain yleistä, mitä emme käyneet läpi, kerro meille kommenteissa.
Onnea, ja muista käyttää tapahtuman suunnittelun tarkistuslistaa!
Vastaa