Tapahtumateollisuuden uusimmat trendit 2019

Eikö olisikin hienoa, jos voisimme katsoa kristallipallosta, mitä huipputapahtuman järjestäminen vuonna 2019 vaatii?

Harmi kyllä se ei ole mahdollista.

Voimme kuitenkin tutustua toimialan uusimpiin trendeihin ja sillä tavalla olla askeleen edellä kilpailijoitamme.

Tässä oppaassa käydään läpi seuraavia aiheita:

• Tapahtumateolllisuuden uusimmat trendit
• Tapahtumajärjestäjien uudet haasteet
• Tapahtumateollisuuden haasteet
• Ennustuksia vuodelle 2019

Tietoisuus tapahtumateollisuuden kuumimmista trendeistä 2019 auttaa tekemään omista tapahtumista ikimuistoisempia sekä itselle että osallistujille.

Mennään siis suoraan asiaan!

Tapahtumateollisuuden trendit 2019

Miltä vuosi 2019 näyttää tapahtumateollisuuden kannalta?

On oltava valmis tutustumaan monenlaisiin älypuhelinteknologian tuomiin innovaatioihin esimerkiksi online-lipunmyynnissä, rekisteröitymisessä ja istumajärjestyksissä.

Tapahtumajärjestäjät hyödyntävät suunnittelussa yhä enemmän tekniikkaa. Samoin tapahtumia järjestävät yritykset haluavat tarjota asiakkailleen kattavia, monipuolisia elämyksiä.

Ihmiset haluavat maksaa kokemuksesta, eivät pelkästään palvelusta.

1. Aktiivinen lähestymistapa

On meneillään muutos siinä, miten tapahtumajärjestäjät palvelevat asiakkaitaan, sillä he eivät enää pelkästään markkinoi brändiään vaan haluavat luoda asiakaskokemuksen.

Järjestäjien muuttuessa passiivista aktiiviksi toimijoiksi heillä on enemmän mahdollisuuksia luoda vierailleen unohtumattomia elämyksiä.

Kokemuksista puhutaan, ja niitä jaetaan ja muistellaan. Jokaiselle tapahtumajärjestäjälle on tärkeää tulla muistetuksi oikeista syistä.

Vinkki: selvitä, oletko ehkä toiminut väärin näissä neljässä asiassa 2018 ja miten toimia toisin 2019.

2. Ainutlaatuiset tapahtumapaikat

Tapahtumajärjestäjät hyödyntävät erikoisia kohteita ja tapahtumapaikkoja, kuten museoita, urheilustadioneita ja historiallisia rakennuksia.

Ideana on tarjota osallistujille lisäarvoa, sillä kyse ei ole pelkästä tapahtumasta vaan kokonaisvaikutelmasta.

Järjestäjät haluavat, että tapahtumapaikalla on oma tarinansa, joka sopii yhteen heidän brändinsä kanssa ja tekee osallistujiin vaikutuksen.

Vinkki: tutustu kattavaan oppaasemme, jossa kerrotaan tapahtumapaikan löytämisestä seuraavaa tapahtumaa varten.

3. Turvallisuusnäkökohdat

Tietosuoja ja tapahtumapaikan turvallisuus ovat tapahtumajärjestäjien keskeisimmät huolenaiheet 2019. Tietoa pursuavassa maailmassa virheisiin ei ole varaa.

Siksi tapahtumajärjestäjät ottavat tarkasti huomioon GDPR-säädöksen vaatimukset, jotta tietoja varmasti kerätään ja käsitellään turvallisesti.

Vinkki: tässä kattavassa digiturvallisuusoppaassa kerrotaan, miten voit turvata sekä tapahtuman että asiakkaiden tiedot.

4. Sosiaalinen media

Tässä blogissa sosiaalista mediaa käsitellään jatkuvasti. Siihen on kuitenkin syynsä: sosiaalista mediaa käytetään valtavasti, ja erityisesti erilaisissa tapahtumissa. Ihmiset haluavat jakaa omia kokemuksiaan.

Sen vuoksi on tärkeää sisällyttää sosiaalinen media osaksi omaa markkinointistrategiaa ja tapahtumiin osallistumista.

Vinkki: lue lisää tärkeimmistä sosiaalisessa mediassa markkinointiin vaikuttavista trendeistä 2019.

5. Persoonallisuus

Persoonallisuus on vuoden 2019 keskeisimpiä trendejä. Vaikka ajatus ei ole täysin uusi, se oli jonkin aikaa pois muodista palataakseen parrasvaloihin taas uudestaan.

Räätälöidyt sähköpostit, kutsut, kampanjat, sisällöt, rekisteröinnit, mainokset, ohjelmat ja sovellukset ovat tiedonkeräämiseen perustuvan toiminnan lähtökohta.

Mukauttaminen myös saa osallistujat tuntemaan itsensä arvokkaiksi, mikä tekee kokemuksesta heille antoisamman.

Se tietenkin näkyy myös luvuissa. Persoonalliset sähköpostit avataan 18,8 % todennäköisemmin yleisluontoisiin viesteihin verrattuna.

Vinkki: lue vinkkejä tapahtumasi kaikkien osa-alueiden räätälöintiin.

6. Vaikuttajamarkkinointi

Vaikuttajamarkkinoinnista on tullut monille tapahtumavaikuttajille, ja yrityksille ylipäätään, tärkeä työkalu vuonna 2019.

Tehokkaasti käytettynä se houkuttelee paikalle juuri oikeanlaista yleisöä eli kohdeyleisösi.

Vaikuttajia lähestymällä voit hyödyntää heidän seuraajakuntaansa ja markkinoida omaa tapahtumaasi. Se on parasta puskaradiomarkkinointia, mitä rahalla voi saada.

Vinkki: löydät seuraavaan suureen tapahtumaasi sopivia vaikuttajia Tinysponsorin ja Influencerin kaltaisilta verkkosivuilta.

7. Taukotilat

2019 on entistä tärkeämpää, että kokouksissa ja virallisissa tapahtumissa on taukotiloja ja -toimintoja.

Kokoukset voivat kestää pitkäänkin, joten välillä halutaan myös rentoutua hetki. Tapahtumajärjestäjät ovat huomanneet tämän ja rakentavat tapahtumansa sellaisiksi, että niissä on mahdollisuus myös rentoutumiseen ja läsnäoloon.

Tapahtumien osallistujat haluavat viettää aikaa itsekseen, jutustella muiden kanssa ja kerätä energiaa ennen kokouksen jatkumista.

Vinkki: tässä artikkelissa kerrotaan, miten luot seuraavaan tapahtumaasi houkuttelevan taukotilan.

Tapahtumateollisuuden haasteet 2019

Vaikka tapahtumateollisuudessa on meneillään monia kiinnostavia asioita, uusi vuosi tuo mukanaan myös uudenlaisia haasteita.

Katsotaanpa tarkemmin haasteita sekä tapoja, joilla tapahtumajärjestäjät voivat selvitä niistä.

1. Uusien yleisöjen löytäminen

Vaikka yrityksillä menee tällä hetkellä hyvin, saattaa olla vaikeaa löytää uusia yleisöjä, joille markkinoida tapahtumaa. Miksi? Kilpailu vain kovenee 2019.

Tähän haasteeseen voi vastata oikealla markkinoinnilla, sosiaalisen median käytöllä ja verkoston luomisella.

Vinkki: lue oppaastamme, miten lipunmyyntiä voi kasvattaa Googlen tai Facebookin avulla tapahtuvalla uudelleenmarkkinoinnilla.

2. Tiukat budjetit

Toinen tapahtumajärjestäjien kohtaama haaste on, ei kovinkaan yllättäen, raha.

Vuoden 2019 globaalissa kokous- ja tapahtumaennusteessa todetaan, että kysyntää on enemmän kuin koskaan mutta tapahtumille varatut budjetit eivät valitettavasti ole nousseet samassa suhteessa.

Ainoa ratkaisu ongelmaan on entistä tehokkaampi taloudenhallinta.

Vinkki: lue oppaastamme, miten tapahtumabudjettia hallitaan ja mistä voi saada lisärahoitusta.

3. Tiukat lait ja säädökset

GDPR-tietosuojasäännösten tultua voimaan tapahtumajärjestäjien on käsiteltävä osallistujien tietoja entistä huolellisemmin.

Uusien lakien rikkomisesta voi seurata tuntuviakin sakkoja, joten on tärkeää tietää, mitä säännökset edellyttävät.

Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan, mitä uudet GDPR-säännökset merkitsevät tapahtumateollisuuden kannalta.

4. Sponsorien hankkiminen

Koska tapahtumia järjestetään aina vain enemmän, kilpailu parhaista sponsoreista on ankaraa.

Kun rahasta on pulaa (katso kohta 2), yritysten mukaan saaminen ja vakuuttaminen vaatii entistä enemmän myyntityötä.

Vinkki: tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin, miten tapahtumasponsoreita lähestytään tehokkaimmin.

Tapahtumateollisuuden ennusteet vuodelle 2019

Kuten aiemmin jo mainittiin, tulevaa ei valitettavasti voi ennustaa. Sen sijaan voimme yrittää pysyä ajan (erityisesti digitaalisen ajan) hermolla ja ennakoida, mitä kaikkea kuluvana vuonna on tulossa.

1. Sovellukset tehostavat työnkulkuja

Joka tarkoitukseen on nykyään oma sovelluksensa. On siis hyödyllistä tutustua tapahtumasovellusten uusimpiin trendeihin, sillä vanhojen hyvien tuotteiden lisäksi markkinoille on tänä vuonna tullut monia uutuuksia.

Vinkki: tässä hyödyllisessä artikkelissa käydään läpi parhaat tapahtumasovellukset.

2. Tapahtumat, joilla on tarkoitus, menestyvät

Tapahtumista tulee sosiaalisesti vastuullisempia, ja niissä halutaan tarjota merkityksellisiä kokemuksia. Järjestäjät haluavat panostaa sekä ympäristönsuojeluun että sosiaaliseen sanomaan suunnittelun kaikissa vaiheissa.

Tapahtumissa ei enää vain tavata tuttuja, sillä niissä halutaan kerätä kokemuksia ja herättää tunteita. Päämääränä on saada osallistujat keskustelemaan tapahtumasta vielä pitkään sen jälkeenkin.

Vinkki: lue lisää vinkkejä hyväntekeväisyystapahtuman järjestämiseen.

3. Vuokratyöntekijöiden palkkaaminen

Gigstrin ja Cooplen kaltaiset palvelut helpottavat henkilöstön palkkaamista ja jatkuvien henkilöstökulujen hallintaa.

Kätevän palkkauksen kääntöpuolena ovat korkeammat komissiot.

Yritykset, joilla lisämaksuihin on varaa, käyttävät tilaisuuden hyväkseen, sillä heiltä säästyy henkilöstön etsintä- ja palkkausaikaa.

4. Hiilijalanjäljen pienentäminen

Vuonna 2019 on tärkeää, että tapahtuman hiilijalanjälki on mahdollisimman pieni.

Tapahtumasuunnittelijat ja -järjestäjät etsivät keinoja tapahtuman ympäristökuorman vähentämiseen, mitä erityisesti millenniaalit arvostavat. Tapahtumapaikat kiinnittävät aiempaa enemmän huomiota yhteiskuntavastuuseen.

Ne haluavat tehdä oman osansa ympäristönsuojelun eteen ja hyödyntää kestävän kehityksen mukaista tapahtumaasi oman brändinsä rakentamiseen.

Vinkki: tässä artikkelissa luetellaan tapoja tapahtuman hiilijalanjäljen pienentämiseen.

5. Etäosallistuminen kasvattaa suosiotaan

Tänä vuonna tapahtumiin osallistutaan yhä enemmän YouTuben ja Facebookin live-striimauksen kautta, jakamalla sisältöä Instagramissa ja julkaisemalla tarinoita Snapchatissa.

Tapahtumiin voi nyt ”osallistua” virtuaalisesti, jotta tärkeä tapahtuma ei mene sivu suun, vaikka se järjestettäisiin toisella puolella maata.

Tapahtumajärjestäjät voivat tällä tavalla tavoittaa rajoittamattoman yleisön ja saada tarkemman kuvan yleisön demografiasta, kiinnostuksenkohteista ja henkilökohtaisista mieltymyksistä.

Tämä trendi myös vahvistaa yleisöjen ja brändien välistä suhdetta, mikä auttaa järjestäjiä tekemään tapahtumistaan entistä houkuttelevampia.

Vinkki: lue oppaastamme, miten voit käyttää livesuoratoistoa apuna seuraavassa tapahtumassasi.

Aina uutta sisältöä

Käy blogissamme säännöllisesti ja tule mukaan sähköpostilistallemme. Sillä tavalla pysyt aina mukana tapahtumateollisuuden uusimmissa trendeissä.

Jäikö meiltä jotain välistä? Kerro siitä alla olevassa kommenttiosiossa!