Tapahtumavakuutus: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Pohditko, onko tapahtumavakuutus hyödyllinen vai ei? Et ole yksin.

Tärkein syy tapahtumavakuutuksen ottamiseen on, että monenlaiset asiat voivat mennä pieleen.

Vaikka oletkin pätevä ja asiantunteva tapahtumajärjestäjä, et voi kontrolloida kaikkia asioita. Laitteistoihin voi tulla toimintahäiriö, laitteita voidaan varastaa, ihmiset voivat humaltua ja ylivoimaisia esteitä (force majeure) tulla eteen.

Lue lisää seuraavista aiheista:

• Tapahtumajärjestäjille tarkoitetut erityyppiset vakuutukset
• Tapahtumavakuutusten hinnat
• Hyvien tapahtumavakuuttajien löytäminen
• Tapahtumavakuuttamisen parhaat käytännöt

Muista, että turvallisuus on kaikkein tärkein asia.

Minkälaisia tapahtumavakuutuksia on olemassa?

Vaikka monet artikkelissa käsitellyt tiedot ja linkit liittyvät Isoon-Britanniaan, sen yleisistä periaatteista on kuitenkin hyötyä tapahtumajärjestäjille kaikkialla maailmassa. Tapahtumavakuutuksia on monia eri tyyppejä, joista alla esitellään tärkeimmät.

1. Vastuuvakuutus

Vastuuvakuutus turvaa sinut sen varalta, että joku yleisön jäsen, esimerkiksi tapahtuman osallistuja tai ohikulkija, loukkaantuu tapahtumasi seurauksena.

Jos järjestät tapahtumasi jossakin tapahtumapaikassa, siellä saattaa jo olla voimassa oleva vastuuvakuutus. Se kuitenkin kattaa vain heidät, ei sinua tapahtumajärjestäjänä.

2. Työnantajan vastuuvakuutus

Jos maksat tapahtumatiimillesi palkkaa eli he eivät ole vapaaehtoisia, laki velvoittaa sinut ottamaan työnantajan vastuuvakuutuksen siltä varalta, että työntekijäsi loukkaantuvat tapahtuman aikana.

3. Laitteistovakuutus

Käytät ehkä tapahtumassasi erilaisia laitteistoja, kuten mikrofoneja, kameroita, äänentoistojärjelmiä tai projektoreita. Laitteistovakuutus korvaa varastetut tai vahingoittuneet laitteet.

4. Peruutusvakuutus

Tapahtumissa on monia asioita, jotka voivat mennä pieleen. Tai kuten Fyre Festival -tapahtumassa, jossa pieleen meni kaikki. Ota peruutusvakuutus, jos on olemassa vähäinenkin riski, että tapahtuma joudutaan peruuttamaan.

5. Alkoholivastuuvakuutus

Alkoholivastuuvakuutus on hyvä ottaa, jos tapahtumassasi tarjoillaan alkoholia. Vakuutuksesta on hyötyä silloin, jos humaltunut henkilö aiheuttaa vahinkoja, satuttaa toista ihmistä tai tarjoilee vahingossa alkoholia alaikäiselle.

6. Ympäristövahinkovastuuvakuutus

Ympäristövahinkovastuuvakuutus korvaa kulut siinä tapauksessa, että varaamasi tapahtumapaikka vaurioituu sinä aikana, kun se on sinun hallinnassasi. Se voi sisältyä myös vastuuvakuutukseen.

7. Monitapahtumavakuutus

Jos järjestät tapahtumia säännöllisesti, on hyvä idea ottaa monitapahtumavakuutus. Se säästää paitsi rahaa, myös vaivaa, sillä vakuutusta ei tarvitse ottaa jokaiselle tapahtumalle erikseen.

Huomautus: ylivoimaiset esteet

Luonto ei välttämättä aina ole tapahtumajärjestäjän puolella, sillä ukkosmyrsky tai rankkasade voi pilata suunnittelemasi pikniktapahtuman.

Suurin osa Ison-Britannian vakuutuksista kattaa myös ylivoimaiset esteet, joten asiat ovat siltä osin todennäköisesti kunnossa. Tarkista kuitenkin pienellä fontilla kirjoitettu osuus varmuuden vuoksi.

Mitä tapahtumavakuutukset maksavat?

Lyhyesti sanottuna se riippuu monista asioista.

Tarkemmin sanoen vakuutuksesi hinta määräytyy sen mukaan, millaisia riskejä tapahtumaasi sisältyy.

Moottoripyöräkilpailussa riskit ovat aivan toista luokkaa kuin häissä. Toisaalta häissä taas on suurempi riski sille, että humaltuneet henkilöt rikkovat paikkoja.

Ulkoilmatapahtumissa on suurempi peruutusriski huonon sään takia. Suurissa kaupungeissa järjestettävissä tapahtumissa on terroristi-iskujen uhka, mikä nostaa hintoja.

Vastuuvakuutusten hinnat alkavat 60 punnasta ja työnantajan vastuuvakuutusten 50 punnasta. Useimmat muut vakuutukset edellyttävät tapahtumakohtaista riskiarviointia.

On hyödyllistä vertailla vakuutustuotteita toisiinsa, mihin siirrymmekin seuraavaksi.

Sopivan vakuutuksentarjoajan löytäminen

Jos teet jo liiketoimintaasi varten yhteistyötä jonkin vakuuttajan kanssa, ole ensimmäiseksi yhteydessä heihin ja kysy tarjousta. He saattavatkin sellaisen edullisesti antaa, sillä olet jo heidän asiakkaansa.

Yllä olevissa osissa on jo ollut muutamia linkkejä erilaisiin vakuutuksentarjoajiin, mutta olemassa on myös runsaasti verkkosivuja, joissa voit verrata Ison-Britannian vakuutusyhtiöitä toisiinsa.

Alla muutamia vakuuttajia:

• Quotezone
• GoCompare
• Simply Business
• Insure My Event
• Insure My Liability
• Money Super Market
• Compare The Market

On hyvä käyttää aikaa eri vakuutusyhtiöiden keskinäiseen vertailuun, sillä joillakin voi olla hyviä tarjouksia tietyistä vakuutustuotteista mutta ei kaikista.

Tapahtumavakuuttamisen yleisiä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Olet saanut nyt yleiskuvan erityyppisistä vakuutuksista ja vakuutuksentarjoajista. Seuraavaksi on aika käsitellä tarkemmin tapahtumavakuuttamisen parhaita käytäntöjä.

1. Ole ajoissa liikkeellä

Mitä aikaisemmin tapahtumavakuutuksen otat, sitä kattavamman ja edullisemman vakuutuksen saat. On hyvä hankkia vakuutus heti, kun olet saanut tapahtumapaikan varattua.

2. Tee riskiarviointi

Vakuutusmaksua voi pienentää tekemällä etukäteen yksityiskohtaisen riskiarvioinnin. Ole yhteydessä tapahtumapaikkaan ja sovi ajankohta, jolloin voitte käydä yhdessä läpi mahdolliset riskitekijät.

3. Neuvottele tapahtumapaikan kanssa

Tapahtumapaikan vuokrauskulut harvoin kattavat tapahtumajärjestäjän turvaa. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö sopimuksesta voisi yrittää neuvotella heidän kanssaan.

4. Tarkista vakuutuksen edellytykset

Kaikki tapahtumat ja tapahtumapaikat eivät tarvitse yhtä kattavaa turvaa. Joissakin paikoissa vakuutuksen on katettava vahingot vain 2 miljoonaan puntaan asti, toisissa paikoissa summa taas voi olla 10 kertaa suurempi.

5. Varaudu liikennepulmiin

Jos yleisöä saapuu tapahtumaan kaukaa, juna- ja lentoliikennelakot voivat vaikuttaa heihin. Jos he eivät pääse sen takia tapahtumaan paikalle, tarvitset siltä varalta poisjääntivakuutuksen.

6. Pidä kirjaa vieraistasi

Pidä silmällä, ketä kaikkia tapahtumaasi osallistuu, sillä kutsumattomat vieraat saattavat aiheuttaa ongelmia myöhemmin.

7. Ota huomioon hyvinvointi ja turvallisuus

Vaikka riskiarviointi onkin tehty hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, itse tapahtumapäivänä on silti syytä olla valppaana. Turvallisuusriskejä, kuten märkiä lattioita, voi muodostua milloin tahansa.

8. Pidä kaikki mukana olevat ajan tasalla

Kerro tapahtuman ehdoista ja säännöistä selkeästi tapahtumatiimillesi, palveluntarjoajille, tapahtumapaikalle ja kaikille muille mukana oleville. Voit sillä tavalla välttää vaaralliset väärinkäsitykset.

9. Hanki lakineuvontaa

Jos et ole varma jostakin asiasta, kuten siitä, mitä kaikkea sinun lain mukaan tulee vakuuttaa, hanki lakineuvontaa. Se voi aluksi tulla kalliiksi mutta säästää kalliilta kustannuksilta myöhemmin.

10. Hanki paras mahdollinen vakuutusturva

Tapahtumavakuutuksissa ei pidä säästellä. Jos vakuutustuote on liian halpa, sen ehdoissa saatetaan sulkea vakuutusturvasta pois monenlaisia mahdollisia tilanteita.

Onko vakuutusturvasi riittävä?

Tässä oppaassa on toivottavasti käytä läpi kaikki, mitä tarvitset turvataksesi tapahtumasi onnettomuuksilta ja muilta ikäviltä yllätyksiltä.

Jos olet löytänyt jonkin poikkeuksellisen hyvän vakuutuksentarjoajan, jaa linkki alla olevassa kommenttiosiossa. Jakaminen kannattaa aina.