Urheilutapahtuman suunnitteleminen: 7 toimivaa vaihetta

Hyvä urheilutapahtuma tarjoaa monenlaisia etuja yhteisölle. Voit hyödyntää tapahtumaasi varainkeruuseen, tietoisuuden lisäämiseen ja yhteisön yhtenäisyyden vahvistamiseen.

Hankalinta on tapahtuman suunnitteleminen, sillä kaikki on pidettävä hallinnassa idean saamisesta tapahtuman jälkeiseen analyysiin.

Se voi olla todella haastavaa, varsinkin jos sinulla ei ole aikaisempaa kokemusta tai jos tapahtumaan sisältyy monenlaisia urheiluaktiviteetteja.

Haluat varmaankin tapahtumasi olevan menestys? Toimi seuraavalla tavalla.

1. Valmistele yksityiskohtainen suunnitelma

Tee suunnittelu huolellisesti. Jotta se onnistuu, suunnittelussa on oltava mukana asiantuntijoita. Hanki itsellesi luotettavien vapaaehtoisten ja osaajien tiimi.

Tässä vaiheessa on kiinnitettävä huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

• Tapahtuman tavoite
• Toteutettavuus
• Tapahtumaan liittyvä lainsäädäntö
• Käytettävissä oleva aika (yksi päivä, pari päivää, viikko ja niin edelleen)
• Karkea budjettiarvio
• Arvioitu osallistujamäärä
• Mahdolliset sponsorit, jos tarvitset sellaisia

Vinkki:voit saada inspiraatiota Kent Sportsin urheilutapahtumien tarkistusluettelosta.

2. Määrittele päivämäärä, aika ja paikka

Se on olennaisempaa kuin useammat ymmärtävätkään. Huomioon otettavia asioita on runsaasti.

Millainen sää mahtaa olla? Saapuvatko kaikki osallilstujat paikalle? Onko sinulla riittävästi aikaa saada kaikki järjestettyä? Järjestetäänkö lähistöllä muita urheilutapahtumia, jotka saattaisivat haitata omaa tapahtumaasi?

Käytä suunnitteluun runsaasti aikaa, sillä se kannattaa.

Ota seuraavaksi yhteyttä haluamiesi tapahtumapaikkojen hallintoon ja kysele niiden saatavuutta.

Varmista ennen sopimuksen allekirjoittamista, että tapahtumapaikassa on kaikki tarvitsemasi tilat ja palvelut. Varmista, että sinulla on lupa käyttää niitä. Jos uimisen on tarkoitus olla yksi tapahtumasi pääaktiviteeteista, älä varaa tapahtumapaikkaa, jossa ei ole uima-allasta.

Tarkista, onko naisille ja miehille omat pukuhuoneet. Tai voit ehkä muuttaa olemassa olevat tilat väliaikaisesti tähän tarkoitukseen sopivaksi.

Vinkki: neuvoja sopivan päivämäärän valitsemiseen on tässä oppaassa.

3. Parantele alkuperäistä suunnitelmaa

Tähän saakka suunnittelussa on keskitytty asiantuntijoiden ja vapaaehtoisten kanssa pidetyssä alkupalaverissa saatuihin karkeisiin ideoihin.

Kun päivämäärä ja tapahtumapaikka on valittu, on aika tarkentaa suunnitelmaa esimerkiksi määritellä yksityiskohtaisempia asioita, kuten pelattavia kilpailuja.

Käytetään esimerkkinä jalkapalloa. Järjestetäänkö pelit pudotuspelinä? Pelataanko ottelut täysimittaisina vai mukautettuina? Kuinka monta joukkuetta tulee olemaan?

Toimi samalla tavalla kaikkien järjestämiesi urheiluaktiviteettien kohdalla. Keskittymällä yksityiskohtiin saat tarkemman kuvan siitä, millaisia välineitä ja palveluja tarvitset.

Toimit tehokkaammin, kun teet listan tarvitsemistasi tarvikkeista ja niiden hinnoista. Kun apunasi on luettelo, et unohda mitään tärkeää.

4. Vakuuta sponsorit tapahtumastasi

Nyt sinulla on yksityiskohtainen suunnitelma ja budjetti. Nyt on hyvä aika alkaa lähestyä valitsemiasi sponsoreita. Kerro heille tapahtumasta, sen tavoitteista, miksi haluat juuri heidät sponsoreiksi ja mitä toivot heiltä.

Virheisiin ei ole varaa. Monilla eri asioilla, kuten viestintätyylilläsi, lähestymistavallasi, luotettavuudella ja täsmällisyydellä, on merkitystä. Varmista, että kerrot selkeästi, mitä sponsoriltasi haluat. Ole valmis perustelemaan toiveesi.

On aina mahdollista, että potentiaalinen sponsori kieltäytyy tarjouksestasi, jolloin sinun on käännyttävä muiden sponsorien puoleen. Sellaisissa tapauksissa on parasta unohtaa tapahtunut ja siirtyä seuraavaan kohteeseen.

Vinkki: lue lisää sponsorien hankkimisesta tapahtumallesi tästä yksityiskohtaisesta oppaasta.

5. Ohjelmarungon luominen

Seuraavaksi tapahtumapäivälle on luotava yksityiskohtainen ohjelma. Aikatauluttaminen on haastavaa, varsinkin jos tapahtumassa on monenlaisia aktiviteetteja.

Ota ensimmäiseksi huomioon osallistujat. Urheilutapahtumat on usein koko perheelle suunnattuja ja houkuttelevat paikalle runsaasti lapsiperheitä sekä läheltä että kaukaa. Yritä siksi järjestää tärkeimmät osiot niin, että ne loppuvat hyvissä ajoin.

Eri aktiviteetit ja osallistujat saattavat joutua jakamaan välineistöä ja toimitsijoita keskenään. Ota kaikki tällaiset asiat huomioon. Älä laita tällaisia aktiviteetteja päällekkäin.

Sponsorit on myös tärkeää huomioida ohjelmassasi. Neuvottele heidän kanssaan ja sovi markkinoinnista.

Vinkki: voit helpottaa ohjelman suunittelutyötä maksuttomilla verkkotyökaluilla.

6. Järjestä tarvitsemasi tarvikkeet ja toimitsijat

Hanki kaikki tarvitsemasi tarvikkeet hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Välineet voivat vaihdella tapahtumasta toiseen. Urheilutapahtumissa tarvitaan yleensä seuraavia asioita:

• Tulostaulut
• Pillit
• Mailat
• Verkot
• Pallot
• Ensiapupakkaukset
• Julisteet
• Palkinnot
• Sertiikaatit

Rajallinen budjetti on tapahtumajärjestäjien suurimpia haasteita nykyään. Voit säästää rahaa esimerkiksi vuokraamalla kestäviä välineitä.

Tapahtumapaikassa saattaa olla jo valmiina osa tarvitsemistasi välineistä. Kysy, voitko lainata tai vuokrata niitä.

Jos kisat on tarkoitettu ammattilaisille, hanki paikalle ammattimaiset tuomarit ja toimitsijat. Varmista, että heillä ei ole eturistiriitoja. Kenelläkään heistä ei saa olla minkäänlaisia yhteyksiä mihinkään joukkueista. Se auttaa välttämään epäreilua kilpailua.

Sovi heidän korvauksistaan etukäteen.

Vinkki: GGS International tarjoaa ostattavaksi tai vuokrattavaksi monenlaisia urheiluvälineitä.

7. Tarkista kaikki kahteen kertaan

Varmista, että kaikki tarvittavat tavarat ja välineet ovat paikalla ja että ne ovat hyvässä kunnossa. Sama koskee toimitsijoita ja vapaaehtoisia.

Varmista, että paikalla on muutamia henkilöitä, jotka osaavat antaa perusensiapua. Heidän on myös osattava havaita huolestuttavat merkit, kuten vaarallinen hengästyneisyys, ajoissa. Paikalla on oltava ambulanssi ja ensiapuhenkilöitä valmiudessa. Jakele osallistujille luetteloa ensiapunumeroista.

Ota sen jälkeen yhteyttä kaikki yksittäisiin osallistujiin ja tiimeihin ja varmista, että he ovat tulossa. Varmista, että he allekirjoittavat vastuuvapautuslausekkkeen. Se suojelee sinua, jos tapahtuman osallistujille tulee vammoja.

Jos tapahtumaan liittyy jotakin erityisiä sääntöjä, kerro niistä osallistujille. Anna heille myös tukinumero, johon he voivat soittaa, jos heillä on jotain kysyttävää tai kommentoitavaa.

Nauti urheilutapahtumastasi

mutta älä unohda, että olet vastuussa.

Myös sinulla järjestäjänä on oltava hauskaa, kuten muillakin. Hurraa osallistujien puolesta ja ota ikimuistoisia kuvia.

Älä kuitenkaan unohda hetkeksikään, että olet vastuussa kaikista osallistujista. Sinun onnistumisesi mitataan sillä, että tapahtuma sujuu ilman suurempia kommelluksia. Ole tavoitettavissa koko tapahtuman ajan. Pysy valppaana, että havaitset ajoissa mahdolliset haasteet tai hätätilanteet.

Julkaisemme kohta oppaan, jossa kerrotaan, miten tapahtumapäivänä kannattaa toimia. Pysy siis kuulolla.