Oletko koskaan miettinyt, miten yökerhotapahtuma järjestetään? Siinä kun ollaan enimmäkseen tekemisissä vahvasti humalassa olevien nuorten aikuisten kanssa.
Niin mekin.
Siksi halusimme selvittää, miten yökerhotapahtuma järjestetään mahdollisimman vähäisin vaurioin viihdyttävyydestä kuitenkaan tinkimättä.
Kerromme lisää seuraavista aiheista:
- Miten yökerhotapahtumat eroavat muista tapahtumista?
- Minkä tyyppiset tapahtumat ovat parhaita?
- Mitä pitää ottaa tapahtuman suunnittelussa huomioon?
- Miten markkinoida tapahtumaa tehokkaimmin nuorisolle?
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Mikä tekee yökerhotapahtumasta erityisen?
Yökerhot ovat hämäriä, meluisia, kalliita ja kaoottisia paikkoja, mutta valtavan suosittuja kaikesta tästä huolimatta. Nämä asiat on kuitenkin syytä ottaa huomioon yökerhotapahtumaa suunnitellessa.
Niissä osallistujat eivät kovin paljon pysty puhumaan keskenään. Musiikki on yleensä niin kovalla, ettei pitkistä keskusteluista tule mitään. Suunnittele siis viihdepuoli sen mukaisesti.
Toinen yökerhotapahtumat erottava tekijä on asiakaskunta. Yleisö on tavallisesti vähän nuorempaa, sillä 31 vuotta pidetään yökerhoelämän takarajana.
Ja huomioon on tietenkin otettava myös kaaoskerroin. Kun nuoruuden holtittomuus ja hormonit yhdistetään alkoholiin ja ”muihin aineisiin”, käsissä on laukeamistaan odottava aikapommi.
Millaiset tapahtumat soveltuvat yökerhoihin?
Yökerhotapahtumiin liittyy tiettyjä rajoituksia, mutta erilaisia mahdollisuuksia on silti runsaasti. Alla olevista ideoista saat inspiraatiota.
1. Teemaillat
Kaikista on hauskaa pukeutua hienosti lähtiessään juhlimaan, joten mikset siis järjestäisi teemailtaa? Teeman valitseminen auttaa valitsemaan soitettavan musiikin, rekrytoitavan DJ:n, tapahtumapaikan koristelut ja mainontastrategiat. Se myös helpottaa mahdollisten kilpailevien tapahtumien määrittämistä.
Pääset alkuun esimerkiksi seuraavilla itsestäänselvillä juhlateemoilla:
- Joulu
- Halloween
- Mardi Gras / laskiaistiistai
- Uudenvuodenaatto
- Pyhän Patrickin päivä
- Ystävänpäivä
Voit toki valita myös teeman, johon vuodenajalla ei ole vaikutusta:
- 1920-luvun gangsteriteema
- 1970-luvun retrodisco
- 1990-luvun bileet
- Karnevaaliteema
- Hollywood-glamour
- Rantabileet sisätiloissa
- Urheiluteema
Vinkki: lukemalla tämän oppaan löydät omalle yökerhotapahtumallesi parhaiten sopivan teeman.
2. VIP-yökerho
Julkkikset eivät juhli samoissa yökerhoissa kuin tavallinen kansa, mutta meistäkin tuntuu hyvältä, kun saamme tuntea olomme erityiseksi. Tuo omaan tapahtumaasi julkkistunnelmaa järjestämällä vieraslistaperiaatteella toimiva tapahtuma, sillä se saa osallistujat tuntemaan, että he ovat menossa aivan erityiselle klubille.
Vinkki: näissä oppaissa kerrotaan enemmän salaisten ja yksityisten tapahtumien järjestämisestä.
3. Karaokekilpailu
Yökerhossakin voi tulla kuulluksi, kun käyttää apunaan mikrofonilla ja äänentoistojärjestelmällä varustettua lavaa. Järjestä karaokeilta, jossa osallistujat kilpailevat mahdollisuudesta maksaa kaikki juomiset kerralla vasta illan lopuksi. Voit myös myöntää palkintoja parhaista esityksistä tai antaa osallistujien kilpailla klassikkojen karmeimmista versioinneista.
Vinkki: tämä opas auttaa sinua järjestämään karaoketapahtuman yökerhossa.
4. Live-esiintymiset
Kun käytössäsi on lava ja loistava äänentoistojärjestelmä, yökerhossa voi hyvin järjestää live-esiintymisen. Varaa paikalle tunnettu DJ, bändi tai koomikko pitämään tunnelma katossa. Varmista vain, että tapahtuman markkinointi rakentuu live-esiintymisen ympärille.
Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan enemmän show’n järjestämisestä ja sen kaikista yksityiskohdista.
Yökerhotapahtuman suunnitteleminen
Yökerhotapahtuman suunnittelu on samanlaista kuin kaikkien muidenkin tapahtumien muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta. Kiinnitä siis suunnittelun aikana erityistä huomiota seuraaviin asioihin:
1. Keskity kohdeyleisöösi
Selvitä tarkasti, ketkä voisivat olla kiinnostuneita tapahtumastasi. Tiedät ikähaarukan, joten selvitä tarkemmin heidän harrastuksensa, muut kiinnostuksenkohteensa ja heitä kiinnostavat trendit.
Vinkki: tämän oppaan avulla määrittelet kohdeyleisösi mahdollisimman tarkasti.
2. Etsi täydellinen tapahtumapaikka
Jos sinulla ei ole omaa yökerhoa, sellainen on etsittävä. Kaikki yökerhot eivät suinkaan ole samanlaisia, vaan joillakin on esimerkiksi parempi maine ja sijainti kuin toisilla.
Vinkki: tämän oppaan avulla löydät omalle yökerhotapahtumallesi täydellisen pitopaikan.
3. Järjestä viihdettä
Tarvitset tapahtumaan vähintään DJ:n huolimatta siitä, oletko valinnut sille teemaa vai et. Jos haluat paikalle livebändin tai muuta viihdettä, nyt on aika aloittaa etsintä.
Vinkki: klubi-DJ:itä löydät esimerkiksi näiden ohjelmatoimistojen kautta.
4. Pidä huolta järjestyksenvalvonnasta
Tämä on erittäin merkittävä osa suunnittelua, sillä tilanteet ryöstäytyvät helposti käsistä, jos järjestyksenvalvonta ei ole riittävällä tasolla. Pidä siis huolta myös tästä puolesta.
Vinkki: voit palkata järjestyksenvalvojia tämän yökerhojen järjestyksenvalvojia tarjoavan yrityksen kautta.
Yökerhotapahtuman markkinoiminen
Koska osallistujat ovat varsin nuoria, suurin osa tapahtumamarkkinoinnista tapahtuu sosiaalisessa mediassa. Siinäkin on silti muutamia vältettäviä sudenkuoppia.
1. Keskity oikeaan alustaan
Osallistujat tuskin käyttävät LinkedIniä tai edes Twitteriä. Panosta siis Instagramiin, Facebookiin ja Snapchatiin (ehkä myös Pinterestiin, jos haluat tavoittaa naiset tehokkaammin).
2. Käytä apuna aiempia tapahtumia
Kuvat ja videot tapahtumapaikasta, DJ:stä, drinkeistä ja tanssivasta yleisöstä ovat erinomaista markkinointimateriaalia. Julkaise siis niitä tasaisin väliajoin kaikissa tärkeimmissä sosiaalisen median kanavissa.
3. Luo sosiaalisen median kilpailu
Lippupalkinnot ovat suuri juttu kohdeyleisöllesi, joten järjestä lippukilpailu sosiaalisessa mediassa. Se auttaa luomaan pöhinää tapahtuman ja itse yökerhon ympärille.
Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan tarkemmin lippukilpailun järjestämisestä sosiaalisessa mediassa.
4. Kerää puhelinnumeroita
Ei myöhempiä salamyhkäisiä yhteydenottoja varten, vaan yökerhotapahtuman markkinointiin tekstiviesteillä ja WhatsAppissa. Tämä liian vähän hyödynnetty markkinointimuoto toimii erityisen hyvin nuorella yleisöllä.
Vinkki: lue lisää tekstiviesti- ja WhatsApp-markkinoinnista täältä.
5. Tee yhteistyötä somevaikuttajien kanssa
Mikään ei ole tehokkaampaa yökerhotapahtuman markkinointia kuin somevaikuttajien käyttäminen. Pyri siis saamaan tiimiisi vähintään yksi tai kaksi vaikuttajaa tehostamaan tapahtuman verkkomarkkinointia.
Vinkki: sosiaalisen median vaikuttajahakemistosta löydät oikeat ihmiset.
Yökerhotapahtuman isännöiminen/emännöiminen
Kun kaikki suunnitelu ja markkinointi on kunnossa, on aika keskittyä itse tapahtumapäivään. Tee vielä muutamia viime hetken valmisteluja ennen vieraiden saapumista:
1. Valmistele tapahtumakyltit
Tapahtumapaikassa on oltava tiettyjä peruskylttejä, jotka kertovat, mistä vessat löytyvät, missä voi tupakoida ja mikä on sallittua tai kiellettyä. Varmista vain, että ne ovat niin isoja ja näyttäviä, että humalaisetkin saavat niistä selvää.
Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan tapahtumakylteistä kaikki tarvittava.
2. Tarkista hyvinvointi- ja turvallisuusasiat
Klubivieraat voivat olla terveys- ja turvallisuusriski sekä itselleen että muille, joten mitään teräviä esineitä ei saa olla näkyvillä, ei myöskään mitään helposti syttyvää.
Vinkki: hyvinvointi- ja turvallisuusartikkelissa pureudutaan riskiarvioinnin tekemiseen.
3. Pidä huolta järjestyksestä
Pohdi yhdessä palkkaamiesi järjestyksenvalvojien kanssa, miten ihmisvirtaa olisi parhaiten hallittava niin, ettei kukaan loukkaa itseään eikä mitään varasteta.
Vinkki: tähän artikkeliin on koottu hyviä vinkkejä joukkojenhallintaan.
4. Varaudu hätätilanteisiin
Mikä on vielä suunnitelmaakin parempi juttu? Varasuunnitelma! Laadi varasuunnitelmia sen varalta, että jotain menee tapahtumapäivänä pieleen.
Vinkki: tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin tapahtuman valmiussuunnitelmien laatimisesta.
5. Varmista ilmoittautumisen sujuvuus
Ilmoittautumisen on syytä sujua mahdollisimman jouhevasti, joten ovilla on oltava riittävästi väkeä tarkastamassa ja skannaamassa lippuja.
Vinkki: vieraiden ilmoittautumista käsittelevässä artikkelissa käydään läpi kaikki perusasiat.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Valmiina juhlimaan?
Nyt sinulla on kaikki tarvittavat valmiudet oikean yleisön tavoittamiseen sekä unohtumattoman illan (mikä riippuu tietenkin nautittujen drinkkien määrästä) luomiseen.
Oletko jo yökerhotapahtumien järjestämisen asiantuntija? Haluatko jakaa hyviä vinkkejäsi? Kerro niistä kaikille muillekin alla olevassa kommenttiosiossa.
Vastaa