Parhaat Tapahtumasuunnittelutyökalut verkossa

“Tyhmä paljon työtä tekee, viisas pääse vähemmällä” – helpommin sanottu kuin tehty. Siksi tänään tarkastelmme lähemmin verkossa toimivia tapahtumasuunnittelutyökaluja.

Tapahtumajärjestäjänä vähäisetkin yöunesi koostuvat varmaan painajaisista, joissa vilkkuu to do-listoja ja deadlinejä.

Älä huoli, et ole yksin asian kanssa.

Onneksi jotkut neropatit ovat luoneet valikoiman erilaisia netissä toimivia työkaluja helpottaakseen sinun elämääsi.

”Tosi kiva kuulla, mutta meillä on tietty toimintabudjetti”, kuulee joskus sanottavan.

Ymmärrämme tämän. Hyviä uutisia: Olemme koonneet listan täysin ilmaisista netissä käytettävistä tapahtumasuunnittelun työkaluista.

Luit oikein: ilmaisista!

Lue, kuinka voit virtaviivaistaa tapahtumasuunnittelusi:

• Projektinhallintatyökalujen avulla
• Ideoidenhallintasovelluksilla
• Sosiaalisen median hallintatyökaluilla
• Graafisen suunnittelun ja ulkoistuksen työkaluilla

Lupaamme, että haluat testata ainakin yhtä listalla olevaa ja tulet vieläpä rakastumaan siihen!

Projektinhallintatyökalujen avulla

Menestyksekkääseen tapahtumaan liittyy todella monta liikkuvaa osaa. Hyvän projektinhallintatyökalun avulla pidät kaikki palaset yhdessä paikassa.

1. Trello

Trello on ilmainen sovellus, jolla sinä tiimisi voitte työskennellä yhdessä. Se on erittäin visuaalinen sovellus, jossa eri projekteille luodaan oma taulu.

Tauluun voi lisätä ”lappuja” jotka kuvaavat eri tehtäviä. Voit lisätä kuvia, audio-klippejä ja videoita jokaiseen lappuun.

Muistilistat ja muistutukset auttavat sinua pysymään projektin etenemisestä perillä.

2. Slack

Slack on loistava työkalu kiireiselle tapahtumajärjestäjälle, joka kamppailee viestitulvaa vastaan. Sovelluksessa voit luoda ryhmäkeskustelun, jossa voit jakaa tiedostoja tiimisi jäsenten kanssa.

Sillä tavoin löydät kaikki keskustelusi yhdestä paikasta. Yksinkertaista!

3. Google Drive

Google Drive on loistava vaihtoehto, jos uuden oppiminen ei innosta. Se ei ole vain pilvitallennustila. Se tarjoaa myös muita hyödyllisiä ominaisuuksia.

Google Hangouts on kätevä ryhmäkeskusteluihin. Google Docs ja Sheets ovat dokumenttien ja tiedostojen hallintaan.

Teidän ei tarvitse ostaa Microsoft Office-lisenssiä.

Inspis-muistiinpanot

Internetin laajuudessa voi joskus hukata inspiraationsa lähteen, mistä löysi mielenkiintoisen konseptin. Heitä Post-it-laput mäkeen ja ota joku näistä ilmaisista työkaluista käyttöösi.

1. Google Alerts

Google Alerts auttaa sinua seuraamaan tietyn aiheen ympärillä tapahtuvaa uutisointia. Kirjaa vain ylös, mistä olet kiinnostunut. Google lähettää sinulle sitten tasaisin väliajoin sähköpostia, johon on koostettu aiheesta tietoa.

Voit itse vaikuttaa sähköpostien vastaanottoaikataulutukseen. Ja voit valita niin monta sähköposti-ilmoitusta kuin haluat, sitä ei ole rajattu.

2. Feedly

Google Alertsin tapaan myös Feedly auttaa sinua luomaan kustomoidut uutisvirrat tiettyjen aiheiden mukaan. Se on esteettisempi, mutta samoilla ominaisuuksilla.

Voit esimerkiksi luoda yhden uutisvirran konferensseille ja toisen tapahtumajärjestämisen vinkeille (muista tilata meidän blogin ilmoitukset!)

3. Evernote

Evernote on hyvä työkalu, jos keräät ideoita eri paikoista. Löysitkö netistä jotain kiintoisaa? Kopioi se Evernoteen.

Haluatko äänittää idean, joka juuri pälkähti päähäsi? Lisää se Evernoteen. Löysitkö loistavan inspiraatiokuvan, johon haluat palata myöhemmin? Tiedät, mihin lisätä se.

Sosiaalinen media

On ensiarvoisen tärkeää käyttää sosiaalista mediaa hyväkseen järjestäessään tapahtumia. Se voi kuitenkin nopeasti muuttua aikaa vieväksi, jos pyrkii hallitsemaan kaikkia eri alustoja erikseen. Käytä näitä työkaluja säästääksesi aikaasi.

1. Buffer

Buffer on sosiaalisen median suunnittelutyökalu, jonka avulla ajastat postauksesi. Voit liittää siihen kolme eri tiliä ja ajastaa 10 postausta yhtä aikaa.

Voit myös upgradeta maksulliseen versioon, jolloin saat enemmän tilejä ja postauksia käyttöösi. Se on helppokäyttöinen myös mobiililaitteellasi.

2. IFTTT

If This Then That (IFTTT) on ilmaisten työkalujen kokoelma, jonka avulla automatisoit sosiaalisen median tehtäviä. Applets on pieni koodigeneraattori jota muut käyttäjät hallitsevat.

Sen avulla postaat esimerkiksi ristiin sosiaalisen median sisältöäsi. Voit automatisoida postaukset esimerkiksi Twitteriin ja Facebookiin joka kerta kun teet Instagram-postauksen.

Events

Tapahtumajärjestäjänä sinun kannattaa myös käyttää tapahtuman listaukseen sopivaa sovellusta. Sekin voi olla aikaa vievää, joten tässä muutamia työkaluja avuksesi virtaviivaistamaan prosessia.

1. Billetto

Meidän alustallemme voit listata tapahtumasi, mainostaa sitä kohdeyleisöllesi ja hoitaa lipunmyynnin. Pääset alkuun vain viidessä minuutissa. Tämän jälkeen sinulla on kaikki yhdesä paikassa.

Eikä siinä vielä kaikki hauskuus. Voit myös linkittää suoraan sosiaaliseen mediaan säästääksesi aikaasi.

2. Evvnt

Meidän sovelluksemme ei tietenkään ole ainoa, jonka avulla voi myydä lippuja. Muitakin on tarjolla. Monissa aloittaminen on helppoa.

Mutta vaikka alkuun menisikin jokaisella sivulla vain viisi minuuttia, siitä nopeasti kertyy paljon aikaa. Evvnt :iin sinun on lyötävä kaikki informaatio ja yksityiskohdat kerralla. Sen jälkeen tapahtumasi listataan satojen tapahtumalistaussivustojen joukkoon.

3. Eventopedia

Jos käytät paljon aikaa etsiessäsi tavarantoimittajia tapahtumaasi, Eventopedia on sinulle. Sovelluksella löydät tavarantoimittajat ja heidän saamansa arvostelut. Sitä on kutsuttu tapahtumajärjestäjien TripAdvisoriksi .

Sekalaiset sovellukset

Edellä oli jo paljon hyödyllisiä työkaluja listattuna, mutta ei siinä vielä kaikki.

1. Canva

Canva on kätevä graafisen suunnittelun työkalu. Jos et ole Photoshop-ammattilainen, Canvasta tulet pitämään. Ohjelmasta löytyy lukuisia valmiita pohjia sosiaalisen median postauksiksi ja bannereiksi. Sen avulla teet myös flaijerit ja muut markkinointimateriaalit helposti.

2. Upwork

Kaipaatko lisäkäsiä? Luultavasti kyllä. Tapahtumiin liittyy paljon kaikenlaista työtä, kuten graafista suunnittelua, kirjoittamista, kirjanpitoa ja paljon muuta. Miksi et ulkoistaisi niitä osaavalle freelancerille? Löydät tuhansia ammattilaisia verkosta, ja keikkatyö sitä kautta on kovassa nousussa.

3. Headspace

Headspace on kaikista suosituin ohjatun meditaation sovellus. Miksi tämä on listallamme? Tapahtumajärjestäminen on viidenneksi stressaavin työ maailmassa. Mielenrauhasi säilyttääksesi tarvitset jotakin kuten Headspace. Vedä syvään henkeä.

Löysitkö jotain käyttökelpoista?

Toivomme niin.

Ellet suunnittele lisäkäsien kasvattamista itseesi, suosittelemme näiden työkalujen käyttöönottoa. Ne säästävät sinulta sekä aikaa että päänsärkyä.

Tiedätkö parempia sovelluksia? Kerro meille niistä kommenteissa. Tiedon jakaminen kannattaa!