On hyvä kuulla palautetta tapahtumastasi, kun puhut vieraille. Muistatko kuitenkin kaiken, mitä he sanovat? Ovatko ihmiset täysin rehellisiä puhuessaan kasvokkain?
Tapahtuman palautelomakkeen käyttäminen on paljon parempi tapa tallentaa tarvitsemasi tiedot.
Mikä on tapahtuman palautelomakkeen tarkoitus?
Tapahtuman palautelomakkeen avulla voit kerätä vieraiden ajatuksia ja mielipiteitä siitä, mitä meni hyvin ja mikä meni pieleen.
Saamasi tiedot auttavat sinua parantamaan seuraavan tapahtuman suunnittelua ja varmistamaan paremman asiakastyytyväisyyden.
Palautelomakkeella voi olla kysymyksiä, jotka liittyvät seuraaviin:
- Tapahtumapaikka
- Viihde
- Ruoka ja juomat
- Turvallisuus
- Audio ja visuaalit
- Ilmapiiri
- Kuinka helppo lippuja on ostaa
- Tapahtumaan pääseminen ja sieltä lähteminen
- Saniteettitilat
- Tilat ja palvelut:
- Henkilökunta
- Yleinen kokemus tapahtumasta…
- …ja niin edelleen
Tapahtumien arviointilomakkeelle ei ole yhtä ainoaa ratkaisua. Sinun on räätälöitävä lomake tapahtumaan asiaankuuluvilla kysymyksillä.
Vinkki: Tutustutapahtumien arviointia koskevaan oppaaseen, josta saat lisätietoja.
Mitä lomakkeen pitäisi näyttää?
On erilaisia tapoja pyytää vieraita arvioimaan kysymyksiä tapahtuman arviointilomakkeelle.
Ihmiset eivät yleensä innostu täyttämään lomakkeita ja kirjoittamaan pitkiä kommentteja. Sinun täytyy tehdä prosessi mahdollisimman helpoksi. On parempi käyttää valintaruutuja kuin kysyä liian monta avointa kysymystä.
Voit valita, täyttääkö vieras nimensä ja yhteystietonsa vai jättääkö palautteen anonyymisti. Pidä mielessä, että kun pyydät vieraita täyttämään yhteystietonsa, keräät sähköpostiviestejä tulevaisuuden markkinointitarkoituksiin.
Arvosteluasteikko
Voit käyttää arvosteluasteikkoa, jossa vieraat voivat ruksata valintaruudut lausuman tai kysymyksen mukaan.
Tämä on hyvä vaihtoehto, jos haluat saada arvioinnin esimerkiksi paikasta, viihteestä, ruoasta, turvallisuudesta ja niin edelleen. Tämä toimii hyvin, jos kysyt kysymyksiä, kuten ”Kuinka tyytyväinen olette [tapahtuman osa-alueeseen]?”
Tässä on esimerkki kysymyksestä, jossa vieraita pyydetään arvioimaan eri näkökohtia asteikolla 1-5.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää luokituksia ”huonosta” – ”erinomaiseen”, ”epätyydyttävästä” ”tyydyttäväksi” tai ”ei ollenkaan tyytyväisestä” ”erittäin tyytyväiseksi”. Niinkuin tämä tapahtuman lomake tekee:
Tämä tyyli on hyvä, kun haluat yleisen arvioinnin. Mutta se ei auta sinua ymmärtämään, miksi ihmiset tunsivat, mitä tunsivat.
Avoimet kysymykset
Avoimet kysymykset kehottavat ihmisiä jättämään kommentteja. Niihin ei voi vastata yksinkertaisella ”kyllällä” tai ”eillä” ja ne eivät sovellu arvosteluasteikkoihin. Ne alkavat yleensä kysymyksillä: mitä, miten, miksi, missä, kuka tai milloin.
Esimerkkejä avoimista kysymyksistä ovat: .
- Mikä oli suosikkiosio tapahtumassa?
- Jos voisit tehdä muutoksia tapahtuman kokoonpanoon, mitä ne olisivat?
- Kuinka kauan kesti kävellä läpi turvatarkastuksen ja päästä sisälle?
Jos aiot kysyä avoimia kysymyksiä, suosittelemme asettamaan tietyn sanamäärän vastaukselle. Haluat kuulla, mitä ihmiset ajattelevat, mutta et halua lukea romaania. Avoimet kysymykset ovat hyviä syvempien tietojen saamiseksi, mutta muista, että jotkut ihmiset eivät jaksa nähdä vaivaa niiden kirjoittamiseen.
”Kyllä” / ”ei” kysymykset
”Kyllä” tai ”ei” kysymykset ovat helpoimpia vastata. Henkilö voi yksinkertaisesti ruksia tai ympyröidä kysymyksen vieressä olevan ”kyllä” / ”ei” -vaihtoehdon. Tämäntyyppiset kysymykset alkavat yleensä sanoilla oliko, pystyitkö, piditkö.
Esimerkkejä ”kyllä” / ”ei” kysymyksistä:
- Pystyitkö löytämään vessat helposti?
- Piditkö viihteestä?
- Oliko ruoka riittävän hyvää?
Tapahtuman palautelomake täytetään nopeasti, jos siinä on vain ”kyllä” / ”ei” kysymyksiä. Et kuitenkaan saa yksityiskohtaista kuvaa siitä, mitä vieraasi todella ajattelevat.
Vinkki: Tarkempaa tietoa varten tutustu tähän yksityiskohtaiseen katsaukseen kyselylomakkeista.
Yhdistäminen
Tapahtuman arviointilomakkeessa ei tietenkään tarvitse käyttää yhtä samaa kysymystyyppiä. Kannattaa yhdistää niistä useampi.
Se, miten muotoilet lomakkeen, vaikuttaa kysymyksien tyyppiin. Jos kysyt ”Voisitko osallistua johonkin tapahtumastamme uudelleen?”, arvosteluasteikko ei ole järkevä muoto.
Kun pyydät vieraita arvioimaan tapahtuman tiettyjä osa-alueita, pidä huolta että heille käy heti selväksi, miten he tekevät sen lomakkeessa. Jos se on epäselvää tai liian monimutkaista, ihmiset luovuttavat, eivätkä halua tuhlata aikaansa.
Vinkki: Tutustu tähän artikkeliin,jossa on paljon hyviä ideoita kysymyksiin ja formaatteihin, joita voit käyttää tapahtuman arviointilomakkeessa.
Mitä kysymyksiä minun pitäisi sisällyttää tapahtuman palautelomakkeeseen?
Tarkat kysymyksetvaihtelevat tapahtuman tyypin mukaan.
Jotkut yleiset kysymykset, joita tulisi aina sisällyttää, ovat seuraavat:
”Kuinka tyytyväinen olit tapahtumaan?”
Voit jättää tämän yleiseksi kysymykseksi tai käyttää erillisiä alakysymyksiä ruoan, paikan, viihteen, lippuprosessin ja niin edelleen suhteen.
”Kuinka todennäköistä on, että osallistut toisiin tapahtumiin?”
On hyvä arvioida sitä, kuinka monta ihmistä kiinnostaa seuraava tapahtumastasi. Tämä osoittaa, että he ovat tyytyväisiä osallistumaansa tapahtumaan.
”Kuinka todennäköisesti suosittelette tapahtumaa ystävillesi ja sukulaisillesi?”
Jälleen kerran tämä antaa sinulle hyvän kuvan siitä, sujuiko tapahtuma hyvin.
”Mistä pidit eniten tapahtumasta?”
Vastaukset tähän kysymykseen ovat aina mukavia luettavia tapahtuman järjestäjänä. Tunnet olosi hyväksi kaikista niistä asioista, jotka menivät hyvin.
”Mistä pidit tapahtumassa vähiten?”
Vaikka tämä osio on vaikeampi lukea, se auttaa sinua parantamaan tulevia tapahtumia. Kaikki tuntui menevän sujuvasti, mutta on hyvä tietää, mihin vieraat eivät olleet tyytyväisiä.
”Onko sinulla ehdotuksia siitä, miten voimme parantaa ensi kerralla?”
Tulet todennäköisesti huomaamaan, että edellä esitettyyn kysymykseen on paljon samanlaisia vastauksia. Se on loistava tapa saada selville kaikista asioista, jotka eivät olleet asiakkaan odotusten mukaisia.
Muista, että kysymykset pitäisi olla sellaisessa muodossa, joka on järkevä arvioinnin kannalta. Älä unohda sisällyttää riittävästi tilaa avoimiin kysymyksiin.
Vinkki: Tässä on hyvä katsastus kysymyksistä, jotka haluat sisällyttää palautelomakkeeseen.
Miten aloitan?
Kukaan ei odota, että olisit hyvä suunnittelija, joka osaa suunnitella lomakkeen alusta asti itse.
Netissä on paljon ilmaisia työkaluja, joiden avulla voit tehdä tapahtuman palautelomakkeen.
Tässä on muutamia, joita voit tarkastaa.
1. Word- ja Excel-pohjat
Word- ja Excel-pohjissa on tapahtumien palautelomakkeita, joita voit muokata. Ne ovat hyviä ihmisille, jotka tuntevat Wordin. Voit lähettää sähköpostiviestiä vieraillesi ja pyytää heitä täyttämään ja palauttamaan ne.
2. Google-lomakkeet
Google-lomakkeiden avulla voit suunnitella minkä tahansa tapahtuman arviointilomakkeen. Se ei ole vain ilmainen – se on myös helppo ja intuitiivinen.
3. Survey Monkey
Jos sinulla on pienempi tapahtuma, jossa on 100 vierasta tai vähemmän ja haluat kysyä vain 10 kysymystä, Survey Monkey -palvelussa on hyvä ilmainen versio. Muussa tapauksessa voit hankkia maksullisen version ja kysyä kaikki haluamasi kysymykset.
Vinkki: Jos haluat lisätietoja, tutustu oppaaseemme ilmaisista tapahtumakyselyn työkaluista.
Miten saan useamman ihmisen täyttämään tapahtuman palautelomakkeen?
Voit tehdä jommankumman näistä kahdesta asiasta, jotta saat ihmiset täyttämään lomakkeesi.
1. Pyydä palautetta suoraan tapahtumapaikalla
On hyvä saada tapahtuman palaute mahdollisimman pian. Joillakin tapahtumasuunnittelijoilla on lomakkeet valmiina tapahtuman päättyessä, jotta vieraat voivat täyttää ne ennen lähtöä.
Voit tulostaa kopioita yhdestä valmistelemastasi lomaketyypistä, jotka teit Word- ja Excel-malleista. Varmista, että sinulla on runsaasti kyniä ja pöytä, joita ihmiset voivat käyttää lomakkeiden täyttämiseen.
2. Tarjota kannustimia vastausasteen nostamiseksi
Ihmiset ovat taipuvaisempia tekemään jotain, jos he saavat jotain vastineeksi. Kannustimien käyttäminen palautelomakkeesi avuksi pitäisi auttaa parantamaan vastausprosenttia. Mutta sinun täytyy miettiä kannustinta, joka on arvokas vieraille. Joitakin ideoita ovat:
- Alennettu lippujen hinta tuleviin tapahtumiin
- Alennukset oheistuotteista
- Tuotteet, joissa on merkkisi
Vinkki: Katso tarkemmat ohjeet tästä perusteellisesta oppaasta kyselyiden kannustimiin.
Oletko valmis tekemään tapahtuman palautelomakkeen?
Kun pääset siitä jyvälle, tapahtumien palautelomakkeen tekeminen ja lähettäminen on helppoa kuin heinänteko.
Käytä ilmaisia netin työkaluja aloittaaksesi ja pyydä kollegoiltasi vinkkejä siitä, mitä kysymyksiä sinun pitäisi kysyä.
