by Ihmiset saapuvat tapahtumiin myöhässä, jääden paitsi kiinnostavista aktiviteeteista, siitä huolimatta, että ajankäyttö ja suunnittelu on helppoa, kiitos tekniikan kehittymisen.
He myös eksyvät huolimatta siitä, että heillä on GPS autossa ja Google Maps puhelimessa. Ovatko ihmiset todella näin toivottomia?
Emme tiedä. Mutta tiedämme, että on olemassa apu niille, jotka haluavat olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Lue lisää…
- Mitä sisällyttää tapahtuman esityslistaan
- Ehdotuksia tapahtuman aikataulua varten
- Miten suunnitella tapahtuman esityslista
- Tulostettavat tapahtumien ohjelmamallit
- Esimerkkejä tapahtuman ohjelmasta
Pitemmittä puheitta, katsotaanpa miten luodaan tapahtumaohjelma.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Mikä on tapahtumaohjelma?
Tapahtumaohjelma on yksinkertaisesti yleiskuva siitä, mitä itse päivänä tapahtuu. Jos järjestät pienen kokoontumisen, siihen ei ehkä ole tarvetta.
Suurimpiin tapahtumiin, kuten musiikkifestivaaleihin, yrityskonferensseihin, teatteriesityksiin ja jopa häihin on käytännöllistä antaa ohjelma osallistujille.
Miksi on hyvä tehdä tapahtumaohjelma
Tapahtumaohjelmat on perinteisesti painettu paperille tai vihkoseen. Nykyään monilla tapahtumilla on sovellus, joka sisältää tapahtuman ohjelman.
Joskus vielä tarvitaan painettujakin ohjelmia. Puhelimen akuilla on taipumus loppua jonkin ajan päästä – ja miten tapahtuman osanottajat löytävät latauspaikan sitten?
Lisäksi kaikki yleisöt eivät arvosta sovelluksia. Vanhemmat osallistujat voivat arvostaa paperiversiota. Sovelluksen ilmoituksilla on myös taipumus häiritä, jos olet tekemässä jotain muuta puhelimellasi.
Lopuksi, on olemassa myös hyvä mahdollisuus saada ylimääräisiä tuloja painetulla ohjelmalla. Monet konferenssit tarjoavat sponsoreille mahdollisuuden mainostaa tapahtuman ohjelmalla.
Mitä sisällyttää tapahtuman ohjelmaan
Se, mitä sisällytät tapahtumasi ohjelmaan, riippuu pitkälti siitä, kuinka paljon tilaa siinä on. Pelkkä ohjelma, jossa on kaikki olennainen tieto, riittää.
Seuraavassa lista, mitä sinun pitäisi ehdottomasti sisällyttää tapahtumaohjelmaan:
- Tapahtuman nimi, sijainti ja päivämäärä.
- Päivän aikataulu.
- Kartta paikasta, jossa näkyy eri sijainnit.
- Tapahtuman logo, iskulause ja sosiaalisen median linkit.
Jos tapahtumasi ohjelma on tulostettu vihkoseen, sinulla on enemmän tilaa. Tällöin voit sisällyttää muutamia käytännön vinkkejä.
Seuraavassa on joitakin valinnaisia asioita, jotka voit sisällyttää kattavampaan tapahtumaohjelmaan:
- Muut kuvat ja brändäys
- Tapahtuman sponsorimainokset
- Lyhyt kuvaus tapahtuman myyjistä
- Usein kysytyt kysymykset -osio
- Puhujien tai viihdyttäjien tiedot
- Luettelo mediakumppaneista
- Yhteystiedot hätätilanteissa
Toisin sanoen sinun pitäisi sisällyttää kaikki, mikä sinusta on hyödyllistä tietoa osallistujille. Mitä enemmän tietoa voit pakata ohjelmaan, sitä enemmän sinulla on aikaa keskittyä muihin asioihin.
Vinkit tapahtuman ohjelman rakenteeseen
Ennen kuin pääsemme tapahtumaohjelman esteettiseen muotoon, käymme läpi muutamia yleisiä ohjeita sen rakentamiseksi. Näillä seitsemällä vinkillä saat parhaan hyödyn ohjelmalle.
1. Pysy imagossasi
Pidä mielessä yrityksen brändi, kun siirryt tapahtuman ohjelman suunnitteluun. Tuotemerkilläsi voi olla tietty tyyli, värit, fontti tai muita ainutlaatuisia asioita.
2. Ota huomioon kumppaneiden ilmeet
Oma tuotemerkki ei ole ainoa asia, joka tulisi ottaa huomioon. Tapahtuman ohjelman on myös sovittava sponsorien, kumppaneiden, puhujien ja hyväntekeväisyysjärjestöjen tuotemerkkeihin.
3. Käytä korkearesoluutioisia kuvia
Mikään ei kerro amatöörimäisyydestä kuin pikselöidyt kuvat tapahtumasi ohjelmassa. Varmista, että tiedät mitkä mitat tarvitset kuville, jotta ne näyttävät hyvältä ohjelmassa.
4. Pidä ohjelma tiiviinä
Vaikka olisit valinnut vihkosen, muista että tapahtumaohjelma ei ole romaani. Pidä tiedot tiiviinä ja täsmällisenä, jotta sitä voidaan katsoa nopeasti.
5. Viittaa tapahtuman verkkosivuihin
Jos haluat kertoa lisää tietyistä kohdista, voit aina viitata tapahtuman verkkosivustoon. Tämä voi sisältää tietoja paikasta, puhujista, sponsoreista ja hyväntekeväisyysjärjestöistä, joita tuette.
6. Käytä visuaalisia hierarkioita
Tapahtuman ohjelman mallin tulisi keskittyä tärkeimpiin osiin. Käytä laatikoita, ympyröitä, vahvoja värejä ja lihavoitua tekstiä luomaanvisuaalisen hierarkian,joka korostaa niitä.
7. Suorita laatutarkastukset
Mitä tahansa teetkin, älä lähetä tapahtumaohjelmaa tulostettavaksi, ennen kuin olet suorittanut laatutarkastuksen. Lue se uudelleen, tarkista kuvien laatu ja tarkista muotoilu.
Työkalut, joiden avulla voit suunnitella tapahtuman ohjelmaa
On olemassa muutamia tapoja, joilla voit suunnitella tapahtuman ohjelman. Voit palkata ammattimaisen suunnittelijan, suunnitella sen itse tai muokata olemassa olevia tapahtumaohjelmamalleja.
1. Palkkaa suunnittelija
Suunnittelija tekee todennäköisesti parhaat tulokset, mutta se on myös kalliimpi vaihtoehto. Jos sinulla ei ole omaa suunnittelijaa, voit etsiä freelancer-sivustoilta.
Tässä muutamia suosituimpia freelancer-sivustoja:
Vinkki: Lue tämä opas siitä, miten palkata freelancer suunnittelija, jotta tiedät, miten arvioida heidät.
2. Suunnittele se itse
Jos olet perehtynyt Adobe Photoshopiin, Illustratoriin tai InDesigniin, voit säästää rahaa suunnittelemalla tapahtumaohjelmasi itse. On myös mahdollista käyttää Microsoft Wordia.
Tässä on video, jossa kerrotaan, miten voit luoda tapahtumaohjelman InDesignin avulla:
3. Käytä mallia
Halvin ja vähiten aikaa vievä vaihtoehto on käyttää mallia tapahtumaohjelmaan. Netissä on monia ilmaisia, ja voit muokata niitä tapahtumasi ja brändin mukaan.
Seuraavassa on muutamia sivustoja, jotka tarjoavat ilmaisia tapahtumaohjelmamalleja, jotka voit ladata, muokata ja tulostaa:
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Yhteenveto
Tapahtumaohjelman rakentaminen ja suunnittelu ei ole tavattoman vaikeaa, mutta siitä voi tulla arvokas apuväline tapahtumallesi.
Varmista, että osallistujat eivät jää paitsi mistään antamalla heille ohjelma heti, kun he ilmestyvät juhliin.
Onko sinulla jokin työkalu ohjelman suunnitteluun, jota emme käyneet läpi? Jaa ne kommenteissa alla!
Vastaa