Opas: Miten valita oikea tapatumarekisteröitymisohjelmisto?

Oikein valittu tapahtumailmoittautumisen ohjelma helpottaa tapahtumajärjestäjän työtä. Saatat katua, jos valitset väärän vaihtoehdon, tai koitat hoitaa koko prosessin itse.

Älä pelkää: Tähän on olemassa erittäin yksinkertaisia ratkaisuja saatavilla. Sinun ei tarvitse olla tekniikan ihmelapsi hyötyäksesi niistä.

Olemme koonneet oppaan helpottamaan oikean tapahtumaekisteröitymisohjelmisto valintaa. Riippuen tapahtumasi tai yrityksesi koosta, voi arvottaa erilaisia ominaisuuksia. Tämä opas auttaa sinua tekemään oikean päätöksen.

Mikä on tapahtumiin rekisteröitymisen ohjema?

Kaikki eivät automatisoi tapahtumien hallinnointia. Monissa organisaatioissa on edelleen henkilökuntaa organisoimassa tapahtumia vanhaan malliin.

Tapahtumiin rekisteröitymisen ohjemistoilla voidaan hallinnoida osallistujia, kutsuja, lippuja ja muita tärkeitä seikkoja, jotka liittyvät tapahtuman järjestämiseen. Täytyy hallita monta asiaa samanaikaisesti. Oikealla alustalla voidaan automatisoida suurta osaa prosessista.

Tietenkin kaikki tapahtumat ovat erilaisia. Joten myös tapahtumien hallinnoinnin ohjelmistot sisältävät erilaisia ominaisuuksia laajaan tarpeeseen. Konferenssia järjestävä tarvitsee aivan erilaiset työkalut kuin esimerkiksi konsertinjärjestäjä.

Mitkä ominaisuudet ovat oikeat juuri sinulle?

Tapahtumiin rekisteröitymisen ohjelmistoja on paljon erilaisia. Sinun täytyy selvittää, mitä ominaisuuksia tarvitset. Mitä nämä ominaisuudet mahdollistavat? Mikä on tärkeintä juuri sitä tapahtumaa ajatellen, jota olet järjestämässä?

Osallistujien ja lippujen hallinta

Osallistujat ovat jokaisen tapahtuman sydän. Vastausten, lippujenja kapasiteetin hallinnointi Excel-taulukossa voi olla painajaismaista. Tapahtumarekisteröitymisohjelmisto ratkaisee tämän ongelman.

Rekisteröitymisohjelmiston tatrjoaa tavallisesti laskeutumissivun, jolla ihmiset vastaavat kutsuun osallistua tapahtumaasi. Sivulle voi linkata kotisivuiltasi, sosiaalisesta mediasta tai sähköpostikampanjaviesteistä. Automatisoimalla osallistuja-seurantasi helpotat omaa työtäsi. Voit myös asettaa automatisoidun sähköpostikampanjan, joka lähettää muistutuksia vieraillesi.

Ohjelmistosi pitäisi helpottaa lippuasioiden hallinnointia. Jotkin tapahtumat selviävät vain myymällä yhdentyyppisiä lippuja ja katsomalla, kuinka moni lopulta tulee paikalle, mutta se on kovin harvinaista.

Lippuvalikoiman käyttö määräytyy tapahtumapaikan kapasiteetin, lipputyyppien (esimerkiksi aikuisten ja lasten liput) käytön sekä erilaisten alennusten käytön mukaan. Siitä voi nopeasti tulla monimutkaista. Lipunmyynnin järjestämisen ei tarvitse olla hankalaa – jos käytät oikeita työkaluja. Sivustoilla kuten Billetto pääset alkuun vain viidessä minuutissa .

Käytön helppous

Olet varmasti käyttänyt aiemmin jotakin ohjelmistoa, joka tuntui siltä kuin ohjaisi avaruusalusta. Tapahtuma ohejlmistojen ei pitäisi aiheuttaa päänsärkyä sinulle. Jotkin ohjelmat ovat erittäin helppokäyttöisiä.

Esimerkiksi Eventbritessä on paljon toimintoja helpolla käyttöliittymällä, joka näyttää sinulle jokaisen prosessin vaiheen.

Integraatio

Ihmiset ovat enemmän yhteydessä kuin koskaan aiemmin. GlobalWebIndex tutkimuksen mukaan jokaisella ihmisella on noin seitsemän sosiaalisen median kanavaa jokaisella . Kaikkea ei kannata pitää omana tietonaa.

Haluat varmasti jakaa tapahtumasi mahdollisimman laajalle, etenkin jos se on kaikille avoin tilaisuus. Tapahtumarekisteröitymisohjelmisto linkittää sähköpostimarkkinointipalveluihin, sosiaaliseen mediaan ja muihin. Bizzabo, esimerkiksi, intergroi yli 750 eri alustan kanssa .

Maksut rekisteröintisoftan kautta? Varmista, että valitsemasi ohjelmisto sisältää integraation mahdollisimman monien maksuntapojen kanssa. Tällä tavoin et menetä asiakasta vaivalloisen kassakokemuksen vuoksi.

Sähköposti, markkinointityökalut ja brändäys

Brändäyksesi pitäisi olla ammattimaista ja läpikotaisin mietittyä. Oikealla ohjelmistolla voit lähettää muistutuksia ja erikoistarjouksia helposti.EventZilla auttaa sinua tekemään mobiiliohjelmoidut sivut tapahtumallesi.

Mitä enemmän sinulla itselläsi on kontrollia brändisi suhteen, sen parempi. Ihmiset tarttuvat helpommin sähköpostikampanjaan tai tapahtumasivulle, mikäli se näyttää ammattimaiselta. Kuten Pinpointe avaa tässä: “On erittäin tärkeää tuotteen näyttävän ammattimaiselta, muuten ihmiset eivät tilaa”.

Sinun ”tuotteesi” on logosi, kutsusi, nettisivustosi jolla ihmiset astuvat maailmaasi.

Punnitse, haluatko oman brändäyksen vai käytätkö valmiita sivumalleja. Kuinka paljon sähköpostikampanja antaa sinulle joustoa? Tässä tapauksessa se näyttää tärkeältä.

Muita markkinointityökaluja, joita tapahtumarekistöintiohjelma voi tarjota ovat upotetut widgetit sivuille, QR-koodigeneraattorit, kuponkikoodit ja muut.

Hinta (ja hinnan muodostuminen)

Ohjelmavalikoimaa ollessa paljon, myös erilaisia hinnoittelutapoja on paljon.Whova.com on koonnut täyden hintavertailun, josta näet hintojenmuodostumisen.

Joillain on tasahinta palveluistaan, kuten kuukausimaksu. Jotkut veloittavat tietyn hinnan per lippu, toisilla se on prosenttiosuus. On myös hintayhdistelmiä, jotka koostuvat kaikista näistä kolmesta tavasta.

Jos sinulla on suuri tapahtuma, tasahinta voi olla paras vaihtoehto, jotta kulut eivät karkaa liian isoiksi.

Dataa tapahtumastasi tarjolla

Yksi tärkeimmistä työkaluista, joita ohjelmasta näet, on asiakkaidesi käyttäytyminen. Valitessasi ohjelmaa vertaile, mitä statistiikkaa saat ohjelmasta ulos.

Tällaisia arvoja ovat esimerkiksi sivun katselujen määrä, kokonaismyynti, osallistujien määrä ja paikanpäälle saapuneiden määrä. Jotkut ohjelmat näyttävät myös negatiiviset asiat, kuten asiakkaille tehtävät palautukset. Tällaista dataa ja tietoa voi olla jopa mahdoton kerätä ilman ohjelmistoa. Analysoimalla tällaista tietoa voit tehdä tapahtumistasi entistä paremmin menestyviä.

Yhteenveto

Joillain toimialoilla on selkeää, mitkä palveluntarjoajat ovat parhaita. Tapahtumien rekisteröntiin tarkoitettujen ohjelmien kanssa sinun täytyy varmistaa saavasi sopivat ominaisuudet sopivaan hintaan.

Vain sinä tiedät, mitä tarvitset. Jokaisen ominaisuuden tuomien mahdollisuuksien tarkka selvittäminen auttaa sinua tekemään oikean ratkaisun. Voit säästää työmäärääsi ja käyttää enemmän aikaa tulevien tapahtumien työstämiseen.