Tapahtumateknikko: Miksi tapahtumateknikkoa tarvitaan ja mistä heitä löytää

Tapahtumasuunnittelijan työt eivät ole koskaan ohitse. Kun tapahtuman teema on valittu, tapahtumapaikka etsitty, budjetti suunniteltu ja markkinointisuunnitelma tehty, seuraavaksi on huolehdittava tekniikasta. Siinä kohtaa yhteistyöstä tapahtumateknikon kanssa on paljon hyötyä.

Perehdymme tarkemmin tähän uuteen ammattikuntaan, jotta sinä voisit helpommin päättää, tarvitsetko itse sellaista. Jos tarvitset, kerromme, mistä heitä voi lähteä etsimään.

Lue lisää seuraavista aiheista:

• Mikä tapahtumateknikko on
• Yhteistyön hyödyt
• Millaisissa tapahtumissa heitä tarvitaan (ja millaisissa ei)
• Mitä ottaa huomioon ennen palkkaamista
• Mistä sopivia ehdokkaita voi löytää

Mikä tapahtumateknikko on

Jos olet seurannut toimialan uusimpia trendejä, tiedät varmasti, että tapahtumajärjestäjien ulottuvilla on yhä enemmän uusia teknologioita.

On kuitenkin olemassa eräs merkittävä ongelma: vain viidesosa tapahtumasuunnittelijoista osaa käyttää niitä.

Siinä kohtaa tapahtumateknikko astuu mukaan kuvaan.

Noin vuosikymmenen olemassa ollut ammattikunta on vasta alkutekijöissään. Siksi ammattiin kuuluvien vastuiden ja roolien kuvaileminen on hankalaa.

Kaikkien aikojen ensimmäisten tapahtumateknikkojen vastuulla olivat tapahtumasovellukset ja -verkot. Nykyään heidän rooliinsa kuuluu myös data-analytiikkaa ja kokeellisia tapahtumia, kuten lisättyä ja virtuaalista todellisuutta.

Se onkin ymmärrettävää, sillä nousussa ovat tekoälyn, hybriditapahtumien, pelillistämisen ja automaation kaltaiset tapahtumateknologiat.

Lyhyesti sanottuna tapahtumateknikon rooliin voi siis kuulua seuraavia työtehtäviä:

• Datan ja palautteen kerääminen, analysoiminen ja raportoiminen
• Kattavan tekniikkastrategian kehittäminen
• Sopivien laitetoimittajien etsiminen
• Kaiken tapahtumateknologian hallitseminen
• Verkkosivuston ja verkkorekisteröitymisten hallitseminen
• Teknisen tuen tarjoaminen tapahtuman aikana
• Digitaalisten trendien seuraaminen

Miksi tapahtumateknikon palkkaaminen kannattaa

Vaikka itsensä kokisikin varsin kyvykkääksi tekniikan kanssa, voi tapahtumateknikon palkkaamisesta silti olla hyötyä. Etuja on monenlaisia.

1. Erikoisosaaminen

Jos itse johdat tapahtumaa, tapahtumateknikko on sinun IT-osastosi. He erikoistuvat sellaisiin tekniikan osa-alueisiin, joihin sinulla itsellesi ei välttämättä ole aikaa tai kiinnostusta perehtyä.

2. Parempi data-analytiikka

Tapahtumateknikko osaa kertoa, miten dataa kannattaa kerätä, miten sitä analysoidaan ja miten sen pohjalta kannattaa toimia. Se auttaa nostamaan tapahtuman tuottoa.

3. Pienempi työkuorma

Koska vuorokaudessa on vain 24 tuntia, tarvitset kaiken mahdollisen avun ja tuen. Tapahtumateknikko pitää huolta tapahtuman ja tiimisi kaikesta tekniikasta.

4. Toimittajien vertaileminen

Jos et tiedä, millaista tekniikkaa kannattaa hankkia, on hankalaa löytää oikeanlaista toimittajaa. Tapahtumateknikko tietää tarpeesi täsmälleen ja osaa etsiä sopivia toimittajia.

Millaisissa tapahtumissa tapahtumateknikosta on hyötyä

Kaikissa tapahtumissa teknikkoa ei todellakaan tarvita, sillä heistä on eniten hyötyä silloin, kun tekniikkaa tai osallistujia on paljon.

Pienimuotoisissa tapahtumissa, kuten yksityisillallisissa, paikallisen yhteisön tapahtumissa, häissä, joogatunneilla tai yliopiston opiskelijatapahtumissa harvoin tarvitaan sovelluksia tai runsaasti laitteistoa. Osallistujia niissä on yleensä suhteellisen vähän, joten kerättävää tietoa ei ole paljon.

Tilanne kuitenkin muuttaa ratkaisevasti, kun tapahtuma paisuu tietyn kokoiseksi.

Suuret bisneskonferenssit, musiikkifestivaalit ja teatteriesitykset keräävät tavallisesti runsaasti yleisöä ja vaativat paljon teknistä laitteistoa. Silloin tapahtumateknikko tulee todella tarpeeseen.

Mitä tapahtumateknikon palkkaamisessa kannattaa ottaa huomioon

Jos sinusta tuntuu, että tapahtumateknikosta voisi olla omassa tapahtumassasi apua, on alettava etsiä sopivaa kandidaattia. Alla muutamia vinkkejä hakemiseen.

1. In-house-resurssi vai freelancer

Ensimmäiseksi on pohdittava, haluaako palkata oman in-house-resurssin vai käyttää freelanceria. Ulkoistamisesta on hyötyä silloin, kun teknikkoa tarvitaan vain yhdessä tapahtumassa tai toistuvan tapahtuman pienellä osa-alueella.

• In-house-tapahtumateknikko sen sijaan tuntee yrityksesi tavoitteet ja toimintakulttuurin. He osaavat toteuttaa visiotasi tehokkaammin. He osaavat myös freelancereita paremmin kertoa, millaisia ohjelmistoja, toimittajia tai tiimiläisiä tulet tarvitsemaan. Mikä tärkeintä, keräämäsi ja analysoimasi tieto on turvallisemmissa käsissä kuin freelancerilla.
• Ulkoistetut tapahtumateknikot vaativat vähemmän investointeja, sillä sinun ei tarvitse maksaa kokoaikaisesta työntekijästä. Tapahtumateknologiaan erikoistuneilla yrityksillä voi myös olla enemmän tietotaitoa kuin yksittäisellä henkilöllä. Lisäksi paikkansa jo vakiinnuttaneilla yrityksillä on kontakteja laite- ja ohjelmistotoimittajiin.

2. Teknologiastrategia

Ennen sopivan ehdokkaan etsimistä on hyvä luoda tapahtumatekniikkaa koskeva strategia. Luetteloi kaikki sovellukset ja laitteistot, joita uskot tarvitsevasi, sekä kaikki data, jota haluaisit kerätä. Se auttaa hahmottamaan, millaista osaamista ehdokkaalla olisi hyvä olla.

3. Henkilökohtaiset ominaisuudet

Kannattaa pohtia etukäteen, millaisen henkilön haluaisit osaksi tiimiäsi. Tarvitsetko henkilöä, joka on erittäin analyyttinen ja yksityiskohtiin keskittyvä, vai henkilöä, joka hallitsee sekä tekniikan että ihmisten johtamisen?

4. Epäoleelliset tehtävät

On tärkeää huomata, että kaikki tekniset asiat eivät kuulu tapahtumateknikolle. On ajan ja rahan haaskausta, jos pyydät heiltä apua tietokoneen alustamiseen tai sovelluksen asentamiseen. Sellaiset työtehtävät kannattaa antaa paikallisen IT-ammattilaisen käsiin.

5. Referenssit ja tulokset

Kun haastattelet ehdokkaita, pyydä heidän entisiltä työnantajiltaan referenssejä. Niistä saat hyvän kuvan siitä, millaista ehdokkaan kanssa olisi työskennellä. Pyydä heitä myös kertomaan yleisesti heidän saavuttamistaan tuloksista, kuten tapauskuvausta kohdatuista ongelmista ja niihin löydetyistä ratkaisuista.

Mistä tapahtumateknikkoja voi löytää

Koska rooli on yhä suhteellisen uusi, saattaa olla hankalaa löytää sivustoja, joissa ammatin edustajat mainostaisivat palvelujaan. Jos et tunne ketään, joka osaisi auttaa löytämään sopivia ehdokkaita, on olemassa muutamia potentiaalisia paikkoja.

Ensimmäiseksi sinun kannattaa julkaista mainos seuraavilla tapahtumiin keskittyvillä työsivustoilla:

• Event Careers
• Event Job Search
• Stage Tech Event Hire
• Event People

Jos niissä ei onnista, mainosta avointa työpaikkaa yleisluontoisemmilla työnhakusivustoilla:

• Glassdoor
• Globibo
• Indeed
• Simply Hired

Hyvästit teknisille ongelmille

Tulevaisuus on jo täällä. Jos järjestät isoja tapahtumia etkä koe olevasi kovin hyvä tekniikan kanssa, tarvitset avuksesi tapahtumateknikon. Kun sopiva henkilö löytyy, voit olla panostukseesi erittäin tyytyväinen.

Tiedätkö paikkoja, joista tapahtumateknikkoja kannattaa etsiä? Teetkö jo ehkä yhteistyötä heidän kanssaan? Kerro meille kokemuksistasi alla olevassa kommenttiosiossa.