Tapahtumavälineistön vuokrausopas: mitä tarvitaan ja mistä niitä saa

Kaikki tapahtumajärjestäjät tietävät, että onnistunut tapahtuma edellyttää monien eri osa-alueiden yhteispeliä. Jotkin niistä ovat elintärkeitä koko tapahtuman onnistumiselle.

Seuraavaksi on siksi aika käsitellä tapahtumavälineistöä.

Tässä oppaassa käsitellään seuraavia aiheita:

• Millaisissa tapahtumissa välineistöä tarvitaan
• Useimmissa tapahtumissa tarvittavaa yleisvälineistöä
• Tapahtumien erikoisvälineistöt
• Erilaiset vaihtoehdot välineistön hankkimiseen
• Mistä tapahtumavälineistöä saa

Oletko valmis laajentamaan osaamistasi?

Millaisissa tapahtumissa välineistöä tarvitaan?

Alla mainitaan esimerkkejä tapahtumista, joissa jonkinlaista välineistöä välttämättä tarvitaan.

• Konferenssit
• Messut
• Näyttelyt
• Konsertit
• Komediaesitykset
• Teatteriesitykset
• Elokuvaesitykset
• Kurssit

Vaikka et olisikaan aivan varma, tarvitaanko sinun tapahtumassasi välineistöä, kannattaa jatkaa lukemista. Saatat nimittäin yllättyä.

Useimmissa tapahtumissa tarvittavaa välineistöä

Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta tietynlaista välineistöä tarvitaan tapahtumissa aina, jotta kaikki sujuisi hyvin. Seuraavaksi käydään läpi yleistä tapahtumavälineistöä.

1. Pöydät ja tuolit

Kaikissa ruokaa, juomaa tai erilaisia esityksiä sisältävissä tapahtumissa vieraille tarvitaan pöytiä ja tuoleja. Poikkeuksia ovat juhlavastaanotot ja ravebileet, vaikka niissäkin pöydästä tai parista voi olla hyötyä.

Pöytiä saatetaan tarvita esimerkiksi

• ateriointiin
• rekisteröintiin
• tiedonvälittämiseen
• välineistölle
• oheismyynnille.

Vinkki: tutustumalla erilaisiin pöytä- ja istumisjärjestyksiin saat paremman käsityksen siitä, mitä kaikkea tarvitset.

2. Teltat ja katokset

Jos järjestät ulkoilmatapahtuman, on hyvä ajatus tarjota vieraille suojaa huonolta säältä tuomalla paikalle telttoja tai katoksia.

3. Kyltit ja banderollit

Jokaisessa tapahtumassa on hyvä käyttää edes jonkinlaisia kylttejä, vaikka sitten pelkästään kertomaan osallistujille, missä tapahtuma pidetään.

Kylttejä ja banderolleja voi kuitenkin käyttää myös seuraaviin tarkoituksiin:

• Brändäys
• Ohjelmat
• Opastaminen
• Pysäköinti
• Tupakointi

Vinkki: lukemalla kylttejä ja opasteita käsittelevän oppaan saat paremman käsityksen siitä, mitä kaikkea tarvitset.

4. Sähköt ja kaapelointi

Jos järjestät ulkoilmatapahtuman, sinun on selvitettävä, miten saat sinne parhaiten sähköä. Sisätilatapahtumissakin voidaan kuitenkin tarvita esimerkiksi jatkojohtoja.

5. Valaistus

Ehkä pohdit lasereita ja spottivaloja tai haluat vain luoda tunnelmaa valaistusta vähentämällä. Joka tapauksessa valoa on oltava sen verran, että vieraat näkevät illan ohjelman – ja toisensa.

Tässä muutamia alueita, joissa valaistusta voidaan tarvita:

• Tapahtumapaikka
• Korokkeet
• Lavat
• Kaiteet
• Köydet ja verkot
• Teltat ja katokset

Vinkki: tästä artikkelista saat vinkkejä, miten käyttää valaistusta hyväksi luovasti.

6. Lava

Jos tapahtumassasi on mukana esiintyjiä tai puhujia, on hyvä olla käytössä lava, jotta koko yleisö näkee ja kuulee heidät vaivatta.

Vinkki: lue enemmän erikokoisista lavoista, jotta tiedät, millaisen hankkia omaan tapahtumaasi.

7. Äänentoisto

Valaistuksen tavoin äänentoistojärjestelmät ovat olennainen osa tapahtumia, joissa pidetään puheita tai esityksiä.

Saatat tarvita esimerkiksi seuraavia välineitä:

• Mikrofonit
• Kaiuttimet
• Lavamonitorit
• Mikrofoni- ja kaiutintelineet
• Miksauspöytä
• Kuulokkeet
• Levysoittimet
• Musiikkisoittimet (älypuhelin, taulutietokone tai kannettava)

Vinkki: lue, miten osallistujamäärä vaikuttaa välineistövaatimuksiin ja miten äänentoistojärjestelmät toimivat.

8. Näyttölaitteistot

Erilaiset esitykset soveltuvat monenlaisiin tapahtumiin yritysten tuote-esittelytilaisuuksista nolostuttaviin perhevalokuviin sukujuhlissa.

joista alla mainitaan muutamia olennaisimpia:

• Kannettava tietokone (verkkovideoita varten)
• PowerPoint
• Projektori
• Näyttö/valkokangas
• Fläppitaulu
• Tyhjä, paljas tausta

9. Säilytys ja varastointi

Tarvitset myös tilat kaikkien välineiden säilytykseen, mutta sitä tarvitaan muuhunkin kuin vain välineiden varastointiin. Säilytystiloissa voi pitää esimerkiksi myös tapahtumatiimin tarvikkeita sekä elintarvikkeita.

Tapahtumien erikoisvälineistöt

Jos järjestät erikoistapahtuman, jossa pelkät yleisvälineet eivät riitä, on mietittävä erityisen tarkasti, mitä kaikkea paikan päällä tarvitaan.

Alla on esimerkkejä erikoisvälineistä, joita erilaisissa tapahtumissa voidaan tarvita:

• Työpajojenaskartelu- ja taidevälineet
• Soittimet musiikkikursseilla
• Ruokailuvälineet ja raaka-aineet ruokatapahtumissa
• Urheiluvälineet kuntoilu- ja urheilutapahtumissa
• Koristeet juhlatapahtumissa

Mistä tapahtumavälineistöä voi hankkia?

Omaan tapahtumaan sopivaa välineistöä voi hankkia monista eri paikoista. Kaikille eri budjeteille sopivia vaihtoehtoja on onneksi olemassa.

1. Osta uutena

Jos rahasta ei ole pulaa tai tarvitsemasi välineet eivät ole erityisen kalliita, on parasta ostaa kaikki tarvitsemasi uutena, jotta voit pitää ne itse ja käyttää niitä aina kun haluat.

2. Osta käytettynä

Jos tarvittavat välineet ovat kalliinpuoleisia, kannattaa etsiä sopivia tarjouksia eBaysta. Toinen hyvä paikka käytettyjen välineiden etsimiseen on Gumtree.

3. Vuokraa

Jos tarvitset välineitä vain lyhyen aikaa (esimerkiksi yhdessä tai kahdessa tapahtumassa), tapahtumavälineistö on parasta vuokrata.

4. Vuokraa ja osta myöhemmin

Jos et ola varma, järjestätkö samanlaisia tapahtumia myös tulevaisuudessa, mutta saatat tehdä niin, jos ensimmäisestä tulee menestys, voit vuokrata välineet ensin ja ostaa ne vasta myöhemmin.

Vinkki: Etkö ole varma, mikä olisi sinulle paras vaihtoehto? Lue lisää välinevuokrauksen eduista.

Mistä tapahtumavälineistöä saa

Seuraavaksi kaikkein painavin kysymys: mistä tapahtumassa tarvittavaa välineistöä voi hankkia?

Useimmilla välineistön tarjoajilla on mahdollisuus ostaa välineet joko uutena tai käytettynä tai vuokrata ne normaaliin tapaan tai leasing-sopimuksella.

Jos asut Isossa-Britanniassa, voit aloittaa seuraavista paikoista:

• Event Equipment Hire
• Add To Event
• Event Equipment Ltd
• Party Doctors
• Event Hire UK
• Options Hire
• Event Hire Online
• Thorns Group

Alla luetellaan verkkosivuja, joista voit löytää hyviä välinetarjouksia:

• Fat Llama
• Facebook Marketplace
• eBay
• Gumtree

Jos nämä palvelut eivät vielä sinulle riitä, tutustu myös seuraaviin palveluhakemistoihin:

• Event Services Directory
• Stand Out Magazine
• Showman’s Directory
• The White Book

Vinkki: jos etsit edullisia vaihtoehtoja, lue, miten neuvotella välinevuokraajien kanssa hinnoista.

Siis välineitä hankkimaan!

Tässä artikkelissa olet saanut paremman käsityksen tarvittavista välineistä, niiden hankintamahdollisuuksista ja hinnoista.

Jos olet saanut hyviä tarjouksia mistä tahansa yllä mainituista tapahtumavälineistä, kerro siitä alla olevassa kommenttiosiossa. Jakaminen kannattaa aina!