4 tapahtumatekniikan lajia, jotka tekevät tapahtumasta paremman

Teknologia on keskeinen osa tapahtumateollisuutta. Tapahtumatekniikka kehittyy valtavin harppauksin. Siitä hyötyvät eniten ne tapahtumanhallintapalveluita tuottavat tahot, jotka sopeutuvat muutokseen.

Mutta miksi tekniikka on niin tärkeää tapahtumissa?

Siihen on muutamiakin syitä:

1. Tapahtumatekniikka varmistaa, että osallistujien mielenkiinto tapahtumaa kohtaan säilyy.
2. Sen avulla vierailijoita voi osallistaa uusilla kiehtovilla tavoilla.
3. Voit sen avulla nostaa tapahtuman tasoa ja etsiä uusia tapoja markkinoida puhujia, tuotteita tai brändejä.

Käydään seuraavaksi läpi, millä tavoilla tekniikkaa voi hyödyntää parhaiten.

1. Tekoäly

Tekoälyn mahdollisuudet ovat kiehtoneet ihmiskuntaa kohta vuosisadan ajan, mutta vasta hiljattain tosielämään on ilmestynyt sovelluksia, joista olemme aikoinaan lukeneet kirjoista.

Siihen on tosin vielä aika paljon matkaa, että robotit viihdyttäisivät tapahtuman vieraita. Tekoälyä käytetään jo kuitenkin tekemään tapahtumista entistä laadukkaampia ja viihdyttävämpiä.

Robottien sijasta voit käyttää chattibotteja, jotka ovat toiseksi paras vaihtoehto.

Ne viestivät osallistujien kanssa verkossa, vastaavat heidän kysymyksiinsä ja keräävät palautetta. Chattibotit myös auttavat tekemään osallistujien kokemuksesta mahdollisimman hyvän.

Chattibotit vapauttavat työntekijöiden aikaa tuottavampiin tehtäviin, skaalautuvat helposti suuriinkiin tapahtumiin ja integroituvat mihin tahansa verkkoalustoihin.

Osaava yritystapahtumien järjestäjä voi hyödyntää tekoälyä myös tapahtumatietojen analysointiin. Sillä tavalla saa arvokasta tietoa tapahtuman onnistumisesta, mikä auttaa tekemään tulevista tapahtumista vieläkin parempia.

Vaikka tekoäly ei vielä pystykään kaikkeen siihen, mitä toivomme, sitä voi jo käyttää erittäin kätevillä ja tehokkailla tavoilla.

2. Hybriditapahtumat

Useimmat ihmiset erottavat live- ja onlinetapahtumat toisistaan, eivätkä monet tapahtumasuunnittelijat edes pidä jälkimmäisiä ”todellisina” tapahtumina.

Teknologioiden jatkuvasti kehittyessä on kuitenkin hyödyllistä pohtia digitaalisten osallistumiselementtien ottamista mukaan omiin tapahtumiin, sillä niiden avulla tavoitat mahdollisimman suuren yleisön. Sehän on jokaisen tapahtuman tärkein tavoite.

Kun tapahtumaan lisää etäkomponentin, tapahtuman sijainnilla, tapahtumapaikan koolla tai ajankohdalla ei enää ole mitään merkitystä.

Jos joku ei pääse itse paikan päälle, hän voi osallistua kännykkänsä tai läppärinsä välityksellä.

Mikä parasta, verkon kautta osallistuvat ihmiset osallistuvat todennäköisemmin henkilökohtaisesti seuraavana vuonna. Yleisömäärä voi siis kasvaa vuodesta toiseen.

Koska tapahtuman suoratoistaminen verkossa on varsin edullista, osallistujakohtaiset kustannukset laskevat merkittävästi. Yleisö seuraa tapahtumaa Internetissä, joka skaalautuu vaivattomasti.

Suoratoistoa voi käyttää myös markkinointistrategiana esimerkiksi näyttämällä tapahtumasta vain tiettyjä osioita. Tulokset voivat tälläkin tavalla olla huikeita.

Hybriditapahtumilla voi lisäksi tehostaa sosiaalisen median vaikutusta. Jakamalla suoratoistolinkkejä sosiaalisen media sivuilla herätät seuraajiesi kiinnostuksen ja kasvatat heidän määräänsä nopeasti.

3. Tapahtuman pelillistäminen

Tapahtumajärjestäjiä raivostuttaa, kun yleisö keskittyy tapahtuman sijasta älypuhelimiinsa.

Sille ei valitettavasti voi tehdä paljoakaan (ellet sitten halua kieltää älypuhelimia, mikä ei välttämättä ole kovin hyvä idea).

Älypuhelimia vastaan ei kannata taistella, vaan niitä pitää hyödyntää, sillä osallistujat käyttävät niitä joka tapauksessa.

Hyvä esimerkki hyödyntämisestä on tapahtuman pelillistäminen.

Jos haluat saada ohjelmanumeroille enemmän yleisöä, sitä helpottaa interaktiivisen ohjelmiston luominen. Voit sillä tavalla seurata osallistujia reaaliajassa ja tarkastella interaktiivisia tilastoja kiinnostavimmista ohjelmanumeroista.

Toinen tapa pelillistämiseen on tietokisojen ja kilpailujen järjestäminen tapahtuman aiheen tai teeman ympärille. Pidä tietovisoja vaikkapa brändistäsi ja tuotteistasi tai puheiden ja esitysten jälkeen.

Erilaisilla kilpailuilla varmistat, että vieraat eivät pelkästään ole paikalla, vaan he aidosti myös osallistuvat.

Voit jopa myöntää eniten osallistuneille vieraille erikoispalkinnot ja pitää symbolisen palkintojenjakotilaisuuden, mikä luo lisäkiinnostusta sosiaalisessa mediassa. Monet osallistujat haluavat taatusti jakaa palkintojenjakotilaisuuden tunnelmia sosiaalisessa mediassa, vaikkapa vain huvin vuoksi.

4. Tapahtumasuunnittelun automatisointi

Varmasti tiesitkin jo, että yritystapahtumien suunnittelu on eräs maailman stressaavimmista ammateista.

Takaraivossa aina painavat deadlinet ja tuhannet hoidettavat asiat takaavat, että tapahtumasuunnittelijalta eivät stressinaiheet ihan heti lopu kesken.

Onneksi tapahtumatekniikka on pikku hiljaa muuttamassa tilannetta parempaan suuntaan.

Automaatiotyökalut vapauttavat nykyajan koordinaattorit puuduttavista ja toisteisista työtehtävistä ja virtaviivaistavat prosesseja.

Yllä olikin jo puhetta chattiboteista ja vieraiden kanssa tehtävän viestinnän automatisoimisesta. Se on kuitenkin vasta jäävuoren huippu.

Projektinhallintatyökaluilla suunnittelijat saavat tapahtuman paremmin haltuunsa, sillä ne auttavat edistymisen seurannassa ja työtehtävien delegoinnissa.

Silverpopin kaltaisissa työkaluissa on runsaasti digitaalista markkinointia sujuvoittavia ominaisuuksia. Niillä saat esimerkiksi vinkkejä tapahtumaasi varten, optimoit vieraiden osallistujakokemuksen ja nostat tapahtuman tasoa data-analyyseilla.

Ota siis tapahtumatekniikka haltuun

Tällaisten työkalujen tärkein tehtävä on antaa tapahtumasuunnittelijoille enemmän sitä kaikkein rajallisinta resurssia eli aikaa.

Ne myös tekevät suunnittelusta vähemmän stressaavaa ja auttavat välttämään kohtalokkaat virheet, jotka voisivat tuhota koko suunnitelman.

Tekijä: Sarah Hill toimii sisällöntuottajana Seven Events Ltd -yrityksessä, joka on johtava yritystapahtumien hallintaa, tapahtumapaikan hankkimispalveluja ja konferenssisuunnittelua tarjoava taho Birminghamissa. Hänen uransa tapahtumasuunnittelun parissa alkoi lähes kymmenen vuotta sitten. Sinä aikana hänestä on tullut innokas bloggaaja, joka jakaa tietämystään yritystapahtumien suunnittelusta.