Kattava opas onnistuneeseen show’hun

Tervetuloa lukemaan kattavaa opasta onnistuneeseen show’hun!

Show-esityksiä on monia erilaisia ja erityyppisiä, kuten kabaree-esityksiä, komediailtoja, runoniskentäkilpailuja tai jazz-konsertteja.

Niitä kaikkia yhdistävät lahjakkaat esiintyjät, upeat tapahtumapaikat ja laadukasta viihdettä hakeva yleisö.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

• Mitä asioita priorisoida show’n suunnittelussa
• Eri tavat markkinointiin ja lipunmyynnin kasvattamiseen
• Mihin on kiinnitettävä huomiota tapahtumapäivänä
• Jatkotoimet tapahtuman jälkeen

1. Show’n suunnitteleminen

Show’n suunnitteluvaiheessa sinun on etsittävä esiintyjiä, neuvoteltava heidän kanssaan ja lopuksi tehtävä sopimus. Se ei kuitenkaan ole ainoa muistettava asia!

Tutustutaanpa muutamiin tapoihin, joilla show’n voi suunnitella kunnolla.

Suoraan vai tapahtumapalvelun kautta

Päätä, haluatko varata esiintyjät suoraan vai tapahtumapalvelun kautta.

Säännöt ja sopimukset

Keskustele esiintyjän kanssa lämmittelijöistä, esityksen kestosta, kielenkäytön rajoituksista, maksuista ja vakuutuksista.

Tapahtumapaikka

Etsi tapahtumapaikka, johon arvioimasi yleisömäärä mahtuu hyvin.

Budjetti

Luo tapahtumalle budjetti laskemalla tapahtumapaikasta, esiintyjästä ja markkinoinnista aiheutuvat kustannukset.

Tekninen laitteisto

Määrittele kaikki tapahtumassa tarvittava tekninen laitteisto, kuten lavastus, äänentoistojärjestelmät ja valaistus.

Koska suunniteltavia asioita on valtavasti, voi olla hyödyllistä, jos sinulla on oma tapahtumatiimi. Voit esimerkiksi delegoida esiintyjän varaamisen yhdelle tiiminjäsenelle ja tapahtumapaikan hankkimisen toiselle.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Lue lisää esiintyjien varaamisesta ja tiimin rekrytoinnista kattavasta show’n suunnittelun oppaastamme.

Lisälukemista: Esityksen suunnitteleminen: 9 helppoa vaihetta.

2. Show’n markkinoiminen

Show’si markkinoinnin aikana levität sanaa tapahtumastasi ja myyt siihen lippuja. Onneksi molempia voi tehdä useilla eri tavoilla.

Alla luetellaan markkinointistrategiassa huomioitavia asioita:

Kohdeyleisö

Määrittele kohdeyleisösi ja kanavat, joissa heidät voi tavoittaa.

Tarkkaile ja muokkaa

Tarkkaile markkinointisi tuloksia ja muokkaa lähestymistapaasi tarvittaessa.

Ilmainen markkinointi

Facebookin ja YouTuben kaltaiset sosiaalisen median alustat ovat loistavia tapoja markkinoida show’ta ilmaiseksi.

Maksetut mainokset

Voit tavoittaa kohdeyleisösi myös sosiaalisen median alustojen maksetuilla mainoksilla.

Sähköpostilistat

Käytä tapahtumasi mainostamiseen sähköpostilistaa (tai ala kerätä sitä, jos sinulla ei vielä sellaista ole).

Lehdistötiedotteet

Harkitse markkinoinnin tehostamista kirjoittamalla lehdistötiedote ja käyttämällä PR-toimistoa.

Julisteet ja flyerit

Suunnittele ja tulosta julisteita ja flyereita ja aseta niitä vilkkaille julkisille paikoille.

Katutiimit

Rekrytoi joko virtuaalinen tai fyysinen katutiimi (street team) mainostamaan show’ta sekä Internetissä että sen ulkopuolella.

Painetut julkaisut

Julkaise mainoksia sopivissa lehdissä ja paikallisissa sanomalehdissä.

Kaikki tässä mainitut menetelmät eivät välttämättä sovellu omalle show’llesi. Keskitä markkinointisi aina niihin medioihin, joissa tavoitat kohdeyleisösi tehokkaimmin.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Kaikista yllä mainituista markkinointitavoista kerrotaan enemmän kattavassa show’n mainostamista käsittelevässä oppaassamme. Lue se napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista:Show’n markkinoiminen: perusteet.

3. Show’n isännöiminen

Show’n isännöiminen voi olla varsin stressaavaa, mutta jos suunnittelet kaiken huolellisesti etukäteen, säästyt paljolta päänvaivalta.

Alla olevan tarkistuslistan avulla voit varmistaa, että kaikki menee suunnitelmien mukaisesti:

Tekniikan koekäyttäminen

Tarkista kaikki tekniset laitteistot: valmistele lava, tarkista äänentoisto ja valaistus ja koekäytä tekniikkaa.

Lämpiö eli green room

Varaa esiintyjien käyttöön lämpiö, jossa he voivat rentoutua ja purkaa varusteensa.

Show’n aikataulu

Tulosta tapahtumatiimillesi show’n aikataulu ja yleisölle järjestyssäännöt.

Valokuvaus

Varaa paikan päälle valokuvaaja tai videokuvaaja tallentamaan show’n kohokohdat.

Sosiaalinen media

Kannusta ihmisiä jakamaan tapahtumaasi sosiaalisessa mediassa jakamalla linkkejä tileihisi ja tapahtuman aihetunnistetta.

Häiriötekijät

Varmista, että esiintyjien ollessa lavalla kaikki häiriötekijät, kuten taustamelu ja vilkkuvat valot, ovat poissa.

Palaute

Pyydä palautetta tapahtuman aikana, jotta saat tietää, mitä mieltä tiimisi ja yleisö olivat show’sta.

Mitä useampia asioita voit hoitaa etukäteen, sitä parempi. Tärkein tehtäväsi esityksen isäntänä on pitää huolta sekä esiintyjien että yleisön tarpeista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Show’n isännöimisestä kerrotaan tarkemmin kattavassa artikkelissamme. Alla olevaa linkkiä napsauttamalla saat tietää lisää siitä, miten toimia tapahtumapäivänä.

Lisälukemista: Show’n isännöiminen (miten tapahtumapäivänä toimitaan).

4. Jatkotoimet show’n jälkeen

Onnistuneen esityksen viimeinen vaihe ovat tapahtuman jälkeiset jatkotoimet. Sillä tavalla saat tietää, mitä vieraasi ja tiimisi ajattelivat show’sta.

Alla luetellaan tärkeimmät show’n jatkovaiheessa huomioon otettavat asiat:

Kiitä jokaista osallistujaa

Kiitä kaikkia show’hun osallistuneita, kuten vieraita, puhujia, viihdyttäjiä, tapahtumapaikan henkilöstöä, palveluntarjoajia, sponsoreita ja lahjoittajia.

Palautekyselyt

Hanki palautetta kyselyllä, jossa pyydät ihmisiä kertomaan, mistä he pitivät ja mistä eivät ja mitä tulevissa esityksissä voisi tehdä paremmin.

Analysoi tiedot

Analysoi kaikki mahdolliset tiedot esimerkiksi lipunmyynnistä, sosiaalisen median seuraajista, osallistujien palautteesta, mediamaininnoista ja tietenkin taloudellisesta tuloksesta.

Budjetti

Selkeytä budjettisi laskemalla, kuinka paljon tuloja sait lipunmyynnistä, ruoasta, juomista ja oheistuotteista ja kuinka paljon taas maksoit esiintyjistä, tapahtumapaikasta, teknisestä tiimistä, tapahtumatiimistä ja palveluntarjoajista.

Keskustelu tapahtuman jälkeen

Pidä tapahtumatiimisi kanssa palaveri show’n jälkeen. Lue saamaasi palautetta ja kysy tiimiltä lisäarvioita.

Kooste kohokohdista

Luo tapahtumasta otetuista raakavideoista ja kuvista kohokohtien kooste, jota voi käyttää markkinointiin sosiaalisessa mediassa.

Kuten huomaat, se tarkoittaa lähinnä tietojen keräämistä ja analysointia. Budjetti ja lipunmyynti kertovat paljon, mutta vasta suullisen ja kirjallisen palautteen perusteella voit muodostaa kokonaiskuvan.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Show’n jatkotoimia käsittelevässä artikkelissamme kerrotaan kaikista näistä aiheista tarkemmin. Napsauttamalla alla olevaa linkkiä saat tietää, miten voit soveltaa näitä lähestymistapoja omassa prosessissasi.

Lisälukemista: Jatkotoimet show’n jälkeen: 6 tärkeää asiaa.

Tapahtuman päättäminen

Olet nyt saanut yleiskuvan siitä, mitä onnistuneen show’n järjestäminen edellyttää. Tässä artikkelissa on käsitelty tärkeimpiä osa-alueita ja annettu työkaluja lisätiedon hankkimiseen.

Tärkeimmät opit

Alla luetellaan tärkeimmät asiat, jotka varmistavat show’n onnistumisen:

• Perehdy tarkemmin esiintyjiin, tapahtumapaikkoihin ja markkinointiin, jotta saat jonkinlaisen käsityksen tarvittavasta budjetista.
• Valmistele tekniset laitteistot huolellisesti, jotta niiden kanssa ei tule ongelmia.
• Keskity tapahtumapäivänä esiintyjiin ja yleisöön.
• Kerää jälkikäteen mahdollisimman paljon dataa ja palautetta, jotta voit kehittää show-esityksiäsi jatkossa.

Oletko valmis suunnittelemaan ja järjestämään oman show’si? Kerro ajatuksistasi alla olevassa kommenttiosiossa.