Billetto Blog

Go out more.

paras opas

by on Vastaa

Täydellinen Opas Onnistuneeseen Urheilutapahtumaan

Tervetuloa täydelliseen oppaaseemme onnistuneesta urheilutapahtumasta! Tässä käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta saat pallon liikkumaan, sukset luistamaan ja pisteitä kävijöiltä.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Miten suunnitella urheilutapahtuman jokainen osa-alue.
  • Mainostustavat myydäksesi paljon lippuja.
  • Sinun velvollisuutesi päivän emäntänä tai isäntänä.
  • Kuinka muuttaa osallistujat faneiksi.

1. Urheilutapahtuman suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa on kyse kokonaiskuvan luomisesta ja sen jälkeen asioiden korjaamisesta oikeille paikoilleen. Sinun tulisi laatia talousarvio ja aikataulu, sekä myös ajatella urheilijoita ja sponsoreita.

Katsotaanpa, mitä on mukana suunnitteluprosessissa:

Kokonaiskuva

Suunnitelman tulee sisältää tapahtuman tavoite ja toteutettavuus, kuinka paljon aikaa sinulla on sen tekemiseen, sekä mahdollisten urheilijoiden ja sponsoreiden rekrytointi.

Päivämäärä, aika ja paikka

Kun sinulla on suuri kuva hanskassa, on aika asettaa itsellesi aikarajat. Milloin voit varata paikan ja onko siellä kaikki tarvitsemasi tilat ja toiminnot?

Tarkista ja tarkenna

Kun olet asettanut itsellesi aikarajat, on aika katsoa, onko tekemääsi suunnitelmaa tarkistettava ja mukautettava.

Sponsorointi

Kun suunnitelma on valmiina, on aika etsiä rahoitus ja lähestyä mahdollisia sponsoreita.

Aikataulu

Aikatauluta kaikki, mitä päivän aikana tapahtuu, ja harkitse tapahtuman tekemistä perheystävälliseksi.

Tarvikkeet

Et voi vetää urheilutapahtumaa ilman tarvikkeita, joten kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset, kuten pallot, palkinnot, pillit ja tulostaulut.

Ensiapu ja turvallisuus

Nyt on myös hyvä aika ottaa huomioon urheiluun liittyviä riskejä ja miten aiotte selvitä niistä onnettomuuksien sattuessa.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Suunnittele aivan kaikki, mukaan lukien tarvikkeet.
Suunnittele aivan kaikki, mukaan lukien tarvikkeet.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme käsitelleet näitä kohtia yksityiskohtaisemmin urheilutapahtumien suunnittelun oppaassa.

Lue lisää: Urheilutapahtuman suunnitteleminen: 7 toimintakelpoista vaihetta.

2. Urheilutapahtuman mainostaminen

Urheilu on iso osa markkinointia, joten sinulla on paljon kilpailua tällä alueella. Mutta sinulla on myös paljon mahdollisuuksia saada sana leviämään monien eri kanavien kautta.

Nimi

Ennen tapahtuman mainostamista on tärkeää, että keksit mieleenpainuvan nimen tapahtumalle. Pidä huoli, että se on helppo muistaa ja kirjoittaa.

Julisteet

Julisteet toimivat hyvin tapahtuman mainostamisessa kuntosaleilla, urheiluhalleissa ja muissa paikoissa, joissa potentiaaliset osallistujat voivat nähdä ne.

Vaikuttajat

Riippumatta siitä, onko tapahtuma pieni ja paikallinen tai suuri turnaus, kannattaa hyödyntää vaikuttajia, jotka auttavat sinua mainostamisessa.

Sosiaalinen media

Luo tapahtumallesi nettisivut ja mainosta sitä netissä omalla hashtagillä, jotta ihmiset löytävät lisää tietoa siitä.

Sponsorit

Kaikki mukana olevat sponsorit mainostavat myös tapahtumaa, joten varmista, että puhut heidän kanssaan strategiasta.

Lipunmyynti

Elämästäsi tulee paljon helpompaa, jos käytät lipunmyyntisivustoatapahtuman mainostamiseen.

Ripusta julisteita paikkoihin, joissa potentiaaliset osallistujat näkevät ne.
Ripusta julisteita paikkoihin, joissa potentiaaliset osallistujat näkevät ne.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olet lukenut nyt lyhyen katsauksen niistä monista tavoista, joilla voit mainostaa urheilutapahtumiasi. Lue lisää urheilutapahtumien mainostamisesta artikkelistamme.

Lue lisää: 6 tehokasta strategiaa urheilutapahtuman mainostamiseen.

3. Urheilutapahtuman isännöinti

Tapahtumapäivä on varmasti kaikkein hektisin osa tapahtuman suunnittelua. Sinun on varmistettava, että jokaisella on hauskaa, tehdä tärkeitä ilmoituksia ja hallita riskejä.

Sää

Jos urheilutapahtuma on ulkona, varmista, että tarkistat päivän sääennusteen.

Briiffaus

Pidä tapahtumaryhmänne kanssa tapaaminen ja anna jokaiselle jäsenelle kopio tapahtuman aikataulusta.

Ensiapu ja turvallisuus

Tarkista, että teillä on olemassa ensiapupakkaus, ja joku, joka osaa käyttää sitä.

Tekninen laitteisto

Järjestä ja testaa kaikki tekniset laitteet, joita tarvitset ilmoitusten tekemiseksi, kuten mikrofoni ja äänijärjestelmä.

Urheiluvälineet

Laita valmiiksi kaikki urheiluvälineet, joita olet hankkinut, kuten maalit, pillit ja tulostaulut.

Virvokkeet

Varmista, että urheilijoilla on runsaasti vettä ja terveellisiä välipaloja saapuessaan.

Palkinnot

Palkinnot on kiillotettava ja laitettava esille siistiin järjestykseen.

Rekisteröinti

Pidä kirjaa, ketkä osallistuvat tapahtumaan asettamalla rekisteröintipöytä osallistujille ja urheilijoille.

Sisältö

Kaikki urheilufanit haluavat nähdä tapahtuman kohokohdat, joten varmista, että paikalla on joku ottamassa kuvia ja videoita.

Sosiaalinen media

Ilmoita hashtagistä selvästi, jotta osallistujat tietävät, mitä lisätä jakaessaan kuvia sosiaaliseen mediaan.

Palkintojenjakotilaisuus

Käytä puhujan taitojasi, kun palkitset voittajat.

Pakkaa

Varmista, että paikka on putipuhdas, kun tapahtuma on päättynyt ja jokainen on mennyt kotiin.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Varmista, että kaikki sujuu sääntöjen mukaisesti.
Varmista, että kaikki sujuu sääntöjen mukaan.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Urheilutapahtuman isännöinnissä on paljon, mitä pitää silmällä. Siksi olemme kirjoittaneet kattavan oppaan siitä, miten pidät stressin mahdollisimman alhaalla.

Lue lisää: 12 pistettä voitosta: Kuinka isännöidä urheilutapahtuma

4. Jatkotoimet urheilutapahtuman jälkeen

Peli saattaa olla ohi urheilijoille ja osallistujille, mutta ei sinulle tapahtuman järjestäjänä. Jatkotoimenpiteenä muistutat kaikkia, kuinka eeppinen tapahtuma oli.

Osallistujien kiittäminen

Ilman faneja, urheilijoita, sponsoreita ja tiimiäsi ei olisi tapahtumaa. Varmista, että kiität heitä kaikkia kunnolla siitä, että he tulivat ja auttoivat sinua.

Tapahtuman jälkeiset toimet

Nyt on aika jakaa kaikki hyvät materiaalit, jotka olet kerännyt tapahtuman aikana, sosiaaliseen mediaan ja postituslistalle.

Kerää palautetta

Kun keräät palautetta, muista kysyä täsmällisiä kysymyksiä, jotta saat arvokasta tietoa, jota voit käyttää seuraavan tapahtuman parantamiseen.

Arvioi

Kun palaute on kädessäsi, sinun tulee arvioida tapahtumaa kokonaisuutena yhdessä tiimisi kanssa.

Suunnitelma

Kun arviointi on tehty, sinulla on hyvät mahdollisuudet suunnitella seuraava urheilutapahtuma.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Kiitä kaikkia osallistujia.
Kiitä kaikkia, jotka osallistuivat tapahtumaasi.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Voit lukea lisää, mitä erityisiä kysymyksiä kysyä kerätessäsi palautetta (ja paljon muuta) oppaassamme siitä, mitä jatkotoimia tehdä urheilutapahtuman jälkeen.

Lue lisää: Pysy tarkkana: Mitä jatkotoimia tehdä urheilutapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Maali! Olet nyt kerännyt kaikki tiedot, mitä tarvitset onnistuneen urheilutapahtuman vetämiseksi. Tunnetko olosi energiseksi? Sinun ainakin pitäisi!

Tärkeimmät opetukset

Seuraavassa on muutama tässä oppaassa käsitelty pääkohta:

  • Ota huomioon erityisesti aika ja raha, kun suunnittelet tapahtumaa.
  • Mainosta tapahtumaa niillä kanavilla, joissa urheilufanit käyvät pysyäkseen ajan tasalla.
  • Valmista ja delegoi mahdollisimman paljon asioita tapahtumapäivänä.
  • Kerää palautetta, jotta voit parantaa seuraavaa urheilutapahtumaa.

Siinä kaikki! Kerro meille, miten menee alla olevissa kommenteissa!

by on Vastaa

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan

Onko sinun vastuullesi annettu häiden, syntymäpäivien tai sukujuhlien järjestäminen? Tai ehkä haluat suunnitella työkavereillesi hauskat juhlat?

Olet juuri oikeassa paikassa, sillä tämän kattavan oppaan avulla järjestät onnistuneen yksityistapahtuman. Vaikka tapahtuma on pieni ja yksityinen, on silti otettava huomioon monia asioita, jotta kaikki sujuu hyvin.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Tarjoilun, viihteen ja tapahtumapaikan suunnitteleminen (ja yksityisyyden varmistaminen)
  • Missä ja millä tavalla mainostaa pientäkin yksityistapahtumaa
  • Miten toimia isäntänä tapahtumapäivänä
  • Erilaisia mahdollisuuksia jatkotoimiin juhlien jälkeen

1. Yksityistapahtuman suunnitteleminen

Ensimmäinen vaihe yksityistapahtuman suunnittelussa on teeman, tarkoituksen ja kohdeyleisön määrittäminen. Kun ne on saatu selville, on aika luoda realistinen budjetti ja aikataulu.

Tässä on muutamia tärkeimpiä kysymyksiä, jotka on otettava huomioon yksityistapahtuman suunnittelussa:

Tapahtumapaikka

Sopiiko paikka yhteen tapahtuman teeman kanssa?

Yksityisyys

Onko tapahtumapaikka riittävän yksityinen?

Menu

Mitä ruokaa on tarjolla ja miten se tarjotaan?

Viihde

Aiotko pitää puheen tai palkata esiintyjän?

Budjetti ja aikataulu

Kuinka paljon aikaa ja rahaa sinulla on käytettävissäsi?

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: suunnitteleminen.
Suunnitelma on laadittava yksityistapahtumiakin varten.

Koska yksityistapahtumia on erilaisia, suunnitelma on aina laadittava kulloisenkin tapahtuman perusteella.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Seuraavassa kattavassa oppaassa vastataan näihin kaikkiin kysymyksiin ja opastetaan sinua yksityistapahtuman suunnittelussa.

Lisälukemista: Yksityistapahtuman suunnitteleminen: 11 tärkeää asiaa.

2. Yksityistapahtuman mainostaminen

Yksityistapahtuman markkinointi keskittyy usein sen rajattuun luonteeseen. On kyseessä sitten hääjuhla tai julkkisillallinen, osallistujat arvostavat sitä, että osallistumista on rajoitettu.

Alla mainitaan muutamia tapoja, joilla voit yksityistapahtumaa markkinoida:

Ajankohta

Ota huomioon tapahtuman ajankohta ja aloita markkinointi riittävän aikaisin.

Kohdeyleisö

Keskity yleisösi käyttämiin markkinointikanaviin.

Brändisuosittelijat

Hyödynnä tulevan tapahtuman markkinoinnissa aiempien tapahtumien osallistujia.

Rajoitettu osallistujamäärä

Herätä kiinnostusta korostamalla rajoitettua osallistujamäärää.

Vaikuttajat

Kutsu vaikuttajia mukaan tapahtumaan ja käytä heidän nimeään markkinoinnissa.

Kilpailut

Järjestä tapahtumalipuista kilpailu, jotta saat ihmiset jakamaan tapahtumaa.

Lipunmyynti

Käytä lippujen myymiseen ja tarkempien tietojen hankkimiseen lipunmyyntialustaa.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: markkinoiminen.
Mainostamisessa sosiaalinen media on vain yksi vaihtoehto.

Kaikki nämä menetelmät eivät välttämättä sovellu omalle tapahtumallesi. Älä kutsu sosiaalisen median vaikuttajia häihin tai sukujuhliin, ellet tunne heitä.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Huolimatta siitä, millaista yksityistapahtumaa olet järjestämässä, saat ideoita sen markkinointiin kattavasta oppaastamme.

Lisälukemista: 12 tapaa yksityistapahtuman markkinointiin.

3. Yksityistapahtuman isännöiminen

Yksityistapahtuman isäntänä vieraiden viihtyvyys on sinun vastuullasi. Jos järjestät syntymäpäivä- tai hääjuhlat, on entistä tärkeämpää valmistautua huolellisesti.

Yritä suunnitella mahdollisimman monia näistä asioista etukäteen, jotta tapahtumapäivänä stressiä olisi vähemmän:

Kulku paikan päälle

Varmista, että tapahtumapaikalle pääsee helposti ja ajo-opasteet ovat paikoillaan.

Istumapaikat

Järjestele pöydät ja istuimet, jotta kaikki tietävät, missä heidän paikkansa ovat.

Ilmapiiri

Luo tunnelmaa musiikilla ja valaistuksella.

Viihde

Tee mahdollisten esiintyjien tai puhujien olo mukavaksi ja varaa heille oma tila rentoutumiseen ja valmistautumiseen.

Tekninen laitteisto

Tarkista kaikki tekniset laitteet, kuten mikrofonit, äänentoistojärjestelmä, projektori, kohdevalot ja IT-järjestelmät.

Juomat ja pikkupurtavat

Valmistele tervetuliaismaljat ja pikkupurtavat vieraiden saapumista varten.

Sosiaalinen media

Ota kuvia ja videoita ja kannusta jakamaan sisältöä sosiaalisessa mediassa.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: isännöiminen.
Tarkista tekniset laitteistot.

Jos aikasi ei riitä kaiken tämän valmisteluun ennen tapahtumapäivää, varaa itsellesi riittävästi aikaa tapahtumapäivänä ennen vieraiden saapumista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos tuntuu siltä, että tässä kaikessa on liikaa hoidettavaa yhdellä kertaa, älä huoli. Olemme koonneet yksityiskohtaisen oppaan, jossa tapahtuman isännöiminen käydään läpi vaihe vaiheelta.

Lisälukemista: Opas yksityistapahtuman isännöimiseen (9 vaihetta).

4. Jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen

Yksityistapahtuman jälkeiset jatkotoimet määräytyvät tapahtumatyypin mukaan. Jos kyseessä ovat sukujuhlat, voit olla vieraisiin yhteydessä Facebookissa. Jos taas kyseessä on bisnestapahtuma, LinkedIn voi olla hyvä valinta. Alla luetellaan muutamia tärkeimpiä jatkotoimia yksityistapahtuman jälkeen:

Osallistujien kiittäminen

Kiitä vieraita osallistumisesta äläkä unohda omaa tiimiäsi tai tapahtumapaikkaa. Muista kiittää myös mahdollisia sponsoreita, palveluntarjoajia ja vaikuttajia.

Käy läpi tavoitteesi

Määrittele, saavutitko tapahtumalle asettamasi tavoitteet. Oliko tavoitteena asiakastapaaminen? Tai vain hauskanpito perheen ja ystävien kesken?

Palaute

Pyydä palautetta kaikilta osallisilta, jotta tiedät, miten voit tehdä tulevista tapahtumistasi entistä parempia.

Verkostoidu verkossa

Vahvista luomiasi verkostoja tai herättele niitä uudestaan olemalla heihin yhteydessä

Budjetti

Laske yhteen tulosi ja menosi ja katso, teitkö voittoa vai jäitkö tappiolle. Voit käyttää siinä apuna lipunmyyntialustaasi (jos sinulle on käytössäsi sellainen).

Markkinoi seuraavaa tapahtumaasi

Kerro vieraillesi seuraavasta yksityistapahtumasta, jota olet suunnittelemassa. Voit saada heistä brändilähettiläitä tarjoamalla heille esimerkiksi alennuksia.

Luo kohokohdista koosteita

Kerää kaikki tapahtumassa otetut valokuvat ja videot ja jaa niitä vieraidesi kanssa, jotta he voivat palata tapahtuman huippukohtiin.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: jatkotoimet.
Kiitä kaikkia osallistuneita.

Käytä jatkotoimissa omaa harkintakykyäsi. Bisnesasiakkaan kanssa järjestetyssä tapahtumassa otettujen selfie-kuvien jakaminen ei välttämättä ole hyvä idea. Tai asiakas ei välttämättä toivoisi sellaista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Tässä oppaassa on käyty läpi ideoita, joilla luotuja verkostoja voi vahvistaa tapahtuman jälkeen. Tutustu artikkeliin napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista: Verkostojen vahvistaminen: jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Artikkelissa on käsitelty yleisesti kaikki, mitä sinun on onnistuneesta yksityistapahtumasta tiedettävä. Toivottavasti uudesta osaamisestasi on hyötyä seuraavassa omassa tapahtumassasi.

Tärkeimmät opetukset

Tässä muutamia tärkeimpiä ohjeita suunnittelun aloittamista varten:

  • Pohdi tapahtumapaikan tarjoamaa yksityisyyttä ennen sen varaamista.
  • Keskity tapahtuman markkinoinnissa sen rajoitettuun osallistujamäärään.
  • Varmista, että tapahtumapaikalle on helppo päästä ja luot viihdyttävän tunnelman.
  • Vahvista verkostojasi ottamalla yhteyttä tapaamiisi ihmisiin tapahtuman jälkeen.

Tuntuuko yksityistapahtuman järjestäminen artikkelin lukemisen jälkeen vähän vähemmän stressaavalta? Kerro meille mielipiteesi alla olevassa kommenttiosiossa.

by on Vastaa

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan

Soundcheck, yksi-kaksi, yksi-kaksi. Tervetuloa täydelliseen musiikkitapahtuman oppaaseen!

Bändi soittaa yleensä 30–90 minuuttia, ja sitten keikka on ohi. Mutta tapahtuman järjestäjälle keikka alkaa paljon ennen bändin esitystä ja ei lopu siihen, että he poistuvat lavalta.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Mitä etsiä, kun varaat bändejä ja paikkoja.
  • Kaikki keinot, joilla voit mainostaa konserttia tai festivaalia.
  • Kuinka valmistella tapahtumapaikka bändille ja yleisölle.
  • Eri tapoja ylläpitää hypeä tapahtuman jälkeen.

1. Musiikkitapahtuman suunnittelu

Musiikkipaikkojen etsiminen voi tuntua kävelyltä puistossa, mutta ei aina ole helppoa löytää sopivia bändejä musiikkitapahtumalle.

Seuraavassa on neljä pääkohtaa, joista sinun pitäisi ottaa huomioon, kun järjestät musiikkitapahtuman:

Muusikot

Etsi ja varaa lahjakkaita ja luotettavia muusikoita, jotka vetävät puoleensa väkeä ja myyvät lippuja.

Tapahtumapaikka

Varaa paikka, jossa on riittävästi tilaa musiikin soittamiseen ja yleisölle.

Raideri

Kerää esiintyjiltä tietoa teknisistä vaatimuksista ​​ja muusta, mitä he tarvitsevat.

Budjetti

Laske, kuinka paljon sinun on maksettava esiintyjille ja paikalle tapahtuman budjetin luomiseksi.

Suunnittele musiikkitapahtuma huolellisesti.
Suunnittele musiikkitapahtuma huolellisesti.

Muista neuvotella sekä esiintyjien, että paikan omistajan kanssa niin, että sinulla on tarpeeksi rahaa mainoksiin ja lippujen myymiseen.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Voit lukea lisää siitä, miten etsiä, listata hyviä esiintyjiä ja neuvotella muusikoiden ja tapahtumapaikkojen kanssa, oppaassamme onnistuneen musiikkitapahtuman suunnitteluun.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman suunnittelu: 5 askelta onnistuneeseen keikkaan.

2. Musiikkitapahtuman mainostaminen

Musiikkitapahtumien mainostaminen on jotain, jossa useimmat bändit eivät ole kovin hyviä. Ammattimaisena tapahtuman järjestäjänä et tee samaa virhettä.

Varmista, että olet kattanut kaikki mainostuksen osa-alueet:

Visuaaliset apukeinot

Luo upeita grafiikoita tapahtumaan logolla ja bändien kuvilla varustettuna.

Flaijerit ja julisteet

Tulosta lentolehtisiä ja julisteita, jotta voit ripustaa ne tapahtumapaikan ja muiden sopivien paikkojen ulkopuolelle.

Taiteilijan mainostus

Pyydä esiintyjiä auttamaan mainostamisessa omien kanavien ja verkostojen kautta.

Lipunmyynti

Varmista, että tapahtuman löytämisen ja lipun ostamisenvälillä on mahdollisimman vähän vaiheita.

Sosiaalinen media

Luo tapahtumasivu Facebookiin ja mainosta esitystä muilla sosiaalisen median alustoilla.

Maksetut mainokset

Käytä maksullisia mainoksia asiaankuuluvissa aikakauslehdissä ja sosiaalisen median alustoilla, jotta voit lisätä tavoittamiesi ihmisten määrää.

Tapahtumalistaukset

Luettele musiikkitapahtuma kaikissa ilmaisissa tapahtumalistauksissa, jotka löytyvät verkossa.

Käytä kaikkia keinoja musiikkitapahtuman mainostamiseksi.
Käytä kaikkia keinoja musiikkitapahtuman mainostamiseen.

Jos sinulla ei ole budjettia kaikkien näiden reittien käyttämiseen, keskity niihin, jotka antavat sinulle parhaan mahdollisen tuoton sijoituksestasi.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Saat lisätietoja kustakin myynninedistämistavasta musiikkitapahtuman mainostusoppaassa. Lue se napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman mainostaminen: 7 huippuvinkkiä.

3. Musiikkitapahtuman isännöinti

Olet myynyt nipun lippuja (toivottavasti kaikki) ja nyt on aika vastata osallistujien odotuksiin. Aika astua MC:n rooliin!

Sinun on tehtävä seuraavat asiat musiikkitapahtumaa ennen varmistaaksesi, että se on onnistunut:

Tekninen laitteisto

Valmistele paikka ja varmista, että näyttämö, valaistus, ääni ja istuimet ovat paikallaan ja valmiita yleisölle.

Henkilöstö

Varmista, että tapahtumassa on riittävästi ääniteknikoita, ylimääräistä teknistä henkilökuntaa, ovihenkilöitä ja joku, joka tarkistaa liput.

Aikataulu

Tee aikataulu siitä, mitä tapahtuu, ja tulosta kopiot kaikille muillekin.

Työkalupakki

Ota mukaan työkalupakki, jossa on kitaran kieliä, XLR-kaapeleita, instrumentin virittimiä, korvatulppia, sähköteippiä, tusseja ja pyyhkeitä.

Raideri

Varmista, että sinulla on kaikki mitä tarvitset takahuoneeseen, mukaan lukien juomat, välipalat ja puhelimen laturit.

Varasuunnitelmat

Tee varasuunnitelma siltä varalta, että asiat menevät pieleen, kuten esimerkiksi jos bändi peruuttaa tai alkaa satamaan (ulkoilutapahtumat).

Viestintä

Pidä yhteydenpito sinun ja kaikkien muiden välillä selkeänä ryhmäkeskusteluiden avulla tai pidä briiffi tiimille.

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan: Siirry MC:n rooliin tapahtuman vetäjänä.
Astu MC:n rooliin kun vedät tapahtumaa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos on vielä osa-alueita, joista et ole vielä varma, katso meidän syväluotaavaa opasta musiikkitapahtuman järjestämisestä.

Lue lisää: Tästä tulee vielä hyvä ilta! 8 Vinkkiä Musiikkitapahtuman Isännöintiin.

4. Seuraavat askeleet musiikkitapahtuman jälkeen

Kun juhlat ovat kuolleet ja viimeinen rocktähti on lähtenyt paikalta, on aika pakata kamat. Mutta kun olet pakannut kaiken, on aika ylläpitää hypeä netissä seuraavaa keikkaa varten.

Seuraavassa on, mitä voit kirjoittaa tapahtuman jälkeiseen tehtäväluetteloon:

Palaute

Kysy keikan katsojilta palautetta siitä, miten he kokivat tapahtuman, jotta voit parantaa seuraavaa.

Suhteet

Hyödynnä tilaisuutta ammatillisten suhteiden rakentamiseen bändien, tilojen vuokraajien ja kaikkien myyjien kanssa.

Asiakkaan säilyttäminen

Käytä postituslistaa ja sosiaalista mediaa, jotta voit kannustaa vieraita (alennuskoodilla esimerkiksi) seuraavaan konserttiin.

Kylkiäiset

Toinen tapa rakentaa hypeä on tarjota palkintoja parhaasta tapahtumakuvasta.

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan: Jaa kylkiäisiä tapahtuman jälkeen.
Jaa kylkiäisiä tapahtuman jälkeen.

Mitä tehdä seuraavaksi?

On monia tapoja, joilla voit pitää yhteyttä ihmisiin tapahtuman jälkeen. Tutustu yksityiskohtaisiin ohjeisiin siitä, mitä tehdä seurantavaiheessa.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman jälkeinen seuranta: Kuinka ja miksi.

Tapahtuman päättäminen

Olet nyt niin valmistautunut tekemään musiikkitapahtuman, että yleisö kerjää uusintaa.

Tärkeimmät opetukset

Katsotaanpa tämän artikkelin keskeisiä kohtia:

  • Etsi luotettavia ja lahjakkaita bändejä, jotka voivat auttaa sinua myymään lippuja.
  • Käy läpi kaikki vaihtoehdot, kun kyse on tarjouksista – sekä verkossa että tosielämässä.
  • Tee täysi tekninen harjoitus tapahtumapäivänä, jotta kaikki toimii sujuvasti.
  • Tee seuranta keikan jälkeen, rakentaaksesi ammatilliset suhteet ja säilyttääksesi asiakkaasi.

Maailmassa on paljon musiikkipromoottoreita, mutta olet kilpailun yläpuolella, jos noudatat näitä vaiheita onnistuneeseen musiikkitapahtumaan

by on Vastaa

Kattava opas onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan

Jos olet järjestämässä varainkeruutapahtumaa hyvää tarkoitusta varten, olet juuri oikeassa paikassa. Tässä kattavassa oppaassa kerrotaan nimittäin kaikki, mitä onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan tarvitaan.

Siinä käydään läpi seuraavat aiheet:

  • Miten ottaa kaikki irti suunnitteluvaiheesta
  • Tapoja, joilla hyväntekeväisyystapahtumaa voi markkinoida ilmaiseksi
  • Miten toimia tapahtumapäivänä
  • Miten saada vieraista lahjoittajia tapahtuman jälkeen

1. Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen

Hyväntekeväisyystapahtumat ovat hankalimmin järjestettäviä tapahtumia, sillä huomioon on otettava kaikki muissakin tapahtumissa tärkeät asiat mutta samalla on tuettava hyvää asiaa.

Alla on lyhyt yhteenveto kaikesta, mitä suunnitteluvaiheessa on otettava huomioon:

Teema

Varmista, että valitsemasi teema sopii yhteen hyväntekeväisyyskohteesi kanssa.

Tavoitteet

Aseta mitattava tavoite, kuinka paljon rahaa haluat kerätä tai kuinka monta lahjoittajaa haluat mukaan.

Budjetti

Määritä budjetti, joka huomioi viihteen, tapahtumapaikan, pitopalvelun, henkilöstön, markkinoinnin ja turvallisuuden.

Vapaaehtoiset

Rekrytoi vapaaehtoisia auttamaan tapahtuman järjestämisessä ja sen varmistamisessa, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaisesti tapahtumapäivänä.

Sponsorit

Lähesty potentiaalisia sponsoreita, jotka voivat auttaa kattamaan tapahtuman kustannukset vastineeksi brändinsä näkyvyydestä.

Lahjoitukset

Määritä tapa, jolla otat vastaan lahjoituksia, kuten lippujen ja oheistuotteiden myynti.

Palveluntarjoajat

Käy läpi palveluntarjoajia, kuten pitopalveluita, valokuvaajia, laitevuokraamoja ja mediasuunnittelijoita.

Kattava opas onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan: suunnitteleminen.
Suunnittele tapahtumasi huolellisesti.

Vapaaehtoisten rekrytointi on usein ensimmäinen vaihe suunnittelussa. Sillä tavalla voit delegoida monia tehtävälistalla olevia asioita muiden tehtäväksi.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme koonneet kattavan artikkelin, jossa kerrotaan tarkemmin yllä mainituista asioista. Olemme lisäksi tehneet inspiroivan listan varainkeruuideoista. Lukemalla molemmat varmistat, että tiedät kaikki tarvittavat perusasiat.

Lisälukemista: Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen: 10 tärkeintä vaihetta ja 61 ainutlaatuista ideaa hyväntekeväisyystapahtumaa varten.

2. Hyväntekeväisyystapahtuman markkinoiminen

Hyväntekeväisyystapahtumia markkinoidaan samalla tavalla kuin muitakin tapahtumia, mutta koska kyseessä on hyväntekeväisyys, on oltava paljon tarkempi siitä, mihin rahat päätyvät.

Alla on muutamia asioita, jotka varainkeruutapahtuman markkinoinnissa on otettava huomioon:

Budjetti

Ole varovainen, kuinka paljon rahaa investoit markkinointiin ja missä kanavissa sitä teet.

Brändäys

Valikoi tarkasti, millaisissa paikoissa mainostat, ja varmista, että markkinointisi sopii yhteen hyväntekeväisyyskohteesi brändin ja viestin kanssa.

Katutiimit (street teams)

Pyydä vapaaehtoisiasi toimimaan katuryhmänä ja tehostamaan markkinointiasi sekä Internetissä että sen ulkopuolella.

Viesti

Sisällytä hyväntekeväisyystapahtumasi ydinviesti kaikkeen markkinointimateriaaliin.

Sosiaalinen media

Maksimoi tapahtumasi näkyvyys käyttämällä sosiaalista mediaa ilmaiseen markkinointiin.

Vaikuttajat

Selvitä, voisitko saada hyväntekeväisyyskohteestasi kiinnostuneita sosiaalisen median vaikuttajia auttamaan markkinoinnissa.

Liput

Etsi lipunmyyntiin yhteistyökumppani, joka antaa alennusta hyväntekeväisyystapahtumille.

Radio ja sanomalehdet

Kysy paikallisilta radioasemilta ja sanomalehdiltä, voisivatko ne käsitellä tapahtumaasi maksutta tai tavallista edullisemmin.

Kattava opas onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan: markkinointi.
Suunnittele markkinointisi huolellisesti.

Hyväntekeväisyystapahtumien etuna on, että monet ihmiset ja instituutiot haluavat tukea niitä. Älä epäröi kysyä palveluksia ja alennuksia!

Mitä tehdä seuraavaksi?

Koska markkinointi voi olla haastavaa pienellä budjetilla, olemme koonneet avuksesi kattavan oppaan. Lue lisää varainkeruutapahtuman markkinoinnista napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista: 20 tapaa hyväntekeväisyystapahtuman markkinointiin.

3. Hyväntekeväisyystapahtuman isännöiminen

Tapahtuman isäntänä sinun tehtäväsi on varmistaa, että vieraat ja vapaaehtoiset viihtyvät. Tapahtumapäivänä on kuitenkin myös muistettava markkinointi.

Alla on muutamia tapahtumaisännän rooliin kuuluvia tehtäviä:

Briiffaus

Kerro vapaaehtoisille, miten vieraat otetaan vastaan ja rekisteröidään. Esittele heille päivän aikataulu ja kerro, miten toimia mahdollisessa hätätilanteessa.

Tapahtumapaikka

Valmistele tapahtumapaikka huolehtimalla istumajärjestyksestä sekä brändäysmateriaalien ja opasteiden asentamisesta.

Logistiikka

Huolehti logistiikasta tarkistamalla, onko liikenne- tai sääoloissa tapahtunut viime hetken muutoksia, jotka voisivat aiheuttaa viivästyksiä.

Tekninen laitteisto

Valmistele lava ja tekniset laitteet, kuten mikrofonit, äänentoistojärjestelmät, lavan valaistus, projektorit ja tietokoneet.

Tervehtiminen

Tervehdi vieraita heidän saapuessaan, tarjoile pientä purtavaa ja pidä ehkä lyhyt tervetuliaispuhe.

Sosiaalinen media

Pyydä vapaaehtoisia ottamaan tapahtumasta kuvia ja videoita. Kannusta vieraita jakamaan ottamiaan kuvia sosiaalisessa mediassa.

Siivoaminen

Kun juhlat ovat ohi, on aika korjata omat jälkensä ja hyvästellä vieraat.

Kattava opas onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan: isännöiminen.
Mikrofonien tarkistus, yksi, kaksi.

Kysy vapaaehtoisiltasi, miten kaikki sujui tapahtuman aikana. Sillä tavalla saat kuulla tärkeitä tietoja, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme koonneet vaiheittaisen oppaan siitä, miten onnistunut hyväntekeväisyystapahtuma järjestetään. Alla olevasta linkistä pääset suoraan artikkeliin.

Lisälukemista: Varainkeruutapahtuman järjestäminen (9 vaihetta).

4. Jatkotoimet hyväntekeväisyystapahtuman jälkeen

Kun tapahtuma on ohi, olet toivottavasti saavuttanut varainkeruutavoitteesi. Sinun olisi kuitenkin vielä otettava yhteyttä vieraisiisi, sillä voit vielä saada heistä muutamia lahjoittajiksi.

Alla luetellaan asioita, joihin on kiinnitettävä huomiota hyväntekeväisyystapahtuman jatkovaiheessa:

Luvut ja numerot

Tarkista, kuinka paljon varoja onnistuit keräämään, ja analysoi myös muut mahdolliset metriikat, kuten sosiaalisen median seuraajat.

Budjetti

Kun tiedät keräämiesi varojen määrän, on aika huolehtia kirjanpidosta ja laskea, kuinka paljon viivan alle jäi.

Sisältö

Lahjoittajat, sponsorit ja vapaaehtoiset haluavat nähdä varainkeruutapahtuman parhaita paloja. Tee kaikesta sisällöstä mielenkiintoinen kooste.

Kiitokset

On tärkeää kiittää kaikkia tahoja, sillä henkilökohtainen kiitos merkitsee vapaaehtoisille, sponsoreille ja lahjoittajille valtavasti.

Kerro saavutuksista

Varainkeruutapahtumaan osallistuneet henkilöt haluavat kiitosten lisäksi tietää tapahtuman saavutuksista.

Palaute

Kun lähetät kiitosviestejä ja kerrot tapahtuman saavutuksista, kerää samalla palautetta.

Tiimin debriiffaus

Lopuksi on tärkeää keskustella vapaaehtoisten kanssa ja selvittää, täyttyivätkö tavoitteet ja mitä voisi seuraavalla kerralla tehdä vielä paremmin.

Kattava opas onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan: jatkotoimet.
Kiitosten jakaminen on tärkeää.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos haluat varmistaa, että vieraasi lahjoittavat rahaa hyvään tarkoitukseen, lue alla olevasta oppaasta, miten se tapahtuu.

Lisälukemista:8 ideaa lahjoittajien saamiseen hyväntekeväisyystapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Hyväntekeväisyystapahtumien järjestäminen voi olla varsin haastaa budjetti- ja brändäysrajoitteiden takia, mutta tämän artikkelin luettuasi olet paljon valmiimpi kohtaamaan nämä haasteet.

Tärkeimmät opit

Tämän oppaan tärkeimmät opit ovat seuraavat:

  • Varmista, että kaikki suunnitelmasi sopivat yhteen hyväntekeväisyyskohteesi kanssa.
  • Rekrytoi mukaan vapaaehtoisia jo varhaisessa vaiheessa hoitamaan vaadittavia asioita.
  • Hyödynnä ilmaisia markkinointikanavia, kuten sosiaalista mediaa, mahdollisimman paljon.
  • Ota vieraisiin yhteyttä tapahtuman jälkeen, sillä osa heistä voi vielä ryhtyä lahjoittajiksi.

Siinä kaikki tärkeimmät! Tuleeko mieleesi jotain, mitä haluaisit tähän oppaaseen lisätä? Kirjoita ehdotuksesi alla olevaan kommenttiosioon.

by on Vastaa

Kattava opas onnistuneeseen show’hun

Tervetuloa lukemaan kattavaa opasta onnistuneeseen show’hun!

Show-esityksiä on monia erilaisia ja erityyppisiä, kuten kabaree-esityksiä, komediailtoja, runoniskentäkilpailuja tai jazz-konsertteja.

Niitä kaikkia yhdistävät lahjakkaat esiintyjät, upeat tapahtumapaikat ja laadukasta viihdettä hakeva yleisö.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Mitä asioita priorisoida show’n suunnittelussa
  • Eri tavat markkinointiin ja lipunmyynnin kasvattamiseen
  • Mihin on kiinnitettävä huomiota tapahtumapäivänä
  • Jatkotoimet tapahtuman jälkeen

1. Show’n suunnitteleminen

Show’n suunnitteluvaiheessa sinun on etsittävä esiintyjiä, neuvoteltava heidän kanssaan ja lopuksi tehtävä sopimus. Se ei kuitenkaan ole ainoa muistettava asia!

Tutustutaanpa muutamiin tapoihin, joilla show’n voi suunnitella kunnolla.

Suoraan vai tapahtumapalvelun kautta

Päätä, haluatko varata esiintyjät suoraan vai tapahtumapalvelun kautta.

Säännöt ja sopimukset

Keskustele esiintyjän kanssa lämmittelijöistä, esityksen kestosta, kielenkäytön rajoituksista, maksuista ja vakuutuksista.

Tapahtumapaikka

Etsi tapahtumapaikka, johon arvioimasi yleisömäärä mahtuu hyvin.

Budjetti

Luo tapahtumalle budjetti laskemalla tapahtumapaikasta, esiintyjästä ja markkinoinnista aiheutuvat kustannukset.

Tekninen laitteisto

Määrittele kaikki tapahtumassa tarvittava tekninen laitteisto, kuten lavastus, äänentoistojärjestelmät ja valaistus.

Kattava opas onnistuneeseen show'hun: suunnitteleminen.
Suunnitteleminen on kaiken a ja o.

Koska suunniteltavia asioita on valtavasti, voi olla hyödyllistä, jos sinulla on oma tapahtumatiimi. Voit esimerkiksi delegoida esiintyjän varaamisen yhdelle tiiminjäsenelle ja tapahtumapaikan hankkimisen toiselle.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Lue lisää esiintyjien varaamisesta ja tiimin rekrytoinnista kattavasta show’n suunnittelun oppaastamme.

Lisälukemista: Esityksen suunnitteleminen: 9 helppoa vaihetta.

2. Show’n markkinoiminen

Show’si markkinoinnin aikana levität sanaa tapahtumastasi ja myyt siihen lippuja. Onneksi molempia voi tehdä useilla eri tavoilla.

Alla luetellaan markkinointistrategiassa huomioitavia asioita:

Kohdeyleisö

Määrittele kohdeyleisösi ja kanavat, joissa heidät voi tavoittaa.

Tarkkaile ja muokkaa

Tarkkaile markkinointisi tuloksia ja muokkaa lähestymistapaasi tarvittaessa.

Ilmainen markkinointi

Facebookin ja YouTuben kaltaiset sosiaalisen median alustat ovat loistavia tapoja markkinoida show’ta ilmaiseksi.

Maksetut mainokset

Voit tavoittaa kohdeyleisösi myös sosiaalisen median alustojen maksetuilla mainoksilla.

Sähköpostilistat

Käytä tapahtumasi mainostamiseen sähköpostilistaa (tai ala kerätä sitä, jos sinulla ei vielä sellaista ole).

Lehdistötiedotteet

Harkitse markkinoinnin tehostamista kirjoittamalla lehdistötiedote ja käyttämällä PR-toimistoa.

Julisteet ja flyerit

Suunnittele ja tulosta julisteita ja flyereita ja aseta niitä vilkkaille julkisille paikoille.

Katutiimit

Rekrytoi joko virtuaalinen tai fyysinen katutiimi (street team) mainostamaan show’ta sekä Internetissä että sen ulkopuolella.

Painetut julkaisut

Julkaise mainoksia sopivissa lehdissä ja paikallisissa sanomalehdissä.

Kattava opas onnistuneeseen show'hun: markkinointi.
Luo itsellesi markkinointistrategia.

Kaikki tässä mainitut menetelmät eivät välttämättä sovellu omalle show’llesi. Keskitä markkinointisi aina niihin medioihin, joissa tavoitat kohdeyleisösi tehokkaimmin.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Kaikista yllä mainituista markkinointitavoista kerrotaan enemmän kattavassa show’n mainostamista käsittelevässä oppaassamme. Lue se napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista:Show’n markkinoiminen: perusteet.

3. Show’n isännöiminen

Show’n isännöiminen voi olla varsin stressaavaa, mutta jos suunnittelet kaiken huolellisesti etukäteen, säästyt paljolta päänvaivalta.

Alla olevan tarkistuslistan avulla voit varmistaa, että kaikki menee suunnitelmien mukaisesti:

Tekniikan koekäyttäminen

Tarkista kaikki tekniset laitteistot: valmistele lava, tarkista äänentoisto ja valaistus ja koekäytä tekniikkaa.

Lämpiö eli green room

Varaa esiintyjien käyttöön lämpiö, jossa he voivat rentoutua ja purkaa varusteensa.

Show’n aikataulu

Tulosta tapahtumatiimillesi show’n aikataulu ja yleisölle järjestyssäännöt.

Valokuvaus

Varaa paikan päälle valokuvaaja tai videokuvaaja tallentamaan show’n kohokohdat.

Sosiaalinen media

Kannusta ihmisiä jakamaan tapahtumaasi sosiaalisessa mediassa jakamalla linkkejä tileihisi ja tapahtuman aihetunnistetta.

Häiriötekijät

Varmista, että esiintyjien ollessa lavalla kaikki häiriötekijät, kuten taustamelu ja vilkkuvat valot, ovat poissa.

Palaute

Pyydä palautetta tapahtuman aikana, jotta saat tietää, mitä mieltä tiimisi ja yleisö olivat show’sta.

Kattava opas onnistuneeseen show'hun: isännöiminen.
Varmista, että tekniset laitteistot toimivat.

Mitä useampia asioita voit hoitaa etukäteen, sitä parempi. Tärkein tehtäväsi esityksen isäntänä on pitää huolta sekä esiintyjien että yleisön tarpeista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Show’n isännöimisestä kerrotaan tarkemmin kattavassa artikkelissamme. Alla olevaa linkkiä napsauttamalla saat tietää lisää siitä, miten toimia tapahtumapäivänä.

Lisälukemista: Show’n isännöiminen (miten tapahtumapäivänä toimitaan).

4. Jatkotoimet show’n jälkeen

Onnistuneen esityksen viimeinen vaihe ovat tapahtuman jälkeiset jatkotoimet. Sillä tavalla saat tietää, mitä vieraasi ja tiimisi ajattelivat show’sta.

Alla luetellaan tärkeimmät show’n jatkovaiheessa huomioon otettavat asiat:

Kiitä jokaista osallistujaa

Kiitä kaikkia show’hun osallistuneita, kuten vieraita, puhujia, viihdyttäjiä, tapahtumapaikan henkilöstöä, palveluntarjoajia, sponsoreita ja lahjoittajia.

Palautekyselyt

Hanki palautetta kyselyllä, jossa pyydät ihmisiä kertomaan, mistä he pitivät ja mistä eivät ja mitä tulevissa esityksissä voisi tehdä paremmin.

Analysoi tiedot

Analysoi kaikki mahdolliset tiedot esimerkiksi lipunmyynnistä, sosiaalisen median seuraajista, osallistujien palautteesta, mediamaininnoista ja tietenkin taloudellisesta tuloksesta.

Budjetti

Selkeytä budjettisi laskemalla, kuinka paljon tuloja sait lipunmyynnistä, ruoasta, juomista ja oheistuotteista ja kuinka paljon taas maksoit esiintyjistä, tapahtumapaikasta, teknisestä tiimistä, tapahtumatiimistä ja palveluntarjoajista.

Keskustelu tapahtuman jälkeen

Pidä tapahtumatiimisi kanssa palaveri show’n jälkeen. Lue saamaasi palautetta ja kysy tiimiltä lisäarvioita.

Kooste kohokohdista

Luo tapahtumasta otetuista raakavideoista ja kuvista kohokohtien kooste, jota voi käyttää markkinointiin sosiaalisessa mediassa.

Kattava opas onnistuneeseen show'hun: jatkotoimet.
Valmistaudu jatkovaiheessa seuraavan show’si markkinointiin.

Kuten huomaat, se tarkoittaa lähinnä tietojen keräämistä ja analysointia. Budjetti ja lipunmyynti kertovat paljon, mutta vasta suullisen ja kirjallisen palautteen perusteella voit muodostaa kokonaiskuvan.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Show’n jatkotoimia käsittelevässä artikkelissamme kerrotaan kaikista näistä aiheista tarkemmin. Napsauttamalla alla olevaa linkkiä saat tietää, miten voit soveltaa näitä lähestymistapoja omassa prosessissasi.

Lisälukemista: Jatkotoimet show’n jälkeen: 6 tärkeää asiaa.

Tapahtuman päättäminen

Olet nyt saanut yleiskuvan siitä, mitä onnistuneen show’n järjestäminen edellyttää. Tässä artikkelissa on käsitelty tärkeimpiä osa-alueita ja annettu työkaluja lisätiedon hankkimiseen.

Tärkeimmät opit

Alla luetellaan tärkeimmät asiat, jotka varmistavat show’n onnistumisen:

  • Perehdy tarkemmin esiintyjiin, tapahtumapaikkoihin ja markkinointiin, jotta saat jonkinlaisen käsityksen tarvittavasta budjetista.
  • Valmistele tekniset laitteistot huolellisesti, jotta niiden kanssa ei tule ongelmia.
  • Keskity tapahtumapäivänä esiintyjiin ja yleisöön.
  • Kerää jälkikäteen mahdollisimman paljon dataa ja palautetta, jotta voit kehittää show-esityksiäsi jatkossa.

Oletko valmis suunnittelemaan ja järjestämään oman show’si? Kerro ajatuksistasi alla olevassa kommenttiosiossa.

by on Vastaa

Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan

“Ruoka on olennainen osa tasapainoista dieettiä.”

– Fran Lebowitz

Jos olet ruoka- ja juomatapahtumien järjestäjä, alallasi eivät mahdollisuudet lopu. Markkinoilla on kuitenkin runsaasti hyvän ruoan ystäviä houkuttelevia tapahtumia. Miten siis erottautua joukosta?

Olemme koonneet onnistuneen ruoka- ja juomatapahtuman järjestämisestä kattavan oppaan, jolla teet osallistujiin lähtemättömän vaikutuksen.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Ruokien ja esillepanon suunnittelu
  • Houkuttelevat tekniikat lipunmyyntiin
  • Miten toimia isäntänä, kun tarjolla on pikkupurtavaa
  • Jatkotoimet tilaisuuden päättymisen jälkeen

Bon Appétit!

1. Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen

Fine dining ja ruokien maistelu ei tarkoita pelkästään maistuvia herkkuja, sillä kyse on kokonaisuudesta. Pohdi suunnitteluvaiheessa, miltä haluat osallistujistasi tuntuvan ennen ja jälkeen tapahtuman sekä sen aikana.

Alla ovat tärkeimmät asiat, jotka ruoka- ja juomatapahtumaa suunnitellessa on otettava huomioon:

Odotukset

Valitse ruokia, joita osallistujasi odottavat saavansa.

Tapahtumapaikka

Etsi tapahtumapaikka, joka sopii tapahtumasi teemaan.

Määrät

Selvitä, kuinka paljon ruokia ja juomia tarvitaan yhtä osallistujaa kohti.

Pitopalvelu

Palkkaa hyvä pitopalvelu, jotta voit luottaa palvelun olevan laadukasta.

Esillepano

Muista suunnitella ruokien esillepano.

Erityisruokavaliot

Ota huomioon erityisruokavaliot, kuten ruoka-aineallergiat.

Ympäristö

Säästä luontoa hankkimalla ruoka-aineet paikallisilta toimittajilta.

Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan: suunnitteleminen.
Suunnittele asiat yksityiskohtaisesti.

Ruoan ja juomien on oltava tapahtumasi pääasia, mutta muitakaan osa-alueita, kuten esillepanoa, ei saa unohtaa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Alla olevassa artikkelissa kerrotaan, miten valitset ruoka- ja juomatapahtumallesi oikeat ruoat, pitopalvelun ja tapahtumapaikan.

Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen.

2. Ruoka- ja juomatapahtuman markkinoiminen

Anna potentiaalisille osallistujille markkinoinnin aikana vihjeitä tulevasta. Käytä visuaalisia apukeinoja ja ruoan asiantuntijoita kasvattamaan kiinnostusta sekä verkossa että sen ulkopuolella.

Tässä muutamia ideoita ruokatapahtuman markkinointiin:

Flaijerit ja julisteet

Käytä fyysisiä mainoksia, kuten flaijereita ja julisteita, siellä, missä ihmiset käyvät ruokaostoksilla.

Sosiaalinen media

Kohdista mainonta sosiaalisen median alustoissa henkilöihin, jotka ovat kiinnostuneita tapahtumassasi tarjottavasta ruoasta.

Visuaaliset apukeinot

Keskity kampanjointisi visuaaliseen puoleen ja tee kuvista mahdollisimman houkuttelevia.

Aihetunnisteet

Hyödynnä sosiaalisen median ruokaan liittyviä aihetunnisteita, esimerkiksi #sushi ja #yummy.

Vaikuttajat

Yritä saada mukaan vaikuttajia, jotka voivat mainostaa tapahtumaasi omalle yleisölleen.

Pitopalvelu

Pyydä pitopalvelua markkinoimaan tapahtumaasi (ja heidän tarjoilujaan) omissa sosiaalisen median kanavissaan.

Ryhmät

Maksimoi näkyvyys ja tunnettuus mainostamalla tapahtumaasi yksittäisten henkilöiden lisäksi ryhmille.

Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan: markkinointi.
Markkinoi ruoka- ja juomatapahtumaasi sosiaalisessa mediassa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme koonneet oppaan, jossa kerrotaan tarkasti, miten ruoka- ja juomatapahtumaa kannattaa markkinoida. Tutustu siihen tarkemmin!

Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtumien markkinointi: täydellinen opas.

3. Ruoka- ja juomatapahtuman isännöiminen

Markkinointisi on saanut Instagramin täyttymään ruoanlaittotaitojasi esittelevistä otoksista. Seuraavaksi on aika osoittaa taitosi todeksi osallistujille.

Toimi näin tapahtumapäivänä:

Istumapaikat

Asettele pöydät ja järjestä istumapaikat aakkosjärjestykseen, jotta ne on helppo löytää.

Musiikki

Käytä musiikkia luomaan oikeanlainen tunnelma ruokateemallesi.

Turvallisuus

Varmista, että noudatat elintarvikehygieniaan liittyviä ohjeistuksia, että ruoka ei pilaannu ennen tarjoilua.

Tervehtiminen

Tervehdi osallistujia heidän saapuessaan, tarjoile pikkupurtavaa ja kerro tarkemmin menusta.

Seurustele vieraiden kanssa

Ota kontaktia, tee jokaisen osallistujan olo mukavaksi ja pidä keskustelu leppoisana.

Osallistujien kiittäminen

Kiitä vierailijoita osallistumisesta. Auta heitä tarvittaessa kuljetuksen ja majoituksen kanssa.

Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan: isännöiminen.
Harjoittele ruokien esillepanoa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Tässä oppaassa on käyty läpi vain muutamia niistä monista asioista, joita voit tapahtumapäivänä isännän roolissa tehdä. Tutustu alla olevaan oppaaseen, jossa kerrotaan täydellisenä isäntänä toimimisesta.

Lisälukemista: 24 vinkkiä ruoka- ja juomatapahtuman järjestämiseen.

4. Jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen

Pullot ja lautaset ovat tyhjentyneet, ja osallistujat ovat palanneet takaisin koteihinsa. On aika takoa, kun rauta on vielä kuumaa, kiittämällä vieraita osallistumisesta ja houkuttelemalla heitä mukaan tuleviin tapahtumiin.

Toimi näin tapahtuman jälkeisenä päivänä:

Arviointi

Arvioi, menikö kaikki suunnitelmien mukaisesti ja miten pitopalvelu onnistui.

Osallistujien kiittäminen

Kiitä jokaista ruoka- ja juomatapahtumasi osallistujaa sekä pitopalvelua (jos he tekivät työnsä hyvin).

Palaute

Samalla kun kiität vieraita osallistumisesta kysy, mistä he pitivät tapahtumassa eniten ja mikä olisi voinut mennä vielä paremmin.

Kannustimet

Houkuttele osallistujia mukaan seuraaviin tapahtumiisi esimerkiksi tarjoamalla alennuslippuja.

Datan analysointi

Tutki, miten hyvin sähköpostiviestisi, sosiaalinen media ja muu tekemäsi mainonta toimivat.

Liput

Laske myymäsi liput ja ideoi, miten voisit saada ensi kerralla myytyä niitä vielä enemmän (ellei tapahtumasi ollut loppuunmyyty).

Budjetti

Tarkista tapahtumasi taloudellinen tulos ja arvioi, oliko yhteistyö tapahtumapaikan ja pitopalvelun kanssa kannattavaa.

Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan: jatkotoimet.
Kiitä osallistujia ja kaikkia heitä, jotka osallistuivat tapahtuman järjestämiseen.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Palaute on kiistatta tehokkaimpia tapoja toiminnan kehittämiseen. Lue siis lisää siitä, miten voit saada vierailta palautetta sen jälkeen, kun olet kiittänyt heitä osallistumisesta.

Lisälukemista: Palautetta ruoasta: jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Ruoka- ja juomatapahtuman organisointi voi olla valtaisa urakka, mutta antamiamme ohjeita noudattamalla voit edetä asiassa yksi vaihe kerrallaan.

Tärkeimmät opit

Tässä ovat oppaan tärkeimmät opit, jotka voi kerrata aina suunnittelua aloitettaessa:

  • Ruoan ja sen lisukkeiden on oltava tapahtuman keskiössä.
  • Anna vieraillesi maistiaisia tapahtumasta keskittymällä mainonnan visuaaliseen puoleen.
  • Ole tapahtuman isäntä/emäntä sanan todellisessa merkityksessä ja pidä luontevaa keskustelua yllä.
  • Tee seuraavasta tapahtumastasi vieläkin parempi keräämällä mahdollisimman paljon palautetta.

Toivottavasti tästä oppaasta oli hyötyä! Jos sinulla on ideoita ja ajatuksia, joita haluaisit oppaaseemme lisätä, kirjoita ne alla olevaan kommenttiosioon!