12 Erityyppistä Tapahtumapaikkaa (Ja Kuinka Hahmottaa Paikan Kustannukset)

Jos olet lukenut oppaamme siitä, miten löydät tapahtumapaikan, olet todennäköisesti miettinyt, kuinka paljon rahaa sinun pitäisi varata siihen.

Tilojen vuokrahinnat vaihtelee yhtä paljon kuin niissä pidetyt erilaiset tapahtumat. Jotta voisimme ymmärtää, miten paikat hinnoitellaan, katsotaanpa ensin, minkä tyyppisiä paikkoja on olemassa.

12 yleisintä tapahtumapaikkaa

Tapahtumapaikka voi olla mikä tahansa paikka, jossa tapahtuma pidetään. (Siellä ei edes tarvitse olla seinää tai kattoa.) On kuitenkin olemassa tiettyjä paikkoja, jotka ovat ihanteellisia tapahtumiin.

Ota selvää, mikä niistä on paras seuraavaan tapahtumaasi.

1. Baarit, pubit ja klubit

Jos järjestät bileet tai live-esityksen, on tuskin paremmin sopivia paikkoja, kuin baarit ja klubit. Voit myös saada hyvän diilin, jos vuokraat ne päivällä.

Sopii parhaiten:bileisiin, livemusiikkiin, komedia-iltoihin ja tapasiltoihin.

2. Ravintolat

Voit varata yksityisen ruokasalin tai, jos tapahtuma on tarpeeksi suuri, varata koko ravintola.

Sopii parhaiten: Illallisiin, syntymäpäiviin, hääjuhliin, yrityskokouksiin ja ruokatapahtumiin.

3. Hotellit

Monissa hotelleissa on ravintoloita, baareja, juhlasaleja, konferenssihuoneita ja muita tapahtumapaikkoja, joten ne ovat ihanteellisia valintoja monenlaisiin tapahtumiin.

Sopii parhaiten: Bileisiin, illallisiin, ruokatapahtumiin, kokouksiin, konferensseihin, esityksiin, verkostoitumistapahtumiin ja hääjuhliin.

4. Konferenssikeskukset

Vaikka monet konferenssit pidetään hotelleissa, konferenssikeskukset ovat myös suosittu valinta. Niissä on kaikki tarvitsemasi AV-laitteet ja usein myös pitopalvelu.

Sopii parhaiten: Konferensseihin (ihan tosi), kokouksiin, esityksiin ja verkostoitumistapahtumiin.

5. Liikekeskukset

Liike- ja konferenssikeskusten välillä on tietty päällekkäisyys. Liikekeskukset keskittyvät yleensä päivittäisiin toimiin, kuten kokouksiin ja työskentelytiloihin.

Sopii parhaiten: Kokouksiin, verkostoitumistapahtumiin ja esityksiin.

6. Yhteisökeskukset

Kunnilla ja järjestöillä (kuten kirkoilla) on tiloja yksityiseen vuokraukseen. Tapahtumat eivät ehkä aina ole vaikuttavia, mutta näistä on mahdollista saada hyvä diili.

Sopii parhaiten: Kokouksiin ja yhteisötapahtumiin.

7. Urheiluseurat

Paikallisilla urheiluseuroilla, kuten golf-, jalkapallo- ja jääkiekkojoukkueilla, voi olla tiloja, joita seurat ovat valmiita palkkaamaan yksityisiä tapahtumia varten, jotta he voivat saada lisää tuloja jäsenilleen.

Sopii parhaiten: Urheiluun liittyviin tapahtumiin.

8. Taidegalleriat

Taidegalleriat ovat suurelta osin tyhjiä tiloja, joten taiteelle niissä on tilaa. Tämä antaa myös tilaa järjestää kaikenlaisia ​​tapahtumia, ja saatat pystyä neuvottelemaan hinnasta.

Sopii parhaiten: Työpajoihin, taiteilijoiden tapaamisiin ja verkostoitumistapahtumiin.

9. Akateemiset tilat

Urheiluseurojen tavoin akateemiset instituutiot tarvitsevat ylimääräistä rahaa. Huomaat, että monet koulut ja yliopistot vuokraavat mielellään osan tiloistaan ​​yksityisiin tapahtumiin.

Sopii parhaiten: Kirjoitustyöpajoihin, verkostoitumistapahtumiin ja esityksiin.

10. Kartanot

Jos etsit hienompaa paikkaa, joka ei ole kaikkien saatavilla, hanki kartano seuraavaan tapahtumaasi. Ne näyttävät uskomattomilta… mutta tulevat myös hintavaksi.

Sopii parhaiten: Häihin, illallisiin ja yritysten retriitteihin.

11. Stadionit ja areenat

Jos järjestät jättimäisen konsertin, johon tulee tuhansia osallistujia, stadionit ja areenat ovat paras veto. Huomaa kuitenkin, että ne tarjoavat myös pienempiä tiloja pienempiin tapahtumiin.

Sopii parhaiten: Urheilutapahtumiin, konsertteihin, komediaesityksiin, teatteriesityksiin ja esittelyihin.

12. Puistot ja kentät

Suuria paikkoja ulkona voidaan käyttää monenlaisiin tapahtumiin – ja niissä on runsaasti tilaa niiden järjestämiseen. Ota yhteyttä paikalliseen vapaa-ajan toimeen nähdäksesi, mitä puistoja tai kenttiä voit käyttää.

Sopii parhaiten: Markkinat, messut, festivaalit, konsertit, komediaesitykset ja teatteriesitykset.

Tilojen hinnoittelu

Kun olet päättänyt tapahtumapaikasta, on aika tarkastella eri hinnoittelutapoja. Kaikki paikat eivät veloita kiinteää maksua tilojen vuokraamisesta.

Alla on joitakin yleisimpiä hinnoittelutapoja.

1. Vuokraus

Vuokra on kiinteä maksu, jonka maksat sen mukaan, kuinka kauan tarvitset paikkaa. Voit yleensä vuokrata paikan muutaman tunnin, puolen päivän tai koko päivän ajaksi.

Voit maksaa vain 10 € tunnilta halvoista paikoista… tai jopa tuhansia euroja päivässä hienommasta paikasta.

Vuokraus voi olla pelkästään tilasta (ks. Alla 2) tai ne voivat sisältää teknisiä tai ruokailutarvikkeita. Kaikki riippuu siitä, mitä sovitte vuokraajan kanssa.

2. Pelkkä paikan vuokraus

Pelkkä paikan vuokraus on sama kuin vuokraus edellä, paitsi että siihen ei todella sisälly muuta kuin tila. Monissa tapauksissa tämä tarkoittaa, että siellä ei ole edes sisustusta.

Tämä on hyvä ratkaisu, jos haluat itse järjestää ruoan, juomat, sisustuksen ja tekniset laitteet. Laske kuitenkin etukäteen, säästätkö rahaa tällä tavalla.

3. Pakettihinta henkeä kohti

Pakettihinta henkeä kohti on hinnoittelutapa, joka kertoo kaiken olennaisen: maksat tietyn summan jokaisesta osallistuvasta henkilöstä.

Tämä tarkoittaa, että hinta sisältää tyypillisesti ruoat ja juomat. Pakettihinta henkeä kohti on yleensä välillä 30-100€/vieras.

4. Päivähinnat

Hotellit ja konferenssikeskukset, jotka keskittyvät yritystapahtumiin, tarjoavat päivähintoja. Nämä ovat aika lailla samassa hintaluokassa kuin pakettihinta henkeä kohti (katso #3).

Päivähinnat poikkeavat ​​siinä mielessä, että ne sisältävät usein myös AV-laitteita sekä muita tarvikkeita, joita osallistujilla saattavat tarvita, kuten kyniä ja muistivihkoja.

5. Vähimmäiskulutus

Monet hotellit, ravintolat, baarit ja klubit pyytävät sinulta vähimmäissummaa, jonka kulutatte. Tämä tarkoittaa, ettet maksa mitään tilan vuokrasta, mutta sinun on varmistettava, että vieraat käyttävät tietyn määrän rahaa.

Jos vieraasi ostavat omat juomat ja ruoan, tämä voi olla hyvä ratkaisu sinulle. Varmista vain, että ne eivät ole naurettavan kalliita.

Tämän hinnoittelutavan haittapuoli on siinä, että sinun on maksettava erotus, jos vähimmäiskulutus ei täyty. Vähimmäiskulutukset voivat vaihdella 200 eurosta viikonpäivinä tuhansiin euroihin viikonloppuna.

6. Vieraiden vähimmäismäärä

Jotkut paikat pyytävät vieraiden vähimmäismäärää vähimmäiskustannusten sijaan. Tämä on mahdollisesti vielä parempi tarjous kuin vähimmäiskulutus vaihtoehto.

Sinun on vain varmistettava, että sinulla on tietty määrä osallistujia. Paikan vuokraaja laskee, että jokainen vieras käyttää tarpeeksi rahaa kattamaan yleiskustannukset ja saa vielä voittoa.

Vähimmäiskulutuksen vaihtoehdon tapaan saatat joutua maksamaan erotuksen, jos et onnistu tuomaan tarpeeksi vieraita paikalle.

Vinkki: Lue tämä perusteellinen opas paikan hinnoittelusta saadaksesi paremman käsityksen siitä, kuinka paljon varata rahaa tapahtuman budjettiin.

Annetaan siis paikan metsästyksen alkaa…

Nyt kun tiedät, millaisia ​​tapahtumapaikkoja on olemassa ja minkälaisia ovat niiden hinnoittelutavat, sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet löytää ja neuvotella hyvä diili.

Jos sinulla on ensikäden kokemusta paikan vuokraamisesta, jota emme ole käsitelleet tässä artikkelissa, voit jättää meille vinkkejä alla oleviin kommentteihin!