Musiikkitapahtuman järjestäminen: onnistuneen keikan 5 edellytystä

Musiikkitapahtumiin on aina hienoa osallistua, mutta onnistunut keikka ei synny itsestään. Täytyy tietää, miten sellainen järjestetään. Luovuuden ja hauskanpidon taustalla on valtavasti organisointia ja suunnittelua.

Alla käydään läpi musiikkitapahtuman järjestämistä helpottavia vaiheita, annetaan hyödyllisiä vinkkejä ja kerrotaan hyvistä apuvälineistä.

Mitään suurta ja hienoa näissä vaiheissa ei ole, mutta kuka tahansa promotoija olisi samaa mieltä siitä, että mikä tahansa aikaa säästävä ja prosessia nopeuttava asia on tervetullutta.

1. Budjetin laatiminen

Budjetointi on luettelon ensimmäinen kohta hyvästä syystä, sillä käytettävissä oleva budjetti määrittää suurimman osan muista päätöksistä. Jos budjettia ei laadita, rahaa kuluu todennäköisesti liikaa.

Keikkaan ei kuitenkaan tarvitse kuluttaa omaisuuksia, sillä pubien takahuoneissa on järjestetty lukuisia legendaarisia keikkoja, joilla yleisöä ovat viihdyttäneet täysin tuntemattomat bändit.

Tärkeintä on selvittää, kuinka paljon rahaa tapahtumaan on mahdollista käyttää joutumatta puille paljaille. Onnistuneesta tapahtumasta voi jäädä itselle jopa voittoa tai ainakin menot ja tulot ovat suurin piirtein yhtä suuret.

 

Jokaisen keikan budjetti on hieman erilainen sen mukaan, kuinka paljon yleisöä toivotaan paikalle. Mikä on realistinen lippujen hinta? Budjetti ei saa koskaan ylittää sitä, mitä lipunmyynnistä arvioidaan saatavan tuloja, sillä siinä tapauksessa jäät tappiolle.

2. Sopivan keikkapaikan löytäminen

Ympäristöllä on valtava merkitys tunnelman luomisessa. Jotkut käyvät uskollisesti aina samoilla keikkapaikoilla, joten heille ympäristö on yhtä tärkeä kuin bändi.

Googlesta on tietenkin hyötyä keikkapaikkojen etsimisessä, mutta muitakin vaihtoehtoja on olemassa.

Voit käyttää apuna Venuefinderin kaltaisia verkkosivuja, joihin on kerätty valmiiksi tärkeitä yksityiskohtia esimerkiksi esteettömyydestä ja yhteistiedoista. On paljon myös muita kuin musiikkiin tarkoitettuja tapahtumapaikkoja, mutta silloin on varmistettava, että paikka soveltuu keikkojen pitämiseen. Muuten hukkaat vain aikaasi.

Toinen hyvä tapa on tutustua alueella järjestettäviin samankaltaisiin keikkoihin. Katso, millaisissa paikoissa niitä järjestetään. Tällä tavalla voit löytää sopivia paikkoja ja yhteyshenkilöitä. Bands in Town on esimerkki verkkosivustosta, johon on koottu tuhansia tapahtumia alueittain hakujen tekemistä varten.

Keikkapaikalla on luonnollisesti oltava kaikki tarvittavat palvelut, mutta siitä on löydyttävä myös tiettyä tunnelmaa, joka ei esimerkiksi konferensseissa ole tarpeen. Ota huomioon paikan kapasiteetti, palvelut, sijainti ja maine.

3. Bändien ja artistien varaaminen

Tämä vaihe liittyy kiinteästi keikkapaikan löytämiseen, sillä olet todennäköisesti suunnittelemassa musiikkitapahtumaa, koska mielessäsi on jo tiettyjä bändejä tai artisteja. Jos ei ole, varaudu haastavaan (mutta palkitsevaan) musiikkojen etsimiseen ja varaamiseen.

Musiikkitapahtuman koko on eräs huomioon otettava asia. Vasta uraansa aloittelevat bändit esiintyvät mielellään pubeissa ja klubeilla, koska pienet keikat ovat uran alussa hyvä tapa kerätä kokemusta.

Ei kannata käyttää omaisuuksia kalliisiin artisteihin, jos haluat aloittaa pienimuotoisista keikoista.

Pohdi, millaiset bändit saavat fanit saapumaan paikan päälle. Vähintään yhden illan esiintyjistä on pystyttävä houkuttelemaan paikalle runsaasti omia fanejaan. Kolmen tuntemattoman esiintyjän varaaminen 1000 hengen keikkapaikalle on katastrofaalinen yhdistelmä.

Bändien löytäminen edellyttää raakaa työtä erityisesti silloin, jos sinulla ei ole ketään tiettyjä esiintyjiä etukäteen mielessä.

Google-hauilla löytää keikka- ja hääbändejä, jotka esittävät kappaleista cover-versioita ja voivat olla hyvinkin kalliita. Sellaisia et välttämättä halua esiintymään omaan tapahtumaasi.

Paras tapa on mennä verkossa tai sen ulkopuolella paikkoihin, joissa muusikot viettävät aikaansa.

Internetin ulkopuolella

Katso keikkakalentereista, mitä bändejä lähelläsi on parhaillaan esiintymässä. Paikallisissa harjoitteluhuoneista ja tapahtumapaikoissa saa selville bändien nimiä ja genrejä. Kysele ystäviltäsi, erityisesti heiltä, jotka harrastavat musiikkia ahkerasti.

Internetissä

Twitter, Soundcloud ja Facebook ovat hyviä etsintäpaikkoja. Reverb Nation -palvelussa on toiminto, jonka avulla voit etsiä sijainnin mukaan. Sellaisesta on paljon hyötyä, jos haluat esiintyjiksi paikallisia bändejä. Lähetä artisteille viestejä ja kysy, miten heidät voi varata keikalle ja milloin he ovat käytettävissä.

Bands in Town on loistava palvelu tapahtumapaikkojen etsimiseen, mutta siellä on myös valtavasti keikkakalentereita. Voit käyttää niitä apuna sopivien bändien kartoittamisessa.

The unsigned guide on yksityiskohtainen ja hyödyllinen musiikkialan hakemisto ja tietolähde kaikille tällä alalla työskenteleville, sillä sivustolla on yli 70 ohjelmamyyjän yhteystiedot. Palvelu ei ole ilmainen, mutta jos todella haluat löytää nousevia kykyjä, 4,99 punnan kuukausimaksu on kannattava sijoitus.

Varaa bändejä, jotka soittavat keskenään samankaltaista musiikkia, jotta kohdeyleisösi on tyytyväinen. Esiintyjien etsiminen on aikaa vievää mutta mielenkiintoista.

4. Laitteiston ja tekniikan suunnitteleminen

On mahdollista, että sinun ei tarvitse huolehtia laitteistoista ja äänisuunnittelijoista keikkaa varatessasi, mutta asia on syytä tarkistaa.

Monissa keikkapaikoissa on oma PA-järjestelmänsä ja sen äänivastaavat, mutta selvitä se etukäteen. Selvitä myös, onko sinun palkattava henkilöitä tai laitteistoja.

Kysy aina esiintyjiltä, millaista laitteistoa he tarvitsevat ja mitä he eivät itse tuo keikkapaikalle. Varmista, kuka valmistelee laitteiston ja kuka hoitaa miksauksen keikkailtana. Selkeä viestintä on erittäin tärkeää.

Heat on the Street -sivustolla on tapahtumien tarkistuslista, joka auttaa pysymään ajan tasalla kaikista tuotantokustannuksista ja huomioon otettavista asioista.

5. Tapahtumalogistiikan suunnitteleminen

Logistiikka on varsin laaja aihealue, joka saattaa saada luovissa tapahtumasuunnittelijoissa aikaan kylmiä väreitä.

Tietyt asiat on aina suunniteltava hyvissä ajoin ennen keikkaa. Seuraavassa listassa on muutamia seikkoja, jotka on otettava hyvin järjestetyssä tapahtumassa huomioon. Varmista seuraavat asiat:

• Varaa keikkapaikka sellaiseksi päiväksi, joka sopii kaikille tapahtuman osapuolille, myös esiintyjille.
• Pidä huolta markkinointikanavista, kuten tapahtumasivuista, kutsuista ja julisteista.
• Määritä aikataulu keikkapäivää varten, esimerkiksi se, milloin esiintyjien ja muiden tarvittavien henkilöiden on saavuttava paikalle.
• Hanki paikalle järjestyksenvalvojia ja ovihenkilökuntaa pitämään huolta keikkapäivän lipunmyynnistä. (Varmista etukäteen, onko sinun tuotava keikkapaikalle omat työntekijäsi.)
• Noudata kaikkia terveyteen ja turvallisuuteen liittyviä ohjeistuksia ja sääntöjä. Tapahtumapaikka voi auttaa näissä asioissa, mutta sinun on pidettävä esiintyjät, työntekijät ja yleisö ajan tasalla. Tässä artikkelissa on hyviä vinkkejä turvallisen tapahtuman järjestämiseen.
• Huolehdi hinnoittelusta ja lipunmyynnistä. Lipunmyyntiä helpottavat huomattavasti Billetton kaltaiset verkkoalustat. Voit luoda useita erilaisia lippuluokkia ja määrittää lippujen enimmäismäärän, joten sinun ei tarvitse olla huolissasi siitä, että myyt lippuja liikaa.
• Tarkista mahdolliset aukioloaikoihin tai anniskeluun liittyvät rajoitukset. Määrittele pitävä lopetusaika. Luo aikataulu. Esiintyjät saattavat haluta pitkittää keikkaansa, mutta tee selväksi, ettei se ole mahdollista. Kerro heille, että PA-järjestelmä suljetaan tarvittaessa.

Kun perusasiat ovat kunnossa, keikasta tulee menestys.

Mitä enemmän musiikkitapahtumia suunnittelet, sitä paremmin huomaat, miten paljon huomioon otettavia asioita on. Yllä mainituilla vinkeillä pääset hyvin alkuun ja saat perusteet kuntoon.

Keikan lähestyessä on muistettava esimerkiksi markkinointi ja roudaajat. Blogissamme julkaistaan myöhemmin lisää artikkeleita musiikkitapahtumien markkinoinnista ja organisoinnista. Seuraa siis sivujamme!