Billetto Blog

Go out more.

musiikki tapahtuma

by on Vastaa

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan

Soundcheck, yksi-kaksi, yksi-kaksi. Tervetuloa täydelliseen musiikkitapahtuman oppaaseen!

Bändi soittaa yleensä 30–90 minuuttia, ja sitten keikka on ohi. Mutta tapahtuman järjestäjälle keikka alkaa paljon ennen bändin esitystä ja ei lopu siihen, että he poistuvat lavalta.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Mitä etsiä, kun varaat bändejä ja paikkoja.
  • Kaikki keinot, joilla voit mainostaa konserttia tai festivaalia.
  • Kuinka valmistella tapahtumapaikka bändille ja yleisölle.
  • Eri tapoja ylläpitää hypeä tapahtuman jälkeen.

1. Musiikkitapahtuman suunnittelu

Musiikkipaikkojen etsiminen voi tuntua kävelyltä puistossa, mutta ei aina ole helppoa löytää sopivia bändejä musiikkitapahtumalle.

Seuraavassa on neljä pääkohtaa, joista sinun pitäisi ottaa huomioon, kun järjestät musiikkitapahtuman:

Muusikot

Etsi ja varaa lahjakkaita ja luotettavia muusikoita, jotka vetävät puoleensa väkeä ja myyvät lippuja.

Tapahtumapaikka

Varaa paikka, jossa on riittävästi tilaa musiikin soittamiseen ja yleisölle.

Raideri

Kerää esiintyjiltä tietoa teknisistä vaatimuksista ​​ja muusta, mitä he tarvitsevat.

Budjetti

Laske, kuinka paljon sinun on maksettava esiintyjille ja paikalle tapahtuman budjetin luomiseksi.

Suunnittele musiikkitapahtuma huolellisesti.
Suunnittele musiikkitapahtuma huolellisesti.

Muista neuvotella sekä esiintyjien, että paikan omistajan kanssa niin, että sinulla on tarpeeksi rahaa mainoksiin ja lippujen myymiseen.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Voit lukea lisää siitä, miten etsiä, listata hyviä esiintyjiä ja neuvotella muusikoiden ja tapahtumapaikkojen kanssa, oppaassamme onnistuneen musiikkitapahtuman suunnitteluun.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman suunnittelu: 5 askelta onnistuneeseen keikkaan.

2. Musiikkitapahtuman mainostaminen

Musiikkitapahtumien mainostaminen on jotain, jossa useimmat bändit eivät ole kovin hyviä. Ammattimaisena tapahtuman järjestäjänä et tee samaa virhettä.

Varmista, että olet kattanut kaikki mainostuksen osa-alueet:

Visuaaliset apukeinot

Luo upeita grafiikoita tapahtumaan logolla ja bändien kuvilla varustettuna.

Flaijerit ja julisteet

Tulosta lentolehtisiä ja julisteita, jotta voit ripustaa ne tapahtumapaikan ja muiden sopivien paikkojen ulkopuolelle.

Taiteilijan mainostus

Pyydä esiintyjiä auttamaan mainostamisessa omien kanavien ja verkostojen kautta.

Lipunmyynti

Varmista, että tapahtuman löytämisen ja lipun ostamisenvälillä on mahdollisimman vähän vaiheita.

Sosiaalinen media

Luo tapahtumasivu Facebookiin ja mainosta esitystä muilla sosiaalisen median alustoilla.

Maksetut mainokset

Käytä maksullisia mainoksia asiaankuuluvissa aikakauslehdissä ja sosiaalisen median alustoilla, jotta voit lisätä tavoittamiesi ihmisten määrää.

Tapahtumalistaukset

Luettele musiikkitapahtuma kaikissa ilmaisissa tapahtumalistauksissa, jotka löytyvät verkossa.

Käytä kaikkia keinoja musiikkitapahtuman mainostamiseksi.
Käytä kaikkia keinoja musiikkitapahtuman mainostamiseen.

Jos sinulla ei ole budjettia kaikkien näiden reittien käyttämiseen, keskity niihin, jotka antavat sinulle parhaan mahdollisen tuoton sijoituksestasi.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Saat lisätietoja kustakin myynninedistämistavasta musiikkitapahtuman mainostusoppaassa. Lue se napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman mainostaminen: 7 huippuvinkkiä.

3. Musiikkitapahtuman isännöinti

Olet myynyt nipun lippuja (toivottavasti kaikki) ja nyt on aika vastata osallistujien odotuksiin. Aika astua MC:n rooliin!

Sinun on tehtävä seuraavat asiat musiikkitapahtumaa ennen varmistaaksesi, että se on onnistunut:

Tekninen laitteisto

Valmistele paikka ja varmista, että näyttämö, valaistus, ääni ja istuimet ovat paikallaan ja valmiita yleisölle.

Henkilöstö

Varmista, että tapahtumassa on riittävästi ääniteknikoita, ylimääräistä teknistä henkilökuntaa, ovihenkilöitä ja joku, joka tarkistaa liput.

Aikataulu

Tee aikataulu siitä, mitä tapahtuu, ja tulosta kopiot kaikille muillekin.

Työkalupakki

Ota mukaan työkalupakki, jossa on kitaran kieliä, XLR-kaapeleita, instrumentin virittimiä, korvatulppia, sähköteippiä, tusseja ja pyyhkeitä.

Raideri

Varmista, että sinulla on kaikki mitä tarvitset takahuoneeseen, mukaan lukien juomat, välipalat ja puhelimen laturit.

Varasuunnitelmat

Tee varasuunnitelma siltä varalta, että asiat menevät pieleen, kuten esimerkiksi jos bändi peruuttaa tai alkaa satamaan (ulkoilutapahtumat).

Viestintä

Pidä yhteydenpito sinun ja kaikkien muiden välillä selkeänä ryhmäkeskusteluiden avulla tai pidä briiffi tiimille.

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan: Siirry MC:n rooliin tapahtuman vetäjänä.
Astu MC:n rooliin kun vedät tapahtumaa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos on vielä osa-alueita, joista et ole vielä varma, katso meidän syväluotaavaa opasta musiikkitapahtuman järjestämisestä.

Lue lisää: Tästä tulee vielä hyvä ilta! 8 Vinkkiä Musiikkitapahtuman Isännöintiin.

4. Seuraavat askeleet musiikkitapahtuman jälkeen

Kun juhlat ovat kuolleet ja viimeinen rocktähti on lähtenyt paikalta, on aika pakata kamat. Mutta kun olet pakannut kaiken, on aika ylläpitää hypeä netissä seuraavaa keikkaa varten.

Seuraavassa on, mitä voit kirjoittaa tapahtuman jälkeiseen tehtäväluetteloon:

Palaute

Kysy keikan katsojilta palautetta siitä, miten he kokivat tapahtuman, jotta voit parantaa seuraavaa.

Suhteet

Hyödynnä tilaisuutta ammatillisten suhteiden rakentamiseen bändien, tilojen vuokraajien ja kaikkien myyjien kanssa.

Asiakkaan säilyttäminen

Käytä postituslistaa ja sosiaalista mediaa, jotta voit kannustaa vieraita (alennuskoodilla esimerkiksi) seuraavaan konserttiin.

Kylkiäiset

Toinen tapa rakentaa hypeä on tarjota palkintoja parhaasta tapahtumakuvasta.

Täydellinen opas onnistuneeseen musiikkitapahtumaan: Jaa kylkiäisiä tapahtuman jälkeen.
Jaa kylkiäisiä tapahtuman jälkeen.

Mitä tehdä seuraavaksi?

On monia tapoja, joilla voit pitää yhteyttä ihmisiin tapahtuman jälkeen. Tutustu yksityiskohtaisiin ohjeisiin siitä, mitä tehdä seurantavaiheessa.

Lue lisää: Musiikkitapahtuman jälkeinen seuranta: Kuinka ja miksi.

Tapahtuman päättäminen

Olet nyt niin valmistautunut tekemään musiikkitapahtuman, että yleisö kerjää uusintaa.

Tärkeimmät opetukset

Katsotaanpa tämän artikkelin keskeisiä kohtia:

  • Etsi luotettavia ja lahjakkaita bändejä, jotka voivat auttaa sinua myymään lippuja.
  • Käy läpi kaikki vaihtoehdot, kun kyse on tarjouksista – sekä verkossa että tosielämässä.
  • Tee täysi tekninen harjoitus tapahtumapäivänä, jotta kaikki toimii sujuvasti.
  • Tee seuranta keikan jälkeen, rakentaaksesi ammatilliset suhteet ja säilyttääksesi asiakkaasi.

Maailmassa on paljon musiikkipromoottoreita, mutta olet kilpailun yläpuolella, jos noudatat näitä vaiheita onnistuneeseen musiikkitapahtumaan

by on Vastaa

Seuranta musiikkitapahtuman jälkeen: miksi ja miten

On liian helppoa panna musiikkitapahtumalle piste sen loppumisen jälkeen. Kun yleisö on maksanut päästäkseen tapahtumapaikalle ja keikka on mennyt suunnitelmien mukaisesti, on houkuttelevaa ajatella, että mitään muuta ei enää tarvitse tehdä.

Älä ole yksi niistä tapahtumanjärjestäjistä, jotka lankeavat tähän ansaan.

Seurannasta musiikkitapahtuman jälkeen voi olla huomattavaa hyötyä. Voit sillä tavalla saada esimerkiksi toistuvia asiakkaita ja suunnitella tapahtumasi entistä paremmin seuraavalla kerralla.

Näitä asioita käsitellään tarkemmin tässä suunnittelua, markkinointia ja konsertin/keikan järjestämistä käsittelevän artikkelisarjan viimeisessä osassa.

1. Pyydä osallistujilta palautetta

Parhaat yritykset haluavat tietää, mitä mieltä asiakkaat ovat heidän tuotteistaan tai palveluistaan. Tapahtumanjärjestävät toimivat samalla tavalla. On useita syitä pyytää asiakaspalautetta.

Musiikkitapahtumissa asiakkaita ovat osallistujat, joten heidän mielipiteitään ei saa ohittaa. Palaute on merkittävä tapa arvioida tapahtumaasi kunnolla ja saada kehitysideoita seuraavaa tapahtumaa varten.

palautteen saaminen musiikkitapahtuman jälkeen
Keräämällä palautetta keikan jälkeen voit saada arvokasta tietoa seuraavaa kertaa varten.

On monia tapoja houkutella ihmisiä antamaan palautetta. Voit esimerkiksi tarjota alennusta seuraavasta keikasta tai mahdollisuuden voittaa palkinnon kyselyn täyttämisestä.

Vinkki: täältä löydät lisää ideoita palautteen saamiseen osallistujilta.

Mitä sinun kannattaa kysyä?

Kysy tapahtumasi kannalta hyödyllisiä ja tarkkoja kysymyksiä. Jos kysyt pelkästään, oliko yleisöllä hauskaa, on vaikea saada selville tarkempia syitä sen taustalla.

Yritä siis olla tarkempi. Voit käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

  • ”Millainen äänenlaatu oli asteikolla yhdestä kymmeneen?”
  • ”Miten pitkään jouduit jonottamaan?”
  • ”Oliko konsertti liian pitkä, liian lyhyt vai sopivan mittainen?”
  • ”Mistä esiintyjästä pidit eniten ja miksi?”
  • ”Oliko tapahtumapaikassa kaikki haluamasi palvelut?”

Pureudu tarkemmin olennaisiin yksityiskohtiin. Voit nyt kysyä kaikesta, mihin käytit aikaasi suunnitteluvaiheessa.

Jos suurin huolenaiheesi on musiikkiesityksen laatu, pyydä rakentavaa palautetta musiikillisesta kokemuksesta.

Vinkki: jos kysymysten keksiminen on hankalaa, aloita tapahtuman jälkeiseen kyselyyn sopivasta yleisestä kysymyslistasta.

2. Vahvista suhteitasi ammattilaisten kanssa

Toinen tärkeä osa musiikkitapahtuman seurantaa on debriefing eli jälkipuinti, jossa yleensä keskustellaan esiintyjien tai tapahtumapaikan henkilöstön kanssa.

suhteiden vahvistaminen ammattilaisiin
Menestyminen edellyttää suhteiden ylläpitämistä ammattilaisiin!

suhteiden vahvistaminen bändeihin

Jotkut tapahtumajärjestäjät kohtelevat bändejä kuin ne olisivat ”kertakäyttöisiä”, kuin he eivät aikoisi enää tehdä töitä heidän kanssaan uudestaan. Monet bändit kuitenkin esiintyvät samassa paikassa tai kaupungissa useita kertoja. On jopa esitetty, että esiintyminen kahdesti viikossa samassa kaupungissa voi olla hyvä asia.

Jos olet saanut menestystä bändin tai esiintyjän kanssa, pidä siitä kiinni!

Seuranta parantaa yhteistyön jatkumisen mahdollisuutta, mistä voi olla hyötyä kaikille osapuolille. Markkinoijien ja esiintyjien välinen viha-rakkaussuhde voi olla toisinaan kivikkoinen. Esiintyjät tarvitsevat luotettavia markkinoijia ja toisin päin. Seurantakeskustelusta voi olla monenlaista hyötyä.

Suhteiden vahvistaminen tapahtumapaikkoihin

On tärkeää pitää yllä hyviä suhteita tapahtumapaikkoihin, varsinkin jos haluat käyttää niitä jatkossakin. Selvitä yhdessä heidän kanssaan, mitä voisit ensi kerralla tehdä paremmin. Tapahtumapaikat ovat liittolaisiasi, joten yhteistyö heidän kanssaan tekee seuraavasta tapahtumastasi entistä paremman.

3. Pidä yllä asiakassuhteita

Ihmisiä, jotka suhtautuvat musiikkitapahtumiin pelkkänä bisneksenä, ei välttämättä katsota hyvällä, vaikka hyviä liiketoiminnan ammattilaisia alalla tarvitaankin. Asiakkaiden sitouttaminen on muoti-ilmaus, jonka luulisi sopivan paremmin johtokuntiin kuin green roomeihin, vaikka se on yhtä olennaista molemmissa tapauksissa.

Uusien osallistujien saaminen keikoille voi olla haastavaa, joten nykyisistä osallistujista on yritettävä pitää kiinni kaikin keinoin. Uusien asiakkaiden hankkiminen voi maksaa viisi kertaa enemmän kuin olemassa olevien pitäminen!

Yhteyden ottaminen osallistujiin

Seurantaa voi musiikkitapahtuman jälkeen tehdä tehokkaasti seuraavilla tavoilla:

  • Keikkatapahtumasivut (esimerkiksi Billettossa)
  • Tapahtumasivut Facebookissa tai muissa sosiaalisissa verkostoissa
  • Sähköpostilistasi

Sähköpostilistojen luominen on tehokasta vielä nykyäänkin, sillä se mahdollistaa tehokkaan viestinnän.

Lähettämällä seurantasähköpostia asiakkaillesi voit kertoa heille tulevista keikoistasi tai tapahtumistasi. Voit tarjota heille houkuttimeksi alennuksia tai muita tarjouksia.

Jos luulet, että tapahtumanjärjestäjillä ei ole tällaista vaikutusvaltaa, olet väärässä. Monet musiikkifestivaalit nimittäin myydään loppuun jo paljon ennen esiintyjien julkaisemista. Ihmiset luottavat brändeihin, ja jopa paikalliset markkinoijat voivat hyödyntää tätä ilmiötä.

Vinkki: tässä kätevässä oppaassa kerrotaan, miten saat kerättyä tapahtumassasi enemmän sähköpostiosoitteita.

4. Käytä seurantaa hyväksesi näkyvyyden lisäämiseen

Tässä kohtaa on jälleen syytä muuttua musiikinystävästä piinkovaksi bisnesammattilaiseksi.

Keikalla käynyt ja siitä nauttinut yleisö haluaa jakaa tapahtuman sosiaalisessa mediassa tai kertoa siitä ystävilleen. Tehtävänäsi on helpottaa tätä prosessia, jotta tulevat keikkasi saavat aikaan keskustelua.

Se toimii tehokkaana suosituksena järjestämäsi musiikkitapahtuman puolesta. Jos ihmiset näkevät sosiaalisesta mediasta, että heidän ystävillään on hauskaa, he haluavat varmistaa, että eivät jää siitä paitsi seuraavalla kerralla.

Ideoita kiinnostuksen herättämiseen

Kiinnostusta voi tapahtuman jälkeen herättää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Tarjoa palkinto parhaasta tapahtumassa otetusta valokuvasta.
  • Lataa ryhmäkuva ja pyydä yleisöä merkitsemään itsensä tai ystävänsä siihen.
  • Lataa videosisältöä ja kannusta osallistujia jakamaan sitä verkossa.
  • Jaa ilmaiseksi illan aikana käytettyjä esineitä, kuten nimikirjoituksella varustettuja soittolistoja tai rumpukapuloita.

Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan, miten tapahtuman osallistujia kannustetaan jakamaan valokuvia sosiaalisessa mediassa.

Seuraavat vaiheet

Hyödynnä seurannan tarjoamat mahdollisuudet. Muista, että olet mukana alalla pitkällä tähtäimellä. Siksi suhteiden ylläpitäminen on menestyksen kannalta elintärkeää tällaisella ihmiskeskeisellä toimialalla.

Musiikkitapahtuman jälkeinen seuranta auttaa rakentamaan omaa brändiä, kasvattamaan luottamusta ja markkinoimaan samalla seuraavaa keikkaa. Onnea matkaan!

by on Vastaa

Tästä tulee vielä hyvä ilta! 8 Vinkkiä Musiikkitapahtuman Isännöintiin

”Tästä tulee vielä hyvä ilta!” on jotain, mitä haluat kuulla paljon, kun isännöit musiikkitapahtumaa. Sinun täytyy uskoa, että itse tapahtumassa asiat loksahtavat kohdalleen. Auttaa, kun käyt läpi oikeat toimenpiteet. Selkeän suunnitelman tekeminen päivälle on välttämätöntä.

Tähän mennessä olet onnistunut suunnittelemaan ja mainostamaan musiikkitapahtumaa. Aika tarkastella, miten asiat etenee itse paikan päällä.

Vaikka on mahdotonta tehdä asiat tarkalleen, kuten paikan päällä, voit silti suunnitella illan ja varautua yllättäviin tapahtumiin. Käymme läpi nämä vinkit musiikkitapahtuman isännöintiin.

1. Tilan järjestely

Tapahtumaan varattu tila on sinun valtakuntasi. Tähän kuuluvat lava ja yleisöalue. Olitpa sitten käyttämässä pubin kellaria tai tuhatpaikkaisen tilaa, mieti, miten se on järjesteltävä (ja mitä sille tehdään).

Lava

Tila sisältää myös näyttämölaitteet. Jos paikan tekniikasta vastaavilla on oma tapansa tehdä asioita, se helpottaa taakkaasi huomattavasti. Jos näin ei ole, sinun ja henkilöstönne on järjesteltävä lava ja tehdä se valmiiksi esiintyjille.

Vinkki: Jos haluat ottaa huomioon näyttämön järjestelyn yleisön näkökulmasta, tarkista tämä artikkeli tapahtuman lavan järjestämisestä.

Valaistus

Jos sinun täytyy hankkia oma valaistus, mieti, haluatko tehdä sen itse vai palkata valaistukseen erikoistuneen firman.

Ääni

Järjestä se keikan ehdoilla. Tämä on kiistatta tärkein asia. Soundcheckillä on syynsä: Se on tarkin tapa varmistaa, että kaikki menee (ja kuulostaa) kuten pitäisi.

Vihje: Varmistaaksesi, että olet tarkastanut täydellisesti paikan äänet, tarkista tämä soundcheck opas.

Istumapaikat ja katsomo

Sinun pitäisi päättää hyvissä ajoin ennen keikkailtaa, onko tapahtumassa istuma- vai seisomapaikat. Tämän ratkaisee tapahtumapaikka. Konsertin tyyppi on myös osasyy. Metallikeikasta ei todennäköisesti tule kovin suosittu, jos siellä on istumapaikat. Metallifanit tarvitsevat yleensä tilaa.

Jos olet varannut orkesterin, asiakkaasi haluavat luultavasti istua.

Varmista vielä samana päivänä, että katsomo on valmiina hyvissä ajoin ennen kuin vieraat saapuvat. Tarkista, että turvallisuus, kuten aidat, on otettu huomioon.

Jos olet onnekas, paikan tekniikasta vastaavat pitävät huolen myös katsomon valmistelusta. Tämä tarkoittaa yhtä huolehdittavaa asiaa vähemmän sinulle.

2. Useammat kädet kytkevät valon

Älä tee sitä yksin. Vaikka olisit isännöimässä tapahtumaa pienessä mittakaavassa, sinun pitäisi pyytää apua. Ystävät tulevat auttamaan ilomielin. Varoita heitä, että jos jokin menee pieleen, he joutuvat hommiin.

Samoin on varmistettava, että tapahtumassa on asianmukainen henkilöstö, mukaan lukien:

  • Äänimies äänitekniikkaan
  • Asiantunteva henkilöstö laitteiden kuljettamiseen ja asentamiseen
  • Turvahenkilöt
  • Lipunmyyjät

Tarkista, mitä paikka tarjoaa ja mitkä näistä asioista ovat sinun vastuullasi. Henkilökunnan puuttuminen johtaa usein stressiin ja virheisiin. Jopa lääkärit tekevät enemmän virheitä paineen alla. Älä ota riskejä.

3. Pidä aikataulu käsillä

Pysy aikataulussa! Se tekee päivästäsi paljon vähemmän stressaavamman.

Sosiaaliset taidot ovat keskeisiä, kun järjestät tapahtumaa. Musiikkitapahtuma tarkoittaa luovia ihmisiä. Luovuuden ja epäjärjestyksen välillä on suuri yhteys, joten saatat joutua toimimaan ”äitinä” ja pitämään huolta heidän aikatauluistaan.

Jätä ylimääräistä aikaa

Jätä vähän ylimääräistä aikaa esitysten välille. Saavu aikaisin ja pyydä esiintyjiä tekemään samoin. Tee soundcheck ensimmäisenä ja yritä olla aina vähän edellä aikataulusta. Jokaisella on oma tapansa tehdä asioita, mutta soundcheckin pitäisi olla muutama tunti ennen esityksen alkua. Vaikka keikka alkaisikin klo 17.30, pyydä bändiä olemaan paikalla klo 17.00.

On myös tärkeää tarkistaa paikan aikarajat. Kuinka paljon aikaa voit käyttää? Mihin aikaa tapahtuman pitää päättyä? Määritä ne etukäteen.

4. Ota työkalupakki ja kriisipakkaus

On erittäin hankalaa lähteä etsimään jotain lyhyellä varoitusajalla. Ota työkalupakki (ota kirjaimellisesti työkalut, jos sinun tarvitsee korjata jotain). Täytä se tavaroilla, joita saatat tarvita hätätapauksessa.

Mitä pakkiin pitäisi laittaa?

Asioita, jotka pitäisi laittaa kriisipakkaukseen: ilmastointiteippi, laturit, rahaa, sakset, muistilaput, ensiapupakkaus jne.

Kriisipakkaukseen sisältyvät musiikkiin liittyvät tavarat ovat:

  • Varakielet kaikille instrumenteille
  • Varakaapelit, mukaan lukien XLR-kaapelit ja 1/4 liitäntäkaapelit
  • Viritin
  • Korvatulpat suojaamaan kuuloa, jos kaiuttimen lähellä on tehtävä muutoksia
  • Rumpukapulat
  • Varaparistot monitorijärjestelmiin, virittimiin ja muihin laitteisiin, jotka niitä tarvitsevat
  • Jatkojohto, jos tarvitset ylimääräisiä pistorasioita
  • Sähköteippi
  • Monitoimityökalu tai Sveitsin armeijan linkkuveitsi
  • Kolikot ja käteinen
  • Tussit, kynät, lyijykynät ja paperia
  • Pyyhkeet tai paperipyyhkeet

On olemassa skenaarioita, joissa kaikki nämä voivat olla käteviä musiikkitapahtuman aikana. Voit sovittaa kaiken yhteen pakkaukseen. Vaikka on olemassa asioita, joita voit saada lyhyellä varoitusajalla, oletetaan, että sinulla ei ole aikaa tehdä ostoksia.

Vinkki: Löydät luettelon tavaroista, joita saatat tarvita, tästä yleisesti tapahtuman suunnittelussa unohdettujen asioiden luettelosta.

Juoksupojat

Jos olet unohtanut jotain, juoksupojan hankkiminen voi käydä hyvin käteväksi. Jopa apulainen, jolla ei ole musiikillista asiantuntemusta, voi käydä ostamassa sakset, jos tarvitset niitä.

Vinkki: Tämä opas kattaa melko lailla kaiken mitä tarvitset lavalle ja auttaa sinua päättämään, mitä kriisipakkaukseen laitetaan.

5. Mieti, mitä muut tarvitsevat

Musiikkitapahtuman isäntänä sinun on oltava … noh, isäntä!

Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset katsovat sinua, kun he tarvitsevat jotain. Se ei tarkoita, että sinun täytyy huolehtia heistä kuten lapsista, mutta kaikkien tarpeiden huomioiminen on tärkeää.

Varmista esimerkiksi, että takahuoneessa on runsaasti vettä sekä välipaloja, latureita, jatkojohtoja, tee- ja kahvinkeittovälineet ja jotain ajankuluksi. Myös WiFi auttaa bändiä viihtymään.

Raideri

Monet järjestävät antavat esiintyjien päättää raiderista. Tämä listaa asioita, joita he haluaisivat tai odottavat olevan pukuhuoneessa.

Isoimmilla bändeillä ja taiteilijoilla raideri voi kuulua keikkasopimukseen. On paljon kuuluisia tarinoita yhtyeistä, jotka vain pitävät hauskaa ja jekuttavat vaatimuksistaan. (Tsekkaa esimerkki raidereista todellisilla kiertueilla.)

Tämä voi tulla kalliiksi. On mahdollista, että esiintyjä kokeilee onneaan ja kysyy korillista käsityöläisolutta tai kallista viskipulloa. Mutta raiderin avulla varmistat, että kaikki erityisruokavaliot otetaan huomioon. On myös suositeltavaa kysyä tekninen raideri. Tämä auttaa tekniikkaa selvittämään, mitä esiintyjät tarvitsevat.

Vinkki: Jos haluat lisätietoja raidereista ja siitä, miten hoitaa hommat taiteilijoiden kanssa, tutustu tähän oppaaseen.

6. Odota odottamatonta

Tämä ei ehkä kuulosta ”vinkiltä”, mutta neuvo on tärkeä. Mahdollisuus, että kaikki menee täydellisesti, on pieni, mutta se ei haittaa jos osaat ajatella luovasti.

Älä jumiudu vain yhteen ajatuksen siitä, miten tapahtuman täytyy mennä. Vastoinkäymiset ovat välttämättömiä. Esimerkiksi…

Bändi ei saavu paikalle

Bändi tai esiintyjä ei ehkä saavukaan paikalle. Joillakin muusikoilla on epäluotettavan maine. Tapahtumassa, jossa on useampi bändi, tämä ei ole niin suuri juttu. Jos menetät jonkun lyhyellä varoitusajalla, katso, voitko hankkia sooloartistin viime tippaan tai kysyä muita bändejä soittamaan pidempään.

Erimielisyydet ja riidat

Egotripit, erimielisyydet ja persoonien yhteenotot. Monet luovat ihmiset ovat melko suorasanaisia ​​ja jopa kapinallisia. Sosiaaliset taidot ovat välttämättömiä.

Laitteiden ongelmat

Laitteet voivat rikkoutua tapahtumapäivänä. Jos et ole valmistautunut, voi yksi rikkoutunut mikrofoni olla täysi katastrofi. Hanki varalta ylimääräisiä varusteita elintärkeisiin laitteisiin (katso #4), ja kysy, voitko käyttää samoja laitteita muiden kanssa, jos jotain menee pieleen.

Sairastumiset

Älä sulje pois sairauksia tai tapaturmia. Ensiapupakkaus voi olla tarpeen, jos bändi haluaa saada väkijoukon liikkumaan.

Pitkät jonot

Jos turvatarkastus on hidas ja ovella on pitkä jono, kysy voitko lähettää jonkun soittamaan ja viihdyttämään ihmisiä.

Huono sää

Jos sää on huono, ole valmis kuivaamaan lattiat mahdollisimman pian ja pidä huolta että vieraat eivät liukastu.

Vinkki: Tässä on loistava esittely asioista, jotka voivat mennä pieleen ja miten niistä selvitään.

7. Pidä viestintä selkeänä

Viestintä on avainasemassa! Varmista, että sinulla on tapa kommunikoida muiden kanssa koko päivän.

Viestinnän tulisi olla selvää tapahtuman suunnitteluvaiheessa, mutta asiat voivat lähteä käsistä nopeasti kun kaikki juoksevat ympäriinsä. Valitse ryhmäviestintäväline. Näin varmistat, että sinun ei tarvitse välittää viestejä useille ihmisille.

Ryhmäkeskustelut

WhatsApp on hyvä väline tähän. Tiimit ja työntekijät ovat tuottavampia ryhmäkeskustelun avulla. WhatsApp toimii kaikilla laitteilla, joten sen voi asentaa jokaiseen älypuhelimeen. Sen avulla myös tiedät, ovatko muut jo nähneet viestit.

Älä pommita ihmisiä liian paljolla tiedolla ryhmäkeskustelussa. Käytä sitä olennaiseen. Muutokset aikatauluun ja soittojärjestykseen, tärkeät turvallisuutta koskevat tiedot sekä tekniset tiedot. Näitä tulisi lähettää kaikille, jotta kukaan ei putoa kärryiltä.

Yksityiset asiat

Järjestäjänä sinun on myös kommunikoitava henkilökohtaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että kerrot bändille, jos heidän täytyy lopettaa tiettynä aikana tai sinun täytyy pyytää teknikkoa tarkistamaan viallinen laite. Pidä tämän tyyppinen viestintä pois ryhmäkeskusteluista.

8. Ole joustava, ole rauhallinen

Me tiedämme. Helpommin sanottu kuin tehty. Voi olla vaikeaa pysyä rauhallisena, mutta tapahtumien suunnittelu on erittäin vaikeaa, jos et ole.

Keskeinen taito tämän käsittelemiseksi on luova ongelmanratkaisu. Joustavuus voi olla vaikea taito oppia, etenkin, jos olet kontrollifriikki.

Mutta muista: Joustavuus ei tarkoita sitä, ettei sinulla ole suunnitelmaa. Se tarkoittaa sitä, että olet valmis joustamaan.

Vinkki: Saat vinkkejä stressin käsittelemiseen tutustumalla näihin erittäin hyödyllisiin vinkkeihin, miten pysyä rauhallisena tapahtuman aikana.

Tartu hetkeen

Haluamatta kuulostaa huoneentaululta, on tärkeää että sinusta tuntuu, että kaikki on hanskassa.

Jos jokin painaa mieltäsi etukäteen, tee kaikki mahdollinen korjataksesi ne.

Niinpä kun suuri päivä tulee, tiedät, että voit mennä ulos ja tehdä tapahtumasta menestyksekkään!

by on Vastaa

Musiikkitapahtuman järjestäminen: onnistuneen keikan 5 edellytystä

Musiikkitapahtumiin on aina hienoa osallistua, mutta onnistunut keikka ei synny itsestään. Täytyy tietää, miten sellainen järjestetään. Luovuuden ja hauskanpidon taustalla on valtavasti organisointia ja suunnittelua.

Alla käydään läpi musiikkitapahtuman järjestämistä helpottavia vaiheita, annetaan hyödyllisiä vinkkejä ja kerrotaan hyvistä apuvälineistä.

Mitään suurta ja hienoa näissä vaiheissa ei ole, mutta kuka tahansa promotoija olisi samaa mieltä siitä, että mikä tahansa aikaa säästävä ja prosessia nopeuttava asia on tervetullutta.

1. Budjetin laatiminen

Budjetointi on luettelon ensimmäinen kohta hyvästä syystä, sillä käytettävissä oleva budjetti määrittää suurimman osan muista päätöksistä. Jos budjettia ei laadita, rahaa kuluu todennäköisesti liikaa.

Keikkaan ei kuitenkaan tarvitse kuluttaa omaisuuksia, sillä pubien takahuoneissa on järjestetty lukuisia legendaarisia keikkoja, joilla yleisöä ovat viihdyttäneet täysin tuntemattomat bändit.

Budjetin laatiminen on tapahtumasuunnittelun olennainen osa.
Määrittele budjetti aina sopivaksi huolimatta siitä, millaista keikkaa olet suunnittelemassa.

Tärkeintä on selvittää, kuinka paljon rahaa tapahtumaan on mahdollista käyttää joutumatta puille paljaille. Onnistuneesta tapahtumasta voi jäädä itselle jopa voittoa tai ainakin menot ja tulot ovat suurin piirtein yhtä suuret.

 

Jokaisen keikan budjetti on hieman erilainen sen mukaan, kuinka paljon yleisöä toivotaan paikalle. Mikä on realistinen lippujen hinta? Budjetti ei saa koskaan ylittää sitä, mitä lipunmyynnistä arvioidaan saatavan tuloja, sillä siinä tapauksessa jäät tappiolle.

2. Sopivan keikkapaikan löytäminen

Ympäristöllä on valtava merkitys tunnelman luomisessa. Jotkut käyvät uskollisesti aina samoilla keikkapaikoilla, joten heille ympäristö on yhtä tärkeä kuin bändi.

Googlesta on tietenkin hyötyä keikkapaikkojen etsimisessä, mutta muitakin vaihtoehtoja on olemassa.

Voit käyttää apuna Venuefinderin kaltaisia verkkosivuja, joihin on kerätty valmiiksi tärkeitä yksityiskohtia esimerkiksi esteettömyydestä ja yhteistiedoista. On paljon myös muita kuin musiikkiin tarkoitettuja tapahtumapaikkoja, mutta silloin on varmistettava, että paikka soveltuu keikkojen pitämiseen. Muuten hukkaat vain aikaasi.

Toinen hyvä tapa on tutustua alueella järjestettäviin samankaltaisiin keikkoihin. Katso, millaisissa paikoissa niitä järjestetään. Tällä tavalla voit löytää sopivia paikkoja ja yhteyshenkilöitä. Bands in Town on esimerkki verkkosivustosta, johon on koottu tuhansia tapahtumia alueittain hakujen tekemistä varten.

Keikkapaikalla on luonnollisesti oltava kaikki tarvittavat palvelut, mutta siitä on löydyttävä myös tiettyä tunnelmaa, joka ei esimerkiksi konferensseissa ole tarpeen. Ota huomioon paikan kapasiteetti, palvelut, sijainti ja maine.

3. Bändien ja artistien varaaminen

Tämä vaihe liittyy kiinteästi keikkapaikan löytämiseen, sillä olet todennäköisesti suunnittelemassa musiikkitapahtumaa, koska mielessäsi on jo tiettyjä bändejä tai artisteja. Jos ei ole, varaudu haastavaan (mutta palkitsevaan) musiikkojen etsimiseen ja varaamiseen.

Bändien varaaminen on tärkeä osa musiikkitapahtuman sunnittelua,
sillä he ovat koko tapahtuman tarkoitus.

Musiikkitapahtuman koko on eräs huomioon otettava asia. Vasta uraansa aloittelevat bändit esiintyvät mielellään pubeissa ja klubeilla, koska pienet keikat ovat uran alussa hyvä tapa kerätä kokemusta.

Ei kannata käyttää omaisuuksia kalliisiin artisteihin, jos haluat aloittaa pienimuotoisista keikoista.

Pohdi, millaiset bändit saavat fanit saapumaan paikan päälle. Vähintään yhden illan esiintyjistä on pystyttävä houkuttelemaan paikalle runsaasti omia fanejaan. Kolmen tuntemattoman esiintyjän varaaminen 1000 hengen keikkapaikalle on katastrofaalinen yhdistelmä.

Bändien löytäminen edellyttää raakaa työtä erityisesti silloin, jos sinulla ei ole ketään tiettyjä esiintyjiä etukäteen mielessä.

Google-hauilla löytää keikka- ja hääbändejä, jotka esittävät kappaleista cover-versioita ja voivat olla hyvinkin kalliita. Sellaisia et välttämättä halua esiintymään omaan tapahtumaasi.

Paras tapa on mennä verkossa tai sen ulkopuolella paikkoihin, joissa muusikot viettävät aikaansa.

Internetin ulkopuolella

Katso keikkakalentereista, mitä bändejä lähelläsi on parhaillaan esiintymässä. Paikallisissa harjoitteluhuoneista ja tapahtumapaikoissa saa selville bändien nimiä ja genrejä. Kysele ystäviltäsi, erityisesti heiltä, jotka harrastavat musiikkia ahkerasti.

Internetissä

Twitter, Soundcloud ja Facebook ovat hyviä etsintäpaikkoja. Reverb Nation -palvelussa on toiminto, jonka avulla voit etsiä sijainnin mukaan. Sellaisesta on paljon hyötyä, jos haluat esiintyjiksi paikallisia bändejä. Lähetä artisteille viestejä ja kysy, miten heidät voi varata keikalle ja milloin he ovat käytettävissä.

Bands in Town on loistava palvelu tapahtumapaikkojen etsimiseen, mutta siellä on myös valtavasti keikkakalentereita. Voit käyttää niitä apuna sopivien bändien kartoittamisessa.

The unsigned guide on yksityiskohtainen ja hyödyllinen musiikkialan hakemisto ja tietolähde kaikille tällä alalla työskenteleville, sillä sivustolla on yli 70 ohjelmamyyjän yhteystiedot. Palvelu ei ole ilmainen, mutta jos todella haluat löytää nousevia kykyjä, 4,99 punnan kuukausimaksu on kannattava sijoitus.

Varaa bändejä, jotka soittavat keskenään samankaltaista musiikkia, jotta kohdeyleisösi on tyytyväinen. Esiintyjien etsiminen on aikaa vievää mutta mielenkiintoista.

4. Laitteiston ja tekniikan suunnitteleminen

On mahdollista, että sinun ei tarvitse huolehtia laitteistoista ja äänisuunnittelijoista keikkaa varatessasi, mutta asia on syytä tarkistaa.

Monissa keikkapaikoissa on oma PA-järjestelmänsä ja sen äänivastaavat, mutta selvitä se etukäteen. Selvitä myös, onko sinun palkattava henkilöitä tai laitteistoja.

Musiikkitapahtuman suunnitteleminen: oikean laitteiston hankkiminen
Varmista, että käytettävissä on sopivaa laitteistoa.

Kysy aina esiintyjiltä, millaista laitteistoa he tarvitsevat ja mitä he eivät itse tuo keikkapaikalle. Varmista, kuka valmistelee laitteiston ja kuka hoitaa miksauksen keikkailtana. Selkeä viestintä on erittäin tärkeää.

Heat on the Street -sivustolla on tapahtumien tarkistuslista, joka auttaa pysymään ajan tasalla kaikista tuotantokustannuksista ja huomioon otettavista asioista.

5. Tapahtumalogistiikan suunnitteleminen

Logistiikka on varsin laaja aihealue, joka saattaa saada luovissa tapahtumasuunnittelijoissa aikaan kylmiä väreitä.

Tietyt asiat on aina suunniteltava hyvissä ajoin ennen keikkaa. Seuraavassa listassa on muutamia seikkoja, jotka on otettava hyvin järjestetyssä tapahtumassa huomioon. Varmista seuraavat asiat:

  • Varaa keikkapaikka sellaiseksi päiväksi, joka sopii kaikille tapahtuman osapuolille, myös esiintyjille.
  • Pidä huolta markkinointikanavista, kuten tapahtumasivuista, kutsuista ja julisteista.
  • Määritä aikataulu keikkapäivää varten, esimerkiksi se, milloin esiintyjien ja muiden tarvittavien henkilöiden on saavuttava paikalle.
  • Hanki paikalle järjestyksenvalvojia ja ovihenkilökuntaa pitämään huolta keikkapäivän lipunmyynnistä. (Varmista etukäteen, onko sinun tuotava keikkapaikalle omat työntekijäsi.)
  • Noudata kaikkia terveyteen ja turvallisuuteen liittyviä ohjeistuksia ja sääntöjä. Tapahtumapaikka voi auttaa näissä asioissa, mutta sinun on pidettävä esiintyjät, työntekijät ja yleisö ajan tasalla. Tässä artikkelissa on hyviä vinkkejä turvallisen tapahtuman järjestämiseen.
  • Huolehdi hinnoittelusta ja lipunmyynnistä. Lipunmyyntiä helpottavat huomattavasti Billetton kaltaiset verkkoalustat. Voit luoda useita erilaisia lippuluokkia ja määrittää lippujen enimmäismäärän, joten sinun ei tarvitse olla huolissasi siitä, että myyt lippuja liikaa.
  • Tarkista mahdolliset aukioloaikoihin tai anniskeluun liittyvät rajoitukset. Määrittele pitävä lopetusaika. Luo aikataulu. Esiintyjät saattavat haluta pitkittää keikkaansa, mutta tee selväksi, ettei se ole mahdollista. Kerro heille, että PA-järjestelmä suljetaan tarvittaessa.

Kun perusasiat ovat kunnossa, keikasta tulee menestys.

Mitä enemmän musiikkitapahtumia suunnittelet, sitä paremmin huomaat, miten paljon huomioon otettavia asioita on. Yllä mainituilla vinkeillä pääset hyvin alkuun ja saat perusteet kuntoon.

Keikan lähestyessä on muistettava esimerkiksi markkinointi ja roudaajat. Blogissamme julkaistaan myöhemmin lisää artikkeleita musiikkitapahtumien markkinoinnista ja organisoinnista. Seuraa siis sivujamme!