Tästä tulee vielä hyvä ilta! 8 Vinkkiä Musiikkitapahtuman Isännöintiin

”Tästä tulee vielä hyvä ilta!” on jotain, mitä haluat kuulla paljon, kun isännöit musiikkitapahtumaa. Sinun täytyy uskoa, että itse tapahtumassa asiat loksahtavat kohdalleen. Auttaa, kun käyt läpi oikeat toimenpiteet. Selkeän suunnitelman tekeminen päivälle on välttämätöntä.

Tähän mennessä olet onnistunut suunnittelemaan ja mainostamaan musiikkitapahtumaa. Aika tarkastella, miten asiat etenee itse paikan päällä.

Vaikka on mahdotonta tehdä asiat tarkalleen, kuten paikan päällä, voit silti suunnitella illan ja varautua yllättäviin tapahtumiin. Käymme läpi nämä vinkit musiikkitapahtuman isännöintiin.

1. Tilan järjestely

Tapahtumaan varattu tila on sinun valtakuntasi. Tähän kuuluvat lava ja yleisöalue. Olitpa sitten käyttämässä pubin kellaria tai tuhatpaikkaisen tilaa, mieti, miten se on järjesteltävä (ja mitä sille tehdään).

Lava

Tila sisältää myös näyttämölaitteet. Jos paikan tekniikasta vastaavilla on oma tapansa tehdä asioita, se helpottaa taakkaasi huomattavasti. Jos näin ei ole, sinun ja henkilöstönne on järjesteltävä lava ja tehdä se valmiiksi esiintyjille.

Vinkki: Jos haluat ottaa huomioon näyttämön järjestelyn yleisön näkökulmasta, tarkista tämä artikkeli tapahtuman lavan järjestämisestä.

Valaistus

Jos sinun täytyy hankkia oma valaistus, mieti, haluatko tehdä sen itse vai palkata valaistukseen erikoistuneen firman.

Ääni

Järjestä se keikan ehdoilla. Tämä on kiistatta tärkein asia. Soundcheckillä on syynsä: Se on tarkin tapa varmistaa, että kaikki menee (ja kuulostaa) kuten pitäisi.

Vihje: Varmistaaksesi, että olet tarkastanut täydellisesti paikan äänet, tarkista tämä soundcheck opas.

Istumapaikat ja katsomo

Sinun pitäisi päättää hyvissä ajoin ennen keikkailtaa, onko tapahtumassa istuma- vai seisomapaikat. Tämän ratkaisee tapahtumapaikka. Konsertin tyyppi on myös osasyy. Metallikeikasta ei todennäköisesti tule kovin suosittu, jos siellä on istumapaikat. Metallifanit tarvitsevat yleensä tilaa.

Jos olet varannut orkesterin, asiakkaasi haluavat luultavasti istua.

Varmista vielä samana päivänä, että katsomo on valmiina hyvissä ajoin ennen kuin vieraat saapuvat. Tarkista, että turvallisuus, kuten aidat, on otettu huomioon.

Jos olet onnekas, paikan tekniikasta vastaavat pitävät huolen myös katsomon valmistelusta. Tämä tarkoittaa yhtä huolehdittavaa asiaa vähemmän sinulle.

2. Useammat kädet kytkevät valon

Älä tee sitä yksin. Vaikka olisit isännöimässä tapahtumaa pienessä mittakaavassa, sinun pitäisi pyytää apua. Ystävät tulevat auttamaan ilomielin. Varoita heitä, että jos jokin menee pieleen, he joutuvat hommiin.

Samoin on varmistettava, että tapahtumassa on asianmukainen henkilöstö, mukaan lukien:

• Äänimies äänitekniikkaan
• Asiantunteva henkilöstö laitteiden kuljettamiseen ja asentamiseen
• Turvahenkilöt
• Lipunmyyjät

Tarkista, mitä paikka tarjoaa ja mitkä näistä asioista ovat sinun vastuullasi. Henkilökunnan puuttuminen johtaa usein stressiin ja virheisiin. Jopa lääkärit tekevät enemmän virheitä paineen alla. Älä ota riskejä.

3. Pidä aikataulu käsillä

Sosiaaliset taidot ovat keskeisiä, kun järjestät tapahtumaa. Musiikkitapahtuma tarkoittaa luovia ihmisiä. Luovuuden ja epäjärjestyksen välillä on suuri yhteys, joten saatat joutua toimimaan ”äitinä” ja pitämään huolta heidän aikatauluistaan.

Jätä ylimääräistä aikaa

Jätä vähän ylimääräistä aikaa esitysten välille. Saavu aikaisin ja pyydä esiintyjiä tekemään samoin. Tee soundcheck ensimmäisenä ja yritä olla aina vähän edellä aikataulusta. Jokaisella on oma tapansa tehdä asioita, mutta soundcheckin pitäisi olla muutama tunti ennen esityksen alkua. Vaikka keikka alkaisikin klo 17.30, pyydä bändiä olemaan paikalla klo 17.00.

On myös tärkeää tarkistaa paikan aikarajat. Kuinka paljon aikaa voit käyttää? Mihin aikaa tapahtuman pitää päättyä? Määritä ne etukäteen.

4. Ota työkalupakki ja kriisipakkaus

On erittäin hankalaa lähteä etsimään jotain lyhyellä varoitusajalla. Ota työkalupakki (ota kirjaimellisesti työkalut, jos sinun tarvitsee korjata jotain). Täytä se tavaroilla, joita saatat tarvita hätätapauksessa.

Mitä pakkiin pitäisi laittaa?

Asioita, jotka pitäisi laittaa kriisipakkaukseen: ilmastointiteippi, laturit, rahaa, sakset, muistilaput, ensiapupakkaus jne.

Kriisipakkaukseen sisältyvät musiikkiin liittyvät tavarat ovat:

• Varakielet kaikille instrumenteille
• Varakaapelit, mukaan lukien XLR-kaapelit ja 1/4 liitäntäkaapelit
• Viritin
• Korvatulpat suojaamaan kuuloa, jos kaiuttimen lähellä on tehtävä muutoksia
• Rumpukapulat
• Varaparistot monitorijärjestelmiin, virittimiin ja muihin laitteisiin, jotka niitä tarvitsevat
• Jatkojohto, jos tarvitset ylimääräisiä pistorasioita
• Sähköteippi
• Monitoimityökalu tai Sveitsin armeijan linkkuveitsi
• Kolikot ja käteinen
• Tussit, kynät, lyijykynät ja paperia
• Pyyhkeet tai paperipyyhkeet

On olemassa skenaarioita, joissa kaikki nämä voivat olla käteviä musiikkitapahtuman aikana. Voit sovittaa kaiken yhteen pakkaukseen. Vaikka on olemassa asioita, joita voit saada lyhyellä varoitusajalla, oletetaan, että sinulla ei ole aikaa tehdä ostoksia.

Vinkki: Löydät luettelon tavaroista, joita saatat tarvita, tästä yleisesti tapahtuman suunnittelussa unohdettujen asioiden luettelosta.

Juoksupojat

Jos olet unohtanut jotain, juoksupojan hankkiminen voi käydä hyvin käteväksi. Jopa apulainen, jolla ei ole musiikillista asiantuntemusta, voi käydä ostamassa sakset, jos tarvitset niitä.

Vinkki: Tämä opas kattaa melko lailla kaiken mitä tarvitset lavalle ja auttaa sinua päättämään, mitä kriisipakkaukseen laitetaan.

5. Mieti, mitä muut tarvitsevat

Musiikkitapahtuman isäntänä sinun on oltava … noh, isäntä!

Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset katsovat sinua, kun he tarvitsevat jotain. Se ei tarkoita, että sinun täytyy huolehtia heistä kuten lapsista, mutta kaikkien tarpeiden huomioiminen on tärkeää.

Varmista esimerkiksi, että takahuoneessa on runsaasti vettä sekä välipaloja, latureita, jatkojohtoja, tee- ja kahvinkeittovälineet ja jotain ajankuluksi. Myös WiFi auttaa bändiä viihtymään.

Raideri

Monet järjestävät antavat esiintyjien päättää raiderista. Tämä listaa asioita, joita he haluaisivat tai odottavat olevan pukuhuoneessa.

Isoimmilla bändeillä ja taiteilijoilla raideri voi kuulua keikkasopimukseen. On paljon kuuluisia tarinoita yhtyeistä, jotka vain pitävät hauskaa ja jekuttavat vaatimuksistaan. (Tsekkaa esimerkki raidereista todellisilla kiertueilla.)

Tämä voi tulla kalliiksi. On mahdollista, että esiintyjä kokeilee onneaan ja kysyy korillista käsityöläisolutta tai kallista viskipulloa. Mutta raiderin avulla varmistat, että kaikki erityisruokavaliot otetaan huomioon. On myös suositeltavaa kysyä tekninen raideri. Tämä auttaa tekniikkaa selvittämään, mitä esiintyjät tarvitsevat.

Vinkki: Jos haluat lisätietoja raidereista ja siitä, miten hoitaa hommat taiteilijoiden kanssa, tutustu tähän oppaaseen.

6. Odota odottamatonta

Tämä ei ehkä kuulosta ”vinkiltä”, mutta neuvo on tärkeä. Mahdollisuus, että kaikki menee täydellisesti, on pieni, mutta se ei haittaa jos osaat ajatella luovasti.

Älä jumiudu vain yhteen ajatuksen siitä, miten tapahtuman täytyy mennä. Vastoinkäymiset ovat välttämättömiä. Esimerkiksi…

Bändi ei saavu paikalle

Bändi tai esiintyjä ei ehkä saavukaan paikalle. Joillakin muusikoilla on epäluotettavan maine. Tapahtumassa, jossa on useampi bändi, tämä ei ole niin suuri juttu. Jos menetät jonkun lyhyellä varoitusajalla, katso, voitko hankkia sooloartistin viime tippaan tai kysyä muita bändejä soittamaan pidempään.

Erimielisyydet ja riidat

Egotripit, erimielisyydet ja persoonien yhteenotot. Monet luovat ihmiset ovat melko suorasanaisia ​​ja jopa kapinallisia. Sosiaaliset taidot ovat välttämättömiä.

Laitteiden ongelmat

Laitteet voivat rikkoutua tapahtumapäivänä. Jos et ole valmistautunut, voi yksi rikkoutunut mikrofoni olla täysi katastrofi. Hanki varalta ylimääräisiä varusteita elintärkeisiin laitteisiin (katso #4), ja kysy, voitko käyttää samoja laitteita muiden kanssa, jos jotain menee pieleen.

Sairastumiset

Älä sulje pois sairauksia tai tapaturmia. Ensiapupakkaus voi olla tarpeen, jos bändi haluaa saada väkijoukon liikkumaan.

Pitkät jonot

Jos turvatarkastus on hidas ja ovella on pitkä jono, kysy voitko lähettää jonkun soittamaan ja viihdyttämään ihmisiä.

Huono sää

Jos sää on huono, ole valmis kuivaamaan lattiat mahdollisimman pian ja pidä huolta että vieraat eivät liukastu.

Vinkki: Tässä on loistava esittely asioista, jotka voivat mennä pieleen ja miten niistä selvitään.

7. Pidä viestintä selkeänä

Viestinnän tulisi olla selvää tapahtuman suunnitteluvaiheessa, mutta asiat voivat lähteä käsistä nopeasti kun kaikki juoksevat ympäriinsä. Valitse ryhmäviestintäväline. Näin varmistat, että sinun ei tarvitse välittää viestejä useille ihmisille.

Ryhmäkeskustelut

WhatsApp on hyvä väline tähän. Tiimit ja työntekijät ovat tuottavampia ryhmäkeskustelun avulla. WhatsApp toimii kaikilla laitteilla, joten sen voi asentaa jokaiseen älypuhelimeen. Sen avulla myös tiedät, ovatko muut jo nähneet viestit.

Älä pommita ihmisiä liian paljolla tiedolla ryhmäkeskustelussa. Käytä sitä olennaiseen. Muutokset aikatauluun ja soittojärjestykseen, tärkeät turvallisuutta koskevat tiedot sekä tekniset tiedot. Näitä tulisi lähettää kaikille, jotta kukaan ei putoa kärryiltä.

Yksityiset asiat

Järjestäjänä sinun on myös kommunikoitava henkilökohtaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että kerrot bändille, jos heidän täytyy lopettaa tiettynä aikana tai sinun täytyy pyytää teknikkoa tarkistamaan viallinen laite. Pidä tämän tyyppinen viestintä pois ryhmäkeskusteluista.

8. Ole joustava, ole rauhallinen

Me tiedämme. Helpommin sanottu kuin tehty. Voi olla vaikeaa pysyä rauhallisena, mutta tapahtumien suunnittelu on erittäin vaikeaa, jos et ole.

Keskeinen taito tämän käsittelemiseksi on luova ongelmanratkaisu. Joustavuus voi olla vaikea taito oppia, etenkin, jos olet kontrollifriikki.

Mutta muista: Joustavuus ei tarkoita sitä, ettei sinulla ole suunnitelmaa. Se tarkoittaa sitä, että olet valmis joustamaan.

Vinkki: Saat vinkkejä stressin käsittelemiseen tutustumalla näihin erittäin hyödyllisiin vinkkeihin, miten pysyä rauhallisena tapahtuman aikana.

Tartu hetkeen

Haluamatta kuulostaa huoneentaululta, on tärkeää että sinusta tuntuu, että kaikki on hanskassa.

Jos jokin painaa mieltäsi etukäteen, tee kaikki mahdollinen korjataksesi ne.

Niinpä kun suuri päivä tulee, tiedät, että voit mennä ulos ja tehdä tapahtumasta menestyksekkään!