4 tärkeää vinkkiä musiikkitapahtuman järjestämiseen

Erilaisiin musiikkitapahtumiin osallistuminen on monelle kesän kohokohta, mutta suurien festivaalien jatkuvasti kohoavat lippujen hinnat jättävät suuren osan faneista ulkopuolelle.

Siksi he menevät mieluummin pienempiin tapahtumiin, joissa esiintyy paikallisia artisteja ja ruoka ja juoma on (usein) halvempaa.

Oletko ajatellut järjestää oman musiikkitapahtuman? Edellisestä blogiartikkelistamme saat ideoita tehokkaaseen suunnitteluun. Kun olet saanut tapahtumajärjestelyt tehtyä, seuraavilla vinkeillä varmistat, että tapahtuma sujuu mahdollisimman mutkattomasti.

1. Kiinnitä huomiota markkinointiin sekä ennen ja jälkeen tapahtuman että sen aikana

Musiikkitapahtuman järjestäminen voi olla varsin stressaavaa ja rasittavaa, joten haluat tietenkin varmistaa, että kova työsi tuottaa myös tulosta. Mikään muu ei ole siinä tilanteessa yhtä tärkeää kuin tehokas markkinointi sekä ennen ja jälkeen tapahtuman että sen aikana.

Ennen tapahtumaa

Ennen tapahtumaa on tärkeää pitää osallistujat jännityksen vallassa. Päivitä säännöllisesti tietoja esiintyjistä ja muista heihin liittyvistä tiedoista. Haluat varmasti myös houkutella paikalle lisää väkeä. Päivitysten ja tuoreen sisällön jakaminen sosiaalisessa mediassa on loistava tapa saada yleisö innostumaan tapahtumasta.

Tapahtuman aikana

Videoi tapahtuman aikana mahdollisimman paljon yleisön reaktioita, osallistuvien esiintyjien livetallennuksia ja yleiskuvaa koko tapahtumapaikasta. Voit jopa vuokrata tapahtumaasi nostolavan tai telineitä, joiden avulla saa kuvattua elokuvista ja televisiosta tuttua korkealta otettua laajaa näkymää.

Ota myös huomioon tapahtumasi Instagram-kuvattavuus. Luo tapahtumapaikkaasi alueita, joissa osallistujat voivat ottaa ja julkaista kuvia, tai kehitä oma Snapchat-filtteri ja aihetunniste, jota osallistujat voivat jakaa.

Tapahtuman jälkeen

Kun sinulla on käytössäsi kattava valikoima tapahtuman aikana kuvattuja video-otoksia, niistä on runsaasti hyötyä tulevien tapahtumien markkinoinnissa. Osallistujat saavat niistä jaettavaa sisältöä, mikä lisää tapahtumasi tai verkkosivusi näkyvyyttä.

2. Pidä hiilijalanjälkesi pienenä

Kaikki ovat tietoisia ilmastonmuutoksesta. Hiilidioksidin määrä ilmakehässä kasvaa, merenpinta kohoaa ja jäätiköt sulavat. Yhä useammat ovat sen takia huolissaan omasta hiilijalanjäljestään ja planeettamme tulevaisuudesta.

Mikset siis ottaisi näitä asioita huomioon myös omassa tapahtumassasi? Hyödynnä erilaisia ekologisia tekniikoita, jotka auttavat pitämään tapahtumasi hiilijalanjäljen mahdollisimman pienenä. Seuraavassa on muutamia ideoita:

Luovu kokonaan lipuista

Ota käyttöön tapahtumasovellus, jotta osallistujien ei enää tarvitse huolehtia lippujen tulostamisesta etukäteen. Sekä sinulta että tapahtuman osallistujilta säästyy aikaa ja rahaa.

Käytä biohajoavia mukeja ja tuoppeja

Kenellekään ei tule yllätyksenä, että musiikkitapahtumissa juodaan usein paljon. Käyttämällä biohajoavia tuoppeja varmistat, että sinä ja osallistujat teette oman osanne yhteisen planeettamme hyväksi. Humaltuneet vieraat eivät halua etsiskellä roskiksia pitkien matkojen takaa, joten varmista, että niitä on tapahtumapaikassa runsaasti.

Vuokraa paikallisia food truck -autoja

Paikallisten ruoantarjoajien palkkaaminen pitää kuljetuskustannukset kurissa ja pienentää tapahtuman hiilijalanjälkeä. Jos ruoka-autoissa käytetään paikallisia raaka-aineita, myös paikallinen talous hyötyy.

Käytä energiatehokkaita valaistusvaihtoehtoja

Musiikkitapahtumissa käytetään paljon erilaisia valoja telttojen koristevalaistuksesta lavavaloihin. Teet oman osasi ympäristön eteen ja säästät samalla sähkölaskuissa, kun käytät energiatehokkaita polttimoita ja aurinkoenergialla toimivia vaihtoehtoja.

3. Organisoi esiintymiset huolellisesti

Musiikkitapahtuma on usein vain yhtä hyvä kuin sen esiintyjätkin, joten suunnittele se osa-alue tarkkaan. Organisoi myös esiintymisjärjestys huolella, sillä ei esimerkiksi ole hyvä idea laittaa rauhallista akustista lauluntekijää esiintymään vilkkaana lauantai-iltana. Paljon parempi vaihtoehto on energiaa pursuava bändi tai DJ.

Esiintyjien organisointi on helpommin sanottu kuin tehty, koska huomioonotettavia asioita on niin paljon. Musiikkitapahtuman järjestäminen ei ole pikku juttu.

Eläydy vierailijoidesi asemaan ja mieti, missä järjestyksessä itse haluaisit artistien esiintyvän. Varmista myös, että jätät riittävästi aikaa lavan valmisteluun, soundcheckeihin ja taukoihin esiintymisten välissä. Kukaan artisti ei halua valmistella esitystään kiireessä.

Jos esiintyjien löytäminen tuntuu vaikealta (tai tapahtumaasi on tullut viime hetken peruutuksia), käytä apunasi seuraavia verkkosivuja:

• The Unsigned Guide
• Reverb Nation
• Facebook

Reverb Nation -sivustolla on erittäin hyvät sijaintihakumahdollisuudet, joten artistien etsiminen omalta alueelta käy helposti.

4. Käytä laadukasta laitteistoa

On tietenkin tärkeää saada tapahtumaan parhaat mahdolliset esiintyjät, mutta ilman laadukasta laitteistoa kaikki voi mennä pahasti pieleen. Ota kaiuttimia asentaessasi huomioon tapahtumapaikan koko.

Varmista myös, että käytössäsi olevat mikrofonit, kaapelit ja muut äänentoistovälineet ovat riittävän laadukkaita. Kaikkien osallistujien on tärkeää kuulla esiintyjät kunnolla sekä lavan edestä että aivan takaa.

Vaikka useimmat esiintyjät tuovat mukanaan omat instrumenttinsa ja laitteistonsa, on järkevää pitää varalla omia perusäänentoistolaitteita hätätapauksia varten. Esiintyjille voi olla suurta apua esimerkiksi kitarankielistä, hihnoista, rumpukapuloista, kapoista tai plektroista.

Onnea matkaan!

Toivottavasti näistä musiikkitapahtuman organisointivinkeistä on hyötyä omien tapahtumiesi suunnittelussa. Jos sinulla on jo kokemusta musiikkitapahtumien järjestämisestä, jaa omat organisointivinkkisi alla olevassa kommenttiosiossa.

Kirjoittaja: Dakota Murphey luo sisältöä muutamille tapahtumateollisuuteen keskittyville sivustoille, kuten Billettolle.