Tapahtuman teeman valitseminen (ja mitä sisällyttää mukaan)

Jos olet tapahtumasi suunnitteluvaiheessa, pohdit ehkä, miten tapahtumalle valitaan sopiva teema.

Ei hätää, olemme ratkaisseet asian puolestasi.

Tämän artikkelin jälkeen tiedät, miten valita tapahtumallesi teema seuraavien ohjeiden mukaisesti:

• Ota huomioon tapahtumasi tarkoitus.
• Ota huomioon kohdeyleisösi.
• Etsi sopiva tapahtumapaikka.
• Pysy budjetissasi.
• Ota huomioon vuodenaika ja säätila.

Lisäksi artikkelissa käsitellään sitä, miten teeman voi sisällyttää seuraaviin asioihin:

• Tee kutsuista luovia.
• Rakenna tarina sosiaalisen median avulla.
• Luo tunnelmaa koristeluilla.
• Sovita ruoat ja juomat yhteen teeman kanssa.
• Varmista, että esiintyjät sopivat teemaasi.
• Järjestä hauskoja teemaan sopivia aktiviteetteja.

Saat lisäksi tietoa työkaluista, jotka auttavat sinut alkuun.

Tapahtuman teeman valitseminen

Ennen kuin valitset mitä tahansa satunnaista teemaa, kannattaa pohtia, miksi tapahtumalla ylipäätään pitäisi olla teema. Vetoaako se tavoiteyleisöösi?

Samalla on hyvä miettiä, millaisia rajoituksia teeman valitseminen asettaa. Tapahtumabudjetti voi olla yksi tärkeä määrittävä tekijä.

Alla luetellaan muutamia olennaisia asioita, jotka teemaa valitessa on syytä huomioida.

1. Tarkoitus

Ensimmäinen kysymys on, mikä tapahtumasi tavoite on. Hyväntekeväisyystapahtumalla ja katujuhlilla on erilaiset tavoitteeet.

Vinkki: tämä artikkeli auttaa tapahtuman tavoitteiden määrittämisessä, mikä helpottaa sopivan teeman valitsemista huomattavasti.

2. Yleisö

Teeman valintaa ohjaa myös se, millaista kohdeyleisösi tulee olemaan. Naamiaiset eivät välttämättä houkuttele liike-elämän ammattilaisia.

Vinkki: Kysymykset kuka, mitä, miksi ja missä auttavat sinua määrittelemään kohdeyleisösi. Rakenna teema tavoittelemasi kohdeyleisön ympärille.

3. Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikka rajoittaa mahdollisten teemojen valikoimaa, sillä rantajuhlia ei voi järjestää museossa. (Tai tietenkin voi, mutta…)

Tapahtumasi teeman on sovittava yhteen valitsemasi tapahtumapaikan kanssa. Varmista siis, että ne eivät ole ristiriidassa keskenään.

4. Budjetti

Budjetti on valitettavasti aina otettava huomioon. Miten paljon maksaa jonkin tietyn teeman rakentaminen? Riittääkö budjettisi siihen?

Eksoottiset paikat ja upeat koristeet tulevat nopeasti erittäin kalliiksi. Harkitse siis tarkoin budjettiasi teemaa valitessasi.

5. Vuodenaika

Sää saattaa vaikuttaa teemavalintaasi tapahtumasi tyypistä riippuen. Jos olet järjestämässä ulkoilmatapahtumaa, sade, tuuli tai lumikuuro voi yllättää.

Teeman ei kuitenkaan tarvitse mitenkään liittyä vuodenaikaan. Voisi olla sopivan erilaista järjestää aiemmin mainitut rantajuhlat sisätiloissa joulukuussa.

Mitä tapahtuman teemassa on otettava huomioon?

Kun olet löytänyt tapahtumallesi sopivan teeman, on aika pohtia, miten sitä voisi toteuttaa käytännössä. Onneksi vaihtoehtoja on runsaasti.

Mitä enemmän elementtejä teemasi sisältää, sitä suuremman vaikutuksen se yleisöösi tekee. Jännittävät kutsut, koristeet ja tarjoilut keräävät todennäköisesti enemmän jakoja sosiaalisessa mediassa.

Teemaavalintasi voi vaikuttaa esimerkiksi seuraaviin asioihin:

1. Kutsut

Anna tapahtumakutsuissa sopivasti esimakua valitsemastasi teemasta. Jos järjestät aarteenmetsästyksen, kutsuna voi käyttää esimerkiksi rypistynyttä aarrekarttaa.

Voit myös käyttää epätavallisia sähköpostiviestin otsikoita tai kirjoittaa viestin tiettyyn sävyyn.

Vinkki:täältä saat lisäinspiraatiota luoviin tapahtumakutsuihin.

2. Markkinointi

Teema on huomioitava myös tapahtuman markkinoinnissa. Sosiaalisessa mediassa voit rakentaa teeman avulla tarinan tapahtumasi ympärille.

Jos järjestät 1970-luvun discobileet, jaa kuvia upeista asuista tai pyydä ihmisiä jakamaan suosikkidiscobiisinsä ja aloita keskustelu niiden pohjalta.

3. Koristelu

Koristelu on tapahtumateeman tärkeimpiä osa-alueita, sillä tapahtumapaikka ja koristelu yhdessä auttavat luomaan oikeanlaisen tunnelman.

Halloween-teemaisilla illalliskutsulla voisi olla koristeena esimerkiksi haamuja, kurpitsoja ja pääkalloja. Vappujuhliin taas tarvitaan ilmapalloja.

Vinkki: näistä esimerkeistä saat lisää hyviä ideoita.

4. Ruoka ja juomat

Tapahtumatarjoilut ovat eräs erinomainen keino teeman toteuttamiseen, sillä ruoat ja juomat voivat olla koristeluntärkeimpiä elementtejä.

Esimerkiksi tarjoilutavassa voi käyttää omaa luovuuttaan. Havaiji-teemaisessa tapahtumassa piña coladaa voi tarjoilla vaikkapa ontoksi kaiverretusta ananaksesta.

5. Viihde

Tapahtumasi puhujien tai esiintyjien on oltava teeman mukaisia, esimerkiksi laulavia tonttuja joulujuhlissa.

Vinkki: jos et ole varma, millainen viihde sopii yhteen teemasi kanssa, pyydä apua teematapahtumiin erikoistuneesta ohjelmapalvelusta.

6. Aktiviteetit

Tapahtumaan voi sisällyttää viihdyttäviä aktiviteetteja. Aarteenmetsästyksen tapauksessa itse tapahtuma on tärkein aktiviteetti, jossa osallistujat voisivat pukeutua esimerkiksi merirosvoiksi.

Aktiviteettien on tietenkin sovittava yhteen teeman kanssa.

Vinkki:jos et meinaa keksiä hyviä ideoita, tästä aktiviteettilistauksestavoi olla apua.

Teeman valitsemisen apuvälineet

Jos kaipaat lisäinspiraatiota, on olemassa lukuisia verkkosivustoja, joista ideoita voi lähteä hakemaan.

1. Pinterest: visuaalisia teemaideoita

Pinterest on takuuvarma paikka, jos haet visuaalista inspiraatiota. Etsi tapahtumaideointiin keskittyneitä kokoelmia ja selvitä, miten muut ovat lähteneet toteuttamaan omia ideoitaan.

2. Hire Space: ideoita tapahtumapaikoiksi

Hire Space on hyödyllinen palvelu, jos etsit ikimuistoisia tapahtumapaikkoja. Sieltä löytyy jokaiseen teemaan soveltuvia tiloja konferensseista kesäjuhliin.

3. Home Cooked Happy: tarjoiluideoita

Home Cooked Happy -palvelusta löydät pitkän listan tarjoiluideoitaerilaisiin teematapahtumiin. Käytä niitä inspiraationa omalle teemallesi tai sekoittele ideoita oman mielesi mukaan.

Yhteenveto

Tapahtumalla ei tarvitse olla mitään erikoista teemaa, mutta sellainen tekee tapahtumastasi mieleenpainuvamman.

Vieraat myös kertovat sellaisesta tapahtumasta todennäköisemmin ystävilleen sosiaalisessa mediassa.

Muista leikitellä ideoilla ja teemoilla, jotta vaikutelma ei ole teennäinen.

Hyvää teemaideointia!