Billetto Blog

Go out more.

urheilutapahtuma.

by on Vastaa

Täydellinen Opas Onnistuneeseen Urheilutapahtumaan

Tervetuloa täydelliseen oppaaseemme onnistuneesta urheilutapahtumasta! Tässä käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta saat pallon liikkumaan, sukset luistamaan ja pisteitä kävijöiltä.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Miten suunnitella urheilutapahtuman jokainen osa-alue.
  • Mainostustavat myydäksesi paljon lippuja.
  • Sinun velvollisuutesi päivän emäntänä tai isäntänä.
  • Kuinka muuttaa osallistujat faneiksi.

1. Urheilutapahtuman suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa on kyse kokonaiskuvan luomisesta ja sen jälkeen asioiden korjaamisesta oikeille paikoilleen. Sinun tulisi laatia talousarvio ja aikataulu, sekä myös ajatella urheilijoita ja sponsoreita.

Katsotaanpa, mitä on mukana suunnitteluprosessissa:

Kokonaiskuva

Suunnitelman tulee sisältää tapahtuman tavoite ja toteutettavuus, kuinka paljon aikaa sinulla on sen tekemiseen, sekä mahdollisten urheilijoiden ja sponsoreiden rekrytointi.

Päivämäärä, aika ja paikka

Kun sinulla on suuri kuva hanskassa, on aika asettaa itsellesi aikarajat. Milloin voit varata paikan ja onko siellä kaikki tarvitsemasi tilat ja toiminnot?

Tarkista ja tarkenna

Kun olet asettanut itsellesi aikarajat, on aika katsoa, onko tekemääsi suunnitelmaa tarkistettava ja mukautettava.

Sponsorointi

Kun suunnitelma on valmiina, on aika etsiä rahoitus ja lähestyä mahdollisia sponsoreita.

Aikataulu

Aikatauluta kaikki, mitä päivän aikana tapahtuu, ja harkitse tapahtuman tekemistä perheystävälliseksi.

Tarvikkeet

Et voi vetää urheilutapahtumaa ilman tarvikkeita, joten kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset, kuten pallot, palkinnot, pillit ja tulostaulut.

Ensiapu ja turvallisuus

Nyt on myös hyvä aika ottaa huomioon urheiluun liittyviä riskejä ja miten aiotte selvitä niistä onnettomuuksien sattuessa.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Suunnittele aivan kaikki, mukaan lukien tarvikkeet.
Suunnittele aivan kaikki, mukaan lukien tarvikkeet.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme käsitelleet näitä kohtia yksityiskohtaisemmin urheilutapahtumien suunnittelun oppaassa.

Lue lisää: Urheilutapahtuman suunnitteleminen: 7 toimintakelpoista vaihetta.

2. Urheilutapahtuman mainostaminen

Urheilu on iso osa markkinointia, joten sinulla on paljon kilpailua tällä alueella. Mutta sinulla on myös paljon mahdollisuuksia saada sana leviämään monien eri kanavien kautta.

Nimi

Ennen tapahtuman mainostamista on tärkeää, että keksit mieleenpainuvan nimen tapahtumalle. Pidä huoli, että se on helppo muistaa ja kirjoittaa.

Julisteet

Julisteet toimivat hyvin tapahtuman mainostamisessa kuntosaleilla, urheiluhalleissa ja muissa paikoissa, joissa potentiaaliset osallistujat voivat nähdä ne.

Vaikuttajat

Riippumatta siitä, onko tapahtuma pieni ja paikallinen tai suuri turnaus, kannattaa hyödyntää vaikuttajia, jotka auttavat sinua mainostamisessa.

Sosiaalinen media

Luo tapahtumallesi nettisivut ja mainosta sitä netissä omalla hashtagillä, jotta ihmiset löytävät lisää tietoa siitä.

Sponsorit

Kaikki mukana olevat sponsorit mainostavat myös tapahtumaa, joten varmista, että puhut heidän kanssaan strategiasta.

Lipunmyynti

Elämästäsi tulee paljon helpompaa, jos käytät lipunmyyntisivustoatapahtuman mainostamiseen.

Ripusta julisteita paikkoihin, joissa potentiaaliset osallistujat näkevät ne.
Ripusta julisteita paikkoihin, joissa potentiaaliset osallistujat näkevät ne.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olet lukenut nyt lyhyen katsauksen niistä monista tavoista, joilla voit mainostaa urheilutapahtumiasi. Lue lisää urheilutapahtumien mainostamisesta artikkelistamme.

Lue lisää: 6 tehokasta strategiaa urheilutapahtuman mainostamiseen.

3. Urheilutapahtuman isännöinti

Tapahtumapäivä on varmasti kaikkein hektisin osa tapahtuman suunnittelua. Sinun on varmistettava, että jokaisella on hauskaa, tehdä tärkeitä ilmoituksia ja hallita riskejä.

Sää

Jos urheilutapahtuma on ulkona, varmista, että tarkistat päivän sääennusteen.

Briiffaus

Pidä tapahtumaryhmänne kanssa tapaaminen ja anna jokaiselle jäsenelle kopio tapahtuman aikataulusta.

Ensiapu ja turvallisuus

Tarkista, että teillä on olemassa ensiapupakkaus, ja joku, joka osaa käyttää sitä.

Tekninen laitteisto

Järjestä ja testaa kaikki tekniset laitteet, joita tarvitset ilmoitusten tekemiseksi, kuten mikrofoni ja äänijärjestelmä.

Urheiluvälineet

Laita valmiiksi kaikki urheiluvälineet, joita olet hankkinut, kuten maalit, pillit ja tulostaulut.

Virvokkeet

Varmista, että urheilijoilla on runsaasti vettä ja terveellisiä välipaloja saapuessaan.

Palkinnot

Palkinnot on kiillotettava ja laitettava esille siistiin järjestykseen.

Rekisteröinti

Pidä kirjaa, ketkä osallistuvat tapahtumaan asettamalla rekisteröintipöytä osallistujille ja urheilijoille.

Sisältö

Kaikki urheilufanit haluavat nähdä tapahtuman kohokohdat, joten varmista, että paikalla on joku ottamassa kuvia ja videoita.

Sosiaalinen media

Ilmoita hashtagistä selvästi, jotta osallistujat tietävät, mitä lisätä jakaessaan kuvia sosiaaliseen mediaan.

Palkintojenjakotilaisuus

Käytä puhujan taitojasi, kun palkitset voittajat.

Pakkaa

Varmista, että paikka on putipuhdas, kun tapahtuma on päättynyt ja jokainen on mennyt kotiin.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Varmista, että kaikki sujuu sääntöjen mukaisesti.
Varmista, että kaikki sujuu sääntöjen mukaan.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Urheilutapahtuman isännöinnissä on paljon, mitä pitää silmällä. Siksi olemme kirjoittaneet kattavan oppaan siitä, miten pidät stressin mahdollisimman alhaalla.

Lue lisää: 12 pistettä voitosta: Kuinka isännöidä urheilutapahtuma

4. Jatkotoimet urheilutapahtuman jälkeen

Peli saattaa olla ohi urheilijoille ja osallistujille, mutta ei sinulle tapahtuman järjestäjänä. Jatkotoimenpiteenä muistutat kaikkia, kuinka eeppinen tapahtuma oli.

Osallistujien kiittäminen

Ilman faneja, urheilijoita, sponsoreita ja tiimiäsi ei olisi tapahtumaa. Varmista, että kiität heitä kaikkia kunnolla siitä, että he tulivat ja auttoivat sinua.

Tapahtuman jälkeiset toimet

Nyt on aika jakaa kaikki hyvät materiaalit, jotka olet kerännyt tapahtuman aikana, sosiaaliseen mediaan ja postituslistalle.

Kerää palautetta

Kun keräät palautetta, muista kysyä täsmällisiä kysymyksiä, jotta saat arvokasta tietoa, jota voit käyttää seuraavan tapahtuman parantamiseen.

Arvioi

Kun palaute on kädessäsi, sinun tulee arvioida tapahtumaa kokonaisuutena yhdessä tiimisi kanssa.

Suunnitelma

Kun arviointi on tehty, sinulla on hyvät mahdollisuudet suunnitella seuraava urheilutapahtuma.

Täydellinen opas onnistuneeseen urheilutapahtumaan: Kiitä kaikkia osallistujia.
Kiitä kaikkia, jotka osallistuivat tapahtumaasi.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Voit lukea lisää, mitä erityisiä kysymyksiä kysyä kerätessäsi palautetta (ja paljon muuta) oppaassamme siitä, mitä jatkotoimia tehdä urheilutapahtuman jälkeen.

Lue lisää: Pysy tarkkana: Mitä jatkotoimia tehdä urheilutapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Maali! Olet nyt kerännyt kaikki tiedot, mitä tarvitset onnistuneen urheilutapahtuman vetämiseksi. Tunnetko olosi energiseksi? Sinun ainakin pitäisi!

Tärkeimmät opetukset

Seuraavassa on muutama tässä oppaassa käsitelty pääkohta:

  • Ota huomioon erityisesti aika ja raha, kun suunnittelet tapahtumaa.
  • Mainosta tapahtumaa niillä kanavilla, joissa urheilufanit käyvät pysyäkseen ajan tasalla.
  • Valmista ja delegoi mahdollisimman paljon asioita tapahtumapäivänä.
  • Kerää palautetta, jotta voit parantaa seuraavaa urheilutapahtumaa.

Siinä kaikki! Kerro meille, miten menee alla olevissa kommenteissa!

by on Vastaa

Alalla menestyminen: jatkotoimet urheilutapahtuman jälkeen

Urheilijat ovat lopettaneet kisansa, ja yleisö on poistunut paikalta. Saatat ehkä ajatella, että nyt voi vain ottaa rennosti, mutta se ei pidä paikkansa.

Työt nimittäin jatkuvat vielä sinun osaltasi.

On aika kääriä uudestaan hihat ja alkaa suunnitella jatkotoimia. Tapahtuman jälkeen sinulla on mahdollisuus vahvistaa suhdetta osallistujiin, saada heiltä arvokasta tietoa ja suunnitella tulevia urheilutapahtumia.

Noudattamalla viittä seuraavaa vaihetta saat osallistujista tosifaneja.

1. Kiitä osallistumisesta

Hyvin onnistuneen tapahtuman jälkeen on aika jakaa kiitoksia,

sillä tapahtuman järjestäminen vaatii monien tahojen panostusta: urheilijat, henkilöstö, sponsorit ja fanit. Kiitosten jakaminen heille on tärkeintä, mitä tapahtuman jälkeen voit tehdä, sillä se vahvistaa ja pitää yllä yhteistyösuhteita.

Varmista ensimmäiseksi, että hyödynnät sosiaalista mediaa. Kiitä siellä kaikkia heti tapahtuman jälkeen. Tviittaa, postaa Instagramissa ja jaa päivitys Facebookissa.

Lähetä osallistujille myös jotakin hieman henkilökohtaisempaa. Lähetä jokaiselle henkilökohtainen kiitoskirje tai -sähköpostiviesti, jos sinulla on siihen aikaa ja resursseja.

Osallistujat

Heitä varten olet koko tapahtuman järjestänyt, joten kiitä heitä tapahtuman onnistumisesta.

Kerro heille viestissäsi muun muun seuraavia asioita:

  • Kerro, kuinka mahtava tunnelma tapahtumassa oli.
  • Liitä mukaan kuvia ja muuta mediaa tapahtumasta.
  • Kerro heille tapahtuman luvuista, sillä urheilufanit rakastavat tilastotietoja.
  • Herätä kiinnostusta tulevia tapahtumia kohtaan esimerkiksi alennuksilla.

Urheilijat

Olivatpa he sitten juoksijoita, jalkapalloilijoita tai dartsin pelaajia, juuri heitä yleisö saapui seuraamaan.

Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:

  • Kiitä urheilijoita heidän upeista suorituksistaan.
  • Kerro, kuinka paljon yleisöä paikan päällä oli.
  • Kerro, että toivot näkeväsi heidät mukana myös tulevissa tapahtumissa.
Jatkotoimet urheilutapahtuman jälkeen: kiitä kaikkia osallistuneita.
Kiitä kaikkia osallistuneita.

Sponsorit

He auttoivat sinua tapahtuman järjestämisessä tarjoamalla tarvittavat resurssit.

Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:

  • Kiitä heitä osallistumisesta.
  • Lähetä heille kaikki mahdolliset osallistuja- ja talousluvut.
  • Kerro, että tapahtuma oli mahdollista vain heidän ansiostaan.
  • Kerro, että haluat tehdä yhteistyötä heidän kanssaan myös tulevaisuudessa.

Henkilöstö ja vapaaehtoiset

Ilman heidän panostaan tapahtumasta ei olisi koskaan tullut totta.

Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:

  • Kiitä heitä heidän vahvasta panoksestaan.
  • Kerro, että tapahtumasta tuli upea heidän ansiostaan.
  • Tarjoa heille kirjallista suositusta heidän seuraavaa tapahtumaansa varten.
  • Kerro, että toivot yhteystyön jatkuvan myös mahdollisissa tulevissa urheilutapahtumissasikin.

Vinkki: jos pelkäät kuulostavasi liian yleisluontoiselta, tutustu näihin luoviin tapoihin kiittää osallistujia.

2. Käytä sosiaalista mediaa myös tapahtuman jälkeen

Kun olet julkaissut tviittejä ahkerasti tapahtuman aikana, ei kannata lopettaa myöskään sen jälkeen. Koska kyseessä on urheilutapahtuma, julkaisut ovat erittäin tärkeitä.

Kaikki urheilutapahtumat tarvitsevat sosiaalista mediaa, sillä sen avulla fanien on helppo pysyä ajan tasalla.

Sisältöjen on oltava julkaisuvalmiina heti tapahtuman jälkeen, jotta fanit pääsevät kertaamaan tapahtuman parhaita paloja.

Voittomaalivideon jakamisesta voi hyvinkin riittää fanien keskuudessa juttua useiksi viikoiksi.

Käytä julkaisuissa vapaasti luovuuttasi:

Se on samalla erinomainen mahdollisuus lisämainontaan. Nyt on myös oikea aika myydä oheistuotteita, sillä fanit ostavat niitä enemmän silloin, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa.

Hyödynnä tämä tilaisuus ja markkinoi samalla seuraavaa tapahtumaasi. Jos kalenteriisi on jo merkitty seuraava ottelu, kerro yleisölle missä ja milloin se järjestetään.

3. Kerää palautetta

Palaute on äärimmäisen tärkeää tulevien tapahtumien kehittämisen ja suunnittelun kannalta.

Kerää palautetta sekä osallistujilta että urheilijoilta, sillä kaksi eri näkökulmaa auttaa kehittämään tapahtumaa paremmin.

Kysy seuraavia peruskysymyksiä:

  • Mikä tapahtumassa onnistui mielestäsi hyvin?
  • Viihdyitkö tapahtumassa?
  • Mitä sinun mielestäsi voisi tehdä vielä paremmin?
  • Mitä toivoisit tulevilta tapahtumilta?

Kysy myös tarkempia kysymyksiä, jotta saat oman toimintasi kannalta olennaisia vastauksia. Suunnittele omat kysymykset osallistujille ja urheilijoille.

Osallistujilta voi kysyä esimerkiksi seuraavia asioita:

  • Mitä mieltä olit tapahtumapaikasta?
  • Millainen näkyvyys istumapaikaltasi oli?

Urheilijoilta taas voi kysyä seuraavanlaisia kysymyksiä:

  • Mitä mieltä olit pukuhuoneista?
  • Saitko kaiken, mitä tarvitsit hyvään suoritukseen?

Tämä on tilaisuus saada palautetta sinulle tärkeistä asioista, mikä auttaa tekemään tulevista tapahtumistasi entistä parempia.

Vinkki: tässä oppaassa mainitut maksuttomat kyselytyökalut helpottavat palautteen keräämistä.

4. Arvioi

Kun kaikki on sanottu ja tehty, on aika arvioida tapahtuman onnistumista.

Keskustele avoimesti tiimisi kanssa, jotta saat tietää mahdollisista piilevistä ongelmista ja kuulet uusia ideoita.

Pohdi, mitä halusit saavuttaa ja mitkä tavoitteesi olivat. Miten hyvin tavoitteesi täyttyivät?

Oliko tavoitteesi myydä tuhat lippua? Kuinka monta loppujen lopuksi myit?

Jos lipunmyynti jäi tavoitteesta, selvitä, mitä kehitettävää siinä palautteen perusteella olisi. Tee kehityssuunnitelma palautteen perusteella.

Jatkotoimet urheilutapahtuman jälkeen: arvioi kaikkien panosta.
Arvioi kaikkien panosta.

Ehkä myit lippuja odotettua enemmän. Hyvää työtä! Selvitä seuraavaksi, millaisia toiveita ihmisillä on tulevaa varten. Luo suunnitelma, miten aiot näitä ideoita hyödyntää.

Pohdi logistiikkaan liittyviä haasteita ja sitä, mikä meni hyvin ja mikä taas vähän huonommin. Sopiko tapahtumapaikka tarkoitukseesi? Tee suunnitelma, miten näitä asioita voi kehittää seuraavalla kerralla.

Jokaisesta tapahtumasta oppii jotakin uutta, ja nyt on aika hyödyntää saadut opit.

Vinkki: tämä opas auttaa arvioimaan tapahtuman niin, että kaikki tärkeimmät asiat ja yksityiskohdat tulevat käydyksi läpi.

5. Suunnittele seuraavaa tapahtumaasi

Olet paljon aiempaa viisaampi ensimmäisen onnistuneen tapahtumasi jälkeen. Tässä vaiheessa on aika siirtää kaikki opitut asiat käytäntöön.

Palautteen ja arvioinnin perusteella olet tunnistanut olemassa olevat ja potentiaaliset ongelmakohdat. Uusien näkökulmien kautta voit tehdä seuraavasta tapahtumastasi isomman ja paremman.

Sen ei tarvitse olla täydellinen, mutta aina voi päästä vähän lähemmäs täydellisyyttä.

Vinkki: nämä tapahtumasuunnittelun verkkosivustot auttavat sinua seuraavan tapahtumasi kanssa.

Jaa kysymyksesi ja kokemuksesi

Jäikö jotain tärkeitä jatkotoimia kokonaan käsittelemättä? Kerro meille siitä alla olevassa kommenttiosiossa.

Jos sinulla on kokemusta urheilutapahtuman jälkeisistä toimenpiteistä, kerro meille siitä!

by on Vastaa

6 tehokasta strategiaa urheilutapahtuman markkinointiin

Toivot tietenkin, että tapahtumasi on täynnä kohdeyleisöäsi. Haluat heidän nauttivan tapahtumastasi ja osallistuvan myös tuleviin tapahtumiisi.

Se onnistuu vain, jos markkinoit tapahtumaa tehokkaasti yleisölle, jolle tapahtumasi teema ja tarkoitus soveltuvat.

Urheilutapahtumissa panokset ovat tavallistakin korkeammat. Osallistujien määrä ei ole pelkkä mittari vaan se määrittää suoraan, kuinka hyvin tapahtuma tulee menestymään. Katsojia ja osallistujia on oltava runsaasti.

Jos osallistuvia joukkueita on vain muutamia, tapahtumapaikka ei voi millään tulla täyteen.

Fanit ovat yhtä tärkeitä, eivät pelkästään katsojina vaan tärkeinä kilpailutunnelman luojina.

Miten siis tapahtumaa markkinoidaan tehokkaasti niin, että tavoitat juuri oikean yleisön?

Otetaan siitä selvää.

1. Anna tapahtumalle houkutteleva nimi

Tapahtuman markkinointi alkaa sen nimestä, sillä se luo ensivaikutelman mahdollisille osallistujille.

Pohdi nimeä rauhassa ja valitse sellainen, joka on iskevä ja vihjaa tapahtuman luonteesta.

Ideoi sopivia ehdotuksia tiimisi tai sponsoreidesi kanssa. Jos et meinaa keksiä mitään, käytä apuna urheilutapahtumien nimigeneraattoria.

Nimi saa olla yksinkertainen, sillä niin ovat myös Super Bowl, World Cup ja olympialaiset. Yksinkertaisesta nimestään huolimatta ne ovat tunnettuja brändejä kaikkialla maailmassa.

Vinkki:tutustu oppaaseen, jossa kerrotaan enemmän tapahtumanimien luomisesta.

2. Hyödynnä tapahtumajulisteita

Tänä digitaalisena aikana on helppo unohtaa julisteiden merkitys markkinoinnissa. Ne eivä tavoita yhtä suurta yleisöä kuin sosiaalisen median mainokset ja muut digitaaliset alustat, eikö totta?

Väärin.

Julisteet ovat yhä tehokkaimpia keinoja urheilutapahtumien markkinointiin, sillä vähintään 18 % julisteita nähneistä osallistuu mainostettavaan tapahtumaan.

Julisteet ovat edelleen loistava tapa urheilutapahtuman markkinointiin
Julisteille on yhä käyttöä. Erotu joukosta.

Julisteiden käyttämisestä on muutakin hyötyä:

  • Ne ovat useita muita painettuja mainoksia halvempia.
  • Ne jäävät helposti mieleen näyttävällä ulkoasullaan.
  • Julisteet markkinoivat tapahtumaa niin kauan kuin ne pysyvät paikoillaan.

Julisteita on tärkeää asettaa oikeille paikoille, jotta ne houkuttelevat oikeanlaista yleisöä. Kokeile esimerkiksi seuraavia paikkoja:

  • Stadionit
  • Kuntokeskukset
  • Urheiluhallit
  • Jalkapallokentät
  • Tenniskentät
  • Pesäpallokentät
  • Koulut
  • …ja niin edelleen

Kysy tapahtumasi sponsoreilta ja muilta edustajilta, millaista tietoa ja grafiikkaa julisteessa olisi hyvä olla.

Vinkki:jos et tee yhteistyötä graafisen suunnittelun ammattilaisen kanssa, käytä apunasi urheilutapahtumajulisteiden upeita mallipohjia.

3. Tee yhteistyötä vaikuttajien kanssa

Urheilufanit ja potentiaaliset osallistujat kiinnostuvat tapahtumastasi enemmän, jos he kuulevat siitä joltakin arvostetulta alan ihmiseltä.

Jos kyseessä on paikallinen urheilutapahtuma, vaikuttajia voivat olla paikalliset pelaajat, valmentajat, urheilutoimittajat tai jopa tunnetut fanit.

Ota selvää, onko olemassa keskustelufoorumeita tai sosiaalisen median ryhmiä, joissa tällaisilla henkilöillä on tapana keskustella. Liity foorumeihin ja selvitä, voisivatko he olla kiinnostuneita tapahtumasi markkinoinnista. Ehkä he voisivat levittää sanaa tapahtumasta omille faneilleen.

Jos kohteenasi on paljon laajempi yleisö, ota yhteyttä fitness-alan tai urheilun vaikuttajiin. Käytä apunasi oppaita, joissa kerrotaan urheilualan vaikuttajien tehokkaasta valitsemisesta ja yhteistyöstä.

Nimilistojen käyminen läpi käsin voi olla hankalaa ja raskasta. Onneksi on olemassa hakuportaaleja, jotka on tarkoitettu juuri tapahtumaasi sopivien vaikuttajien löytämiseen. Hakuportaalien avulla löydät omalle kohdeyleisöllesi ja tapahtumallesi sopivimmat vaikuttajat.

Kenen kanssa sitten päätätkin työskennellä, varmista, että heillä on tarkat tiedot tapahtumasta ja että he saavat sinuun tarvittaessa nopeasti yhteyden.

Vinkki:vie yhteistyö seuraavalle tasolle lukemalla, miten urheilualan vaikuttajien kanssa tehdään töitä tehokkaasti.

4. Markkinoi tapahtumaa sosiaalisessa mediassa

Kun markkinoit tapahtumaasi tärkeimmillä sosiaalisen median sivustoilla, tavoitat suuren yleisön.

Käytä urheilutapahtumasi markkinoinnissa apuna sosiaalista mediaa
Älä unohda urheilutapahtumasi markkinoinnissa sosiaalista mediaa.

Seuraavien vinkkien avulla markkinoit urheilutapahtumaasi tehokkaasti sosiaalisessa mediassa.

Suunnittele tapahtumalle verkkosivusto tai -sivu

Tapahtuman verkkosivusto tai -sivu tulee olemaan tärkein alusta markkinointiin ja potentiaalisen yleisön kanssa viestimiseen (lisätietoja on vaiheessa 6). Sen avulla voit myös julkaista räätälöityjä mainoksia Twitterissä, Facebookissa ja Instagramissa.

Luo selkeä mutta houkutteleva aihetunniste

Tapahtuman aihetunnisteen on oltava mieleenpainuva, sillä aihetunnisteet saavat aikaan keskustelua ja auttavat jäljittämään tapahtumaan liittyvää viestintää. Voit ehkä hyödyntää suosittuja urheiluun liittyviä aihetunnisteita, kuten

  • #sports
  • #training
  • #active
  • #football (tai jokin muu tapahtumaasi sopiva urheilulaji)

Vinkki:voit saada inspiraatiota tutustumalla aihetunnisteiden merkitykseen urheilussa.

Järjestä kilpailuja, joissa palkintoina on lippuja tai tavaroita

Kilpailujen järjestäminen ja lippujen antaminen palkintoina on hyvä tapa saada lisää osallistujia ja lisätä ihmisten tietoisuutta tapahtumasta. Voit myös tehdä yhteistyötä sponsoriesi kanssa ja antaa palkintoina brändättyä tavaraa. Sopivia myynti-ideoita voivat olla esimerkiksi seuraavat:

  • Urheiluvaatteet
  • Urheiluvaatteet
  • Vesipullot
  • Kuntoilurannekkeet
  • Aurinkotuolit

Vinkki:voit halutessasi tilata urheiluaiheeseen sopivaa kampanjointitavaraa, jossa on tapahtumasi tai tuotemerkkisi logo.

Herätä kiinnostusta julkaisemalla ennakkomateriaalia

Tulevasta urheilutapahtumasta voi julkaista ennakkosisältöä seuraavissa muodoissa:

  • Videokuvaa kulissien takaa laitteistojen ja tapahtumapaikan valmistelusta
  • Tärkeimpien pelaajien ja osallistujien haastattelut
  • Kilpailevien joukkueiden ja pelaajien vertailut
  • …ja niin edelleen

Jos olet olet mukana Facebookissa (ja mikset olisi), tutustu markkinointivinkkeihin Facebookin urheilufaneille.

Vinkki: voit automatisoida sosiaalisen median hallinnan maksuttomilla työkaluilla.

5. Sponsorit voivat järjestää omia erillisiä kampanjoitaan

Urheilutapahtumien markkinointi ei tarkoiteta sitä, että sponsoreita hyödynnettäisiin pelkästään tapahtumien aikana.

Sponsorit voivat myös järjestää markkinointikampanjoita ja tehdä sillä tavalla tapahtumaa tunnetummaksi. Sponsorit ovat usein taitavia luomaan kiinnostusta tapahtumiaan kohtaan ja markkinoimaan omaa brändiään.

Urheilutapahtuman markkinointi sponsorien avulla
Sponsorit voivat olla urheilutapahtumien markkinoinnissa hyvinkin tehokkaita.

Useimmilla sponsoreilla on oma markkinointistrategiansa, mutta voit silti tehdä heidän kanssaan yhteistyötä.

Anna heille pääsy sosiaalisen median, vaikuttajien ja lipunmyyntipalveluiden sivustoille sekä muihin markkinoinnissa tärkeisiin paikkoihin.

Sponsorit voivat joko markkinoida koko tapahtumaa tai sen joitakin osa-alueita tai urheilijoita sen mukaan, mitä olette sopineet.

Vinkki: jotta tällainen rinnakkaismarkkinointi olisi mahdollisimman tehokasta, varmista, että sinun ja sponsoriesi markkinoinnissa on yhteinen viesti.

6. Hyödynnä verkossa toimivia lipunmyyntipalveluita

Lippujen ostaminen jostakin tietystä fyysisestä paikasta voi olla joskus hankalaa. 69 prosenttia Ison-Britannian väestöstä kertoisi osallistuvansa enemmän erilaisiin tapahtumiin, jos vain liput voisi ostaa verkosta. Voit siis saada tapahtumallesi enemmän yleisöä, jos he voivat ostaa liput verkkoalustan kautta.

Lisäksi paperisten lippujen myyminen vie paljon aikaa ja resursseja. (Ota huomioon, että lipunmyyntitiedot on tarkastettava tapahtuman jälkeen.)

Prosessi helpottuu huomattavasti, jos lippuja myydään luotettavassa verkkolipunmyyntipalvelussa. Tällaiset sivustot myös markkinoivat tapahtumaasi olemassa olevalle yleisölleen.

Varmista, että lipunmyyntisivuston tai -sovelluksen tiedot ovat mukana kaikessa markkinointimateriaalissasi.

Vinkki:lisävinkkejä urheilutapahtuman markkinointiin voi saadatutustumalla fitness-alan parhaisiin markkinointikampanjoihin.

Markkinoi laajasti mutta viisaasti

Näiden strategioiden tunteminen on vasta ensimmäinen askel markkinoinnin onnistumisessa, sillä strategioita on osattava soveltaa luovasti. Hyödynnä tehokkaasti kaikki eteen tulevat markkinointimahdollisuudet.

Jos tapahtumaasi esimerkiksi rekisteröityy joku kuuluisa urheilija tai joukkue, pohdi, voisitko käyttää heidän nimeään markkinoinnissa (heidän luvallaan tietysti).

Näillä vinkeillä markkinoit urheilutapahtumaasi tehokkaasti pienelläkin budjetilla.

Jos osaat yhdistellä markkinointistrategioita sopivalla tavalla, houkuttelet tapahtumaasi mukaan kuuluisia urheilijoita ja tarpeeksi faneja pitämään tunnelmaa yllä.

by on Vastaa

Urheilutapahtuman suunnitteleminen: 7 toimivaa vaihetta

Hyvä urheilutapahtuma tarjoaa monenlaisia etuja yhteisölle. Voit hyödyntää tapahtumaasi varainkeruuseen, tietoisuuden lisäämiseen ja yhteisön yhtenäisyyden vahvistamiseen.

Hankalinta on tapahtuman suunnitteleminen, sillä kaikki on pidettävä hallinnassa idean saamisesta tapahtuman jälkeiseen analyysiin.

Se voi olla todella haastavaa, varsinkin jos sinulla ei ole aikaisempaa kokemusta tai jos tapahtumaan sisältyy monenlaisia urheiluaktiviteetteja.

Haluat varmaankin tapahtumasi olevan menestys? Toimi seuraavalla tavalla.

1. Valmistele yksityiskohtainen suunnitelma

Tee suunnittelu huolellisesti. Jotta se onnistuu, suunnittelussa on oltava mukana asiantuntijoita. Hanki itsellesi luotettavien vapaaehtoisten ja osaajien tiimi.

Tässä vaiheessa on kiinnitettävä huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

  • Tapahtuman tavoite
  • Toteutettavuus
  • Tapahtumaan liittyvä lainsäädäntö
  • Käytettävissä oleva aika (yksi päivä, pari päivää, viikko ja niin edelleen)
  • Karkea budjettiarvio
  • Arvioitu osallistujamäärä
  • Mahdolliset sponsorit, jos tarvitset sellaisia

Vinkki:voit saada inspiraatiota Kent Sportsin urheilutapahtumien tarkistusluettelosta.

2. Määrittele päivämäärä, aika ja paikka

Se on olennaisempaa kuin useammat ymmärtävätkään. Huomioon otettavia asioita on runsaasti.

Millainen sää mahtaa olla? Saapuvatko kaikki osallilstujat paikalle? Onko sinulla riittävästi aikaa saada kaikki järjestettyä? Järjestetäänkö lähistöllä muita urheilutapahtumia, jotka saattaisivat haitata omaa tapahtumaasi?

Käytä suunnitteluun runsaasti aikaa, sillä se kannattaa.

Urheilutapahtuma aika
Pidä huolta aikataulusta.

Ota seuraavaksi yhteyttä haluamiesi tapahtumapaikkojen hallintoon ja kysele niiden saatavuutta.

Varmista ennen sopimuksen allekirjoittamista, että tapahtumapaikassa on kaikki tarvitsemasi tilat ja palvelut. Varmista, että sinulla on lupa käyttää niitä. Jos uimisen on tarkoitus olla yksi tapahtumasi pääaktiviteeteista, älä varaa tapahtumapaikkaa, jossa ei ole uima-allasta.

Tarkista, onko naisille ja miehille omat pukuhuoneet. Tai voit ehkä muuttaa olemassa olevat tilat väliaikaisesti tähän tarkoitukseen sopivaksi.

Vinkki: neuvoja sopivan päivämäärän valitsemiseen on tässä oppaassa.

3. Parantele alkuperäistä suunnitelmaa

Tähän saakka suunnittelussa on keskitytty asiantuntijoiden ja vapaaehtoisten kanssa pidetyssä alkupalaverissa saatuihin karkeisiin ideoihin.

Kun päivämäärä ja tapahtumapaikka on valittu, on aika tarkentaa suunnitelmaa esimerkiksi määritellä yksityiskohtaisempia asioita, kuten pelattavia kilpailuja.

Käytetään esimerkkinä jalkapalloa. Järjestetäänkö pelit pudotuspelinä? Pelataanko ottelut täysimittaisina vai mukautettuina? Kuinka monta joukkuetta tulee olemaan?

Toimi samalla tavalla kaikkien järjestämiesi urheiluaktiviteettien kohdalla. Keskittymällä yksityiskohtiin saat tarkemman kuvan siitä, millaisia välineitä ja palveluja tarvitset.

Toimit tehokkaammin, kun teet listan tarvitsemistasi tarvikkeista ja niiden hinnoista. Kun apunasi on luettelo, et unohda mitään tärkeää.

4. Vakuuta sponsorit tapahtumastasi

Nyt sinulla on yksityiskohtainen suunnitelma ja budjetti. Nyt on hyvä aika alkaa lähestyä valitsemiasi sponsoreita. Kerro heille tapahtumasta, sen tavoitteista, miksi haluat juuri heidät sponsoreiksi ja mitä toivot heiltä.

Virheisiin ei ole varaa. Monilla eri asioilla, kuten viestintätyylilläsi, lähestymistavallasi, luotettavuudella ja täsmällisyydellä, on merkitystä. Varmista, että kerrot selkeästi, mitä sponsoriltasi haluat. Ole valmis perustelemaan toiveesi.

On aina mahdollista, että potentiaalinen sponsori kieltäytyy tarjouksestasi, jolloin sinun on käännyttävä muiden sponsorien puoleen. Sellaisissa tapauksissa on parasta unohtaa tapahtunut ja siirtyä seuraavaan kohteeseen.

Vinkki: lue lisää sponsorien hankkimisesta tapahtumallesi tästä yksityiskohtaisesta oppaasta.

5. Ohjelmarungon luominen

Seuraavaksi tapahtumapäivälle on luotava yksityiskohtainen ohjelma. Aikatauluttaminen on haastavaa, varsinkin jos tapahtumassa on monenlaisia aktiviteetteja.

Ota ensimmäiseksi huomioon osallistujat. Urheilutapahtumat on usein koko perheelle suunnattuja ja houkuttelevat paikalle runsaasti lapsiperheitä sekä läheltä että kaukaa. Yritä siksi järjestää tärkeimmät osiot niin, että ne loppuvat hyvissä ajoin.

Eri aktiviteetit ja osallistujat saattavat joutua jakamaan välineistöä ja toimitsijoita keskenään. Ota kaikki tällaiset asiat huomioon. Älä laita tällaisia aktiviteetteja päällekkäin.

Sponsorit on myös tärkeää huomioida ohjelmassasi. Neuvottele heidän kanssaan ja sovi markkinoinnista.

Vinkki: voit helpottaa ohjelman suunittelutyötä maksuttomilla verkkotyökaluilla.

6. Järjestä tarvitsemasi tarvikkeet ja toimitsijat

Hanki kaikki tarvitsemasi tarvikkeet hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Välineet voivat vaihdella tapahtumasta toiseen. Urheilutapahtumissa tarvitaan yleensä seuraavia asioita:

  • Tulostaulut
  • Pillit
  • Mailat
  • Verkot
  • Pallot
  • Ensiapupakkaukset
  • Julisteet
  • Palkinnot
  • Sertiikaatit

Rajallinen budjetti on tapahtumajärjestäjien suurimpia haasteita nykyään. Voit säästää rahaa esimerkiksi vuokraamalla kestäviä välineitä.

Urheilutapahtuman välineet
Varmista, että sinulla on kaikki, mitä tarvitset.

Tapahtumapaikassa saattaa olla jo valmiina osa tarvitsemistasi välineistä. Kysy, voitko lainata tai vuokrata niitä.

Jos kisat on tarkoitettu ammattilaisille, hanki paikalle ammattimaiset tuomarit ja toimitsijat. Varmista, että heillä ei ole eturistiriitoja. Kenelläkään heistä ei saa olla minkäänlaisia yhteyksiä mihinkään joukkueista. Se auttaa välttämään epäreilua kilpailua.

Sovi heidän korvauksistaan etukäteen.

Vinkki: GGS International tarjoaa ostattavaksi tai vuokrattavaksi monenlaisia urheiluvälineitä.

7. Tarkista kaikki kahteen kertaan

Varmista, että kaikki tarvittavat tavarat ja välineet ovat paikalla ja että ne ovat hyvässä kunnossa. Sama koskee toimitsijoita ja vapaaehtoisia.

Varmista, että paikalla on muutamia henkilöitä, jotka osaavat antaa perusensiapua. Heidän on myös osattava havaita huolestuttavat merkit, kuten vaarallinen hengästyneisyys, ajoissa. Paikalla on oltava ambulanssi ja ensiapuhenkilöitä valmiudessa. Jakele osallistujille luetteloa ensiapunumeroista.

Ota sen jälkeen yhteyttä kaikki yksittäisiin osallistujiin ja tiimeihin ja varmista, että he ovat tulossa. Varmista, että he allekirjoittavat vastuuvapautuslausekkkeen. Se suojelee sinua, jos tapahtuman osallistujille tulee vammoja.

Jos tapahtumaan liittyy jotakin erityisiä sääntöjä, kerro niistä osallistujille. Anna heille myös tukinumero, johon he voivat soittaa, jos heillä on jotain kysyttävää tai kommentoitavaa.

Nauti urheilutapahtumastasi

mutta älä unohda, että olet vastuussa.

Myös sinulla järjestäjänä on oltava hauskaa, kuten muillakin. Hurraa osallistujien puolesta ja ota ikimuistoisia kuvia.

Älä kuitenkaan unohda hetkeksikään, että olet vastuussa kaikista osallistujista. Sinun onnistumisesi mitataan sillä, että tapahtuma sujuu ilman suurempia kommelluksia. Ole tavoitettavissa koko tapahtuman ajan. Pysy valppaana, että havaitset ajoissa mahdolliset haasteet tai hätätilanteet.

Julkaisemme kohta oppaan, jossa kerrotaan, miten tapahtumapäivänä kannattaa toimia. Pysy siis kuulolla.