Jos todella haluat tehdä asioita vaikean kautta, yritä järjestää koko tapahtuma itse. Me taas haluamme elää vanhan sanonnan mukaan: ” Hullu paljon työtä tekee, viisas pääsee vähemmällä.”
Itse asiassa, riippumatta tiimin koosta, tapahtuman tekeminen on haasteellista (jos se on hyvä tapahtuma). Mutta oikeasti, voit keventää työtäsi jos kaverisi auttavat sinua vähän. Tai todennäköisemmin työntekijät.
Tässä jutun juju: Usein tapahtuman henkilökunnan palkkaaminen on ehdottoman välttämätöntä.
Haluamme myös sanoa, että tapahtuman henkilökunnan palkkaamiseen ei ole väärää tapaa, mutta…
Kannattaa aina tehdä se ajatuksella ja olla varovainen. Käytä tätä opasta, kun palkkaat tapahtuman henkilökuntaa, ja olet matkalla vilkkaaseen kokoontumiseen.
1. Mitkä ovat henkilökunnan tärkeimmät roolit?
Se ei ole aina niin yksinkertaista, kuin normaalien yleisötapahtumien tiimin palkkaaminen. Työntekijälle suunniteltu rooli vaikuttaa melko lailla kaikkeen palkkausprosessin aikana. Joten ennen kuin puhumme tapahtumahenkilökunnan palkkaamisesta, tässä on muutama rooli, joita saatat tarvita.
1. Kenttätyö
Nämä ovat perusrooleja tapahtumahenkilöstölle. Kenttätyöntekijät voivat tehdä seuraavia asioita:
- Skannaa tai myy lippuja ovelta
- Tapahtumien perusinformaatio osallistujille
- Hoitaa lapsia
- Auttaa myyjiä
- Huolehtia paikan rakentamisesta/purkamisesta
- Siivota tapahtuman jälkeen
2. Turvallisuus
Sinun ei tarvitse hommata yksityistä turvallisuusyritystä. Pieni apu asioiden järjestyksessä pitämiseen voi kuitenkin viedä pitkälle.
3. Myyjät
Myyjät ovat usein kolmannen osapuolen ryhmiä, joita kutsut tapahtumaan. Voit myös palkata myyjiä tiettyihin paikkoihin tai nähtävyyksiin.
4. Markkinointi
Markkinoinnin maailmaan ei voi vain rynniä sisään! Voit halutessasi palkata ammattilaisen järjestämään tapahtuman kampanjan.
5. Logistiikka ja suunnittelu
Mitä todella tapahtuu tapahtumapäivänä, tunti tunnilta? Mikä on pohjapiirros? Mitä tapahtuu, jos vieraspuhuja peruuttaa viime tipassa? Mitä suurempi tapahtuma on, sitä isomman suunnittelutiimin haluat palkata.
Vinkki: Kannattaa kysyä ensiaputaitoja potentiaaliselta henkilökunnan jäseneltä. Vaihtoehtoisesti jotkut toimittavat tapahtumiin koulutettua hoitohenkilökuntaa.
6. Ruoka ja viihde
Olipa se sitten ruokatapahtumatai tapahtuma, jossa tarjoillaan ruokaa, sinun on täytettävä muutama seuraavista rooleista. Ja kun he syövät, miksi et hemmottelisi osallistujia viihteellä?
- Kokki: Ellet palkkaa pitopalvelua, ruoka ei valmistu itsestään!
- Tarjoilijat: Tapahtumasta riippuen, sinun tulisi palkata tarjoilijoita. Erityisesti, jos ruoan hakeminen tai hankkiminen voi tehdä vieraiden kokemuksesta epämiellyttävän.
- Tervehtiminen ja istuinten näyttäminen: Jos haluat ylimääräisen ripauksen luksusta, tai jos tapahtumassa on istumajärjestys,tapahtuman isäntä tai emäntä voi olla todella hieno viime silaus.
- Kuuluttaja: Tapahtumissa, joissa on tietty rakenne, keskusteluissa tai esityskeskeisissä tapahtumissa kannattaa olla hyvä kuuluttaja tai selostaja, joka tuo tapahtumalle uutta potkua. Muuten puhujat ja esiintyjät kävelevät yksin ja oudon näköisenä valokeilaan.
2. Mistä tapahtuman henkilökunta löytyy?
Jos mainos paikallislehdessä oli tarpeeksi hyvä Grampsille, se on hyvä sinulle!
Vitsi vitsi. Voit käyttää paikallista lehteä jos todella haluat, mutta kun palkkaat tapahtumahenkilökuntaa, on todennäköisesti parempi kokeilla erityisiä menetelmiä internetin ihmeellisessä maailmassa.
Suosittelemme kahta perusreittiä:
1. DIY-menetelmä
Netin hakuportaalit mahdollistavat sen, että voit hakea kaikkea itse. Näin teet haun manuaalisesti digitaalisen alustan avulla.
Jos haluat olla tehokas, voit laittaa ilmoituksen, jossa ilmoitat henkilökunnan tarpeesta. Sivusto yksinkertaistaa prosessiasi, koska se houkuttelee käyttäjiä, jotka ovat etsimässä mitä tahansa työtä. Seuraavassa on muutamia sivustoja, joilla pääset alkuun:
Jos haluat itse suorittaa palkkaamisprosessin, tämä on hyvä tapa edetä.
Vinkki: Tässä artikkelissa on pidempi luettelo sivustoista, joilta voit etsiä tapahtuman henkilökuntaa.
2. Ulkoistaminen
Järjestät tapahtumaa. Sinulla on niin paljon tekemistä, että pelkkä ajatus perinteisestä DIY-palkkaamisesta saa pääsi pyörimään.
Ulkoistaminen firmoille, jotka voivat palkata puolestasi tapahtumahenkilöstön, on täysin normaalia. Näin jätät haastatteluprosessin ammattilaisille.
Tässä on lyhyt luettelo yrityksistä, jotka voivat tehdä sen:
Tapahtumiin erikoistuneet tiimit voivat auttaa rekrytoimaan tapahtumahenkilökuntaa, haastatella heitä tehokkaasti ja valita parhaat työntekijät.
Vinkki: On olemassa firmoja, jotka pitävät listaa kokeneista tapahtumatyöntekijöistä. Kuvailet tarpeitasi, heillä on juuri oikeat ehdokkaat.
3. Kuinka rekrytoida henkilökunta?
Jos aiot tehdä rekrytoinnin itse, tämä ei ole erilaista kuin yleinen palkkauskäytäntö. Mutta jos kyseessä on tapahtuma, paikat ovat todennäköisesti väliaikaisia. Lisäksi tapahtumahenkilökunta voi tarvita erityisiä taitoja, kuten myymistä tai tapahtuman turvaamista.
Seuraavassa kerrotaan nopeasti, miten edetä, kun palkkaat tapahtumahenkilökuntaa.
1. Ole kuvaava
Sinun on todennäköisesti kirjoitettava tapahtumahenkilökunnan työnkuvaus, riippumatta siitä, miten teet palkkauksen. Tähän on tietty tapa, mikä on tärkeää.
Vinkki: Tässä on malli tapahtumahenkilökunnan työn kuvauksesta, joka antaa sinulle käsityksen siitä, miltä se näyttää.
2. Haastattelu
Aika erottaa jyvät akanoista!
Haastattelu on hienostunut prosessi jopa yksinkertaisimmille töille. Kaikki riippuu kysymyksistä. Tässä on joitakin hyödyllisiä haastattelukysymyksiä, joita kysyä tapahtuman henkilökunnalta:
- Voitko kuvata kokemustasi tapahtumissa?
- Mikä houkutteli sinua tähän paikkaan?
- Mitkä ovat vahvuutesi ja miten käytät niitä tapahtumien järjestämisessä?
- Miten teet nopeita päätöksiä?
- Miten käsittelet yllätyksiä tapahtumien aikana?
- Kuvaile jotain, mitä sinua on pyydetty tekemään ja jota et ollut koulutettu tekemään. Miten hoidit sen?
- Missä suunnittelun osa-alueissa tarvitset lisää kokemusta tai koulutusta?
- Osallistujan näkökulmasta: Miten tapahtuma on kiinnostava?
- Miksi pidät työskentelystä erityisesti tapahtumien järjestäjien kanssa?
- Onko mitään, joka estää sinua työskentelemästä pitkiä tunteja, viikonloppuja, iltoja tai viime hetkellä?
Vinkki: Löysit haluamasi ehdokkaan? Tapahtuman työpaikat ovat ainutlaatuisia, mutta pidä nämä yleiset perusasiat mielessä, kun tarjoat työpaikkaa.
Valmista henkilökunta
Oikeat työntekijät voivat todella tehdä tapahtumasta mahtavan tai pilata sen. Tämä on yksi osa tapahtuman järjestämistä, joka tarvitsee aina huomiosi.
Kokeneet järjestäjät, mikä on sinun tapahtuman henkilökunnan palkkausprosessi? Jaa menetelmäsi alla!
