Raha pyörittää maailmaa ja se voi tehdä tapahtumasta menestyksekkään tai epäonnistuneen. Puhutaan siis siitä, miten voit tehdä ja hallita tapahtuman budjetin.
Tässä artikkelissa käydään läpi…
- Miten luoda tapahtuman budjettisuunnitelma
- Mitä kustannuksia voit odottaa paikan päällä
- Mitä kustannuksia sinun pitäisi miettiä tekniikkaa ajatellen
- Mihin markkinoinnin budjetti keskitetään
- Miten voit tehdä rahaa tapahtumallasi
- Vinkkejä tapahtuman budjetin venyttämiseen
- Mistä löydät ilmaisia pohjia tapahtuman budjetin tekemiseen
On paljon läpikäytävää, joten mennään asiaan.
Luo tapahtuman budjettisuunnitelma
Ennen laskelmien tekemistä on tärkeää olla yleinen strategia. Miettikää koko tapahtumaa ja varmista, että sinulla on yleiskuva.
Seuraavassa on joitakin asioita, joita kannattaa harkita, kun teet tapahtuman budjettisuunnitelman:
1. Aloita tavoitteestasi
Mikä on tapahtuman tavoite? Onko se voitto, varojen kerääminen vai tietoisuuden levittäminen?
2. Tarkista data
Katso edellisten tapahtumien tulot ja kulut. Vaihtoehtoisesti voit tarkastella tapaustutkimuksiamuista tapahtumista.
3. Kirjoita kaikki ylös
On tärkeää laskea jokainen sentti, kun organisoit ja hallitset tapahtuman budjettia.
4. Kommunikoi tiimisi kanssa
Pidä huoli, että tiimi ymmärtää budjetin. Kommunikoi selkeästi kaikkien kanssa, jotka liittyvät tapahtumaan.
5. Seuraa tapahtuma-alan trendejä
Pidä silmällä, paljonko muut tapahtumat käyttää budjettiinsa. Näistä huomaat, kaikki uudet suuntaukset, joista sinun tulee olla tietoinen.
6. Luo tapahtuman budjettiluonnos
Ennen kuin pääsemme yksityiskohtiin, on hyvä ajatus tehdä luonnos siitä, miltä kustannukset tulisi näyttää. Voit käyttää tätä pohjaa sen luomiseen.
Tapahtumakulut paikan päällä
On todennäköistä, että suurimmat kuluvat vie tapahtumapaikka. Voit kuitenkin käyttää enemmän markkinointiin, jos yleiskustannukset ovat alhaiset.
Alla on tärkeimpiä kustannuksia, jotka on sisällytettävä laskelmiin.
1. Paikka
Tapahtumapaikka on usein suurin kustannus paikan päällä. Tutki vaihtoehtoja ja neuvottele hintaa niin paljon kuin voit.
2. Kaiuttimet ja esiintyjät
Kaiuttimet tai esiintyjät voivat myös olla kalliita, riippuen kysynnästä.
3. Henkilöstö
Pienet tapahtumat eivät vaadi paljon henkilökuntaa – ehkä vain sinut. Mutta se voi tulla kalliiksi isoissa tapahtumissa, kuten konferensseissa ja festivaaleissa.
Tapahtuman myyjien kustannukset
Saatat tarvita ulkopuolisia myyjiä, jotka auttavat sinua tapahtumasta. On hyvä ajatus kerätä tarjouksia ja vertailla hintoja ennen kuin hyppäät jonkun kelkkaan.
1. Catering
Ruoka ja juomat ovat aina hyvä ajatus (varsinkin jos kyseessä on ruokatapahtuma). Riippumatta siitä, sisällytetäänkö se hintaan, sinun pitää järjestää pitopalvelu.
2. Valokuvaus
On tärkeää, että joku paikan päällä ottaa kuvia ja videoita tapahtumasta. Se on arvokasta markkinoinnin ja sosiaalisen median tarkoituksiin tapahtuman jälkeen.
3. Opasteet ja koristelu
Tapahtuman brändäys syö myös budjettia, joten kannattaa tutustua hyviin tarjouksiin.
Vihje: AddToEvent on erinomainen paikka löytää tapahtuman myyjiä ja vertailla niiden hintatarjouksia.
Tapahtuman tekniikkakulut
Tämä artikkeli on olemassa digitaalisessa tilassa… ja niin on myös iso osa tapahtumastasi. Siksi sinun on otettava huomioon myös tapahtumien tekniikkaan liittyvät kulut.
Alla näet joitakin teknisiä näkökohtia, jotka sinun pitäisi budjetoida.
1. Tapahtumien hallintatyökalut
Ohjelma tapahtuman hallintaan on yksi parhaista asioista, johon voit laittaa rahasi. Se helpottaa elämääsi, koska se auttaa myymään lippuja ja keräämään tietoja.
2. Tapahtumasovellus
Jos järjestät suuren tapahtuman, kuten konferenssin tai festivaalin, saatat tarvita sovelluksen. Muista säästää varoja sen kehittämiseen ja mainostamiseen.
3. Järjestelmän integrointi
Saatat päätyä jongleeraamaan monen sovelluksen kanssa. Tapahtumien hallintasovellukset, sosiaalisen median hallintaohjelmat ja verkkosivuston liitännäiset. Saatat joutua palkkaamaan jonkun varmistamaan, että kaikki on integroitu ja sujuu hyvin.
4. Suoratoisto
Suoratoisto on hyvää markkinointia tapahtumallesi. Mutta saatat tarvita kameroita, mikrofoneja, kuvaajia ja sosiaalisen median vastaavaa.
Tapahtumamarkkinoinnin kulut
Sinun on ehdottomasti jaettava osa budjetistasi markkinointiin ja myynninedistämiseen. Ilman sitä on vaikea saada osallistujia tapahtumaan.
Katsotaanpa joitakin tapoja, joihin voit laittaa markkinointibudjettisi.
1. SEO ja SEM
SEO on tärkeää ja se auttaa tapahtumasi löytymistä Googlessa. Saatat myös haluta luoda joitakin PPC-mainoksia Google Adwordsissa.
2. PR-kampanja
PR-kampanja voi auttaa tapahtumasi näyttämistä tiedotusvälineissä. Voit palkata henkilön tai ottaa itse yhteyttä mediaan.
3. Sosiaalisen median mainokset
Voit mainostaa tapahtumaa kaikilla sosiaalisen median alustoilla. Säästä osa budjetistasi mainoksiin Facebookissa, YouTubessa, Instagramissa ja Twitterissä. Saatat haluta myös sosiaalisen median hallintatyökalun
Mahdolliset tapahtumatulot
Budjetointi ei ole täysin synkkää ja pimeää. Sinulla on myös mahdollisuus tehdä rahaa tapahtumastasi.
Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla voit hankkia enemmän täpäkkää.
1. Sponsorit
Ota yhteyttä yrityksiin, jotka ovat kiinnostuneita tapahtuman yleisöstä. Katso, voitko saada sponsoreita vastineeksi heidän markkinoinnista.
2. Oheistuotteet
Voit myydä kaikenlaisia oheistuotteita. T-paidat, kupit, laukut… mahdollisuudet ovat rajattomat.
3. Lahjoitukset
Jos olet järjestämässä varainhankintatapahtumaa, keskity lahjoittajien löytämiseen. Kysy sekä henkilö- että yrityslahjoituksia.
4. Ruoka ja juomat
Ellei ruokaa ja juomia sisällytetä lippuun, voit saada rahaa myymällä niitä paikan päällä.
Miten venytät tapahtuman budjettia
Jos kamppailet budjetin kanssa, meillä on vielä muutamia vinkkejä.
1. Sosiaalisen median vaikuttajat
Tunnetko ketään sosiaalisessa mediassa? Onko sinulla säännöllisiä asiakkaita? Pyydä heitä sitten auttamaan markkinointia levittämällä sanaa tapahtumastasi.
2. Käytä ilmaisia online-työkaluja
Kaikki sovellukset eivät maksa rahaa. Huikea määrä hyödyllisiä sovelluksia on ilmaisia. Itse asiassa kirjoitimme koko artikkelin ilmaisista tapahtumien suunnittelutyökaluista.
3. Käytä freelancereita tai vapaaehtoisia
Voit vähentää henkilöstökustannuksia ulkoistamalla tiettyjä tehtäviä vapaaehtoisille ja freelancereille.
4. Pidä rahaa jemmassa
On aina hyvä säästää rahaa pahan päivän varalle. Pidä 10% budjetistasi hätävarana, jos asiat menevät yhtäkkiä pieleen.
Vihje: Lue tämä artikkeli, saadaksesi lisätietoja tapahtumakustannusten vähentämisestä uhraamatta laatua.
Tapahtuman budjettipohja
Nopein tapa luoda tapahtuman budjetti on käyttää Google Sheetsia. Se on ilmainen, ja siinä on laskentataulukko, jossa on kaavat laskelmien tekemiseen.
Vinkki: Älä huoli, jos et ole valmis luomaan budjettipohjaa itse. Voit ladata verkossa monia ilmaisia pohjia.
Aloita budjetin valmistelu
Kuten olemme käsitelleet tässä blogissa, on tärkeää aloittaa kokokuvasta ja mennä sitten yksityiskohtiin. Suunnittele ensin koko kuva ja arvioi sitten jokainen yksityiskohta erikseen.
Tämä lähestymistapa auttaa sinua laatimaan tapahtuman budjetointisuunnitelman. Kun olet tehnyt sen, on jäljellä vain hinnoista ja vertailusta huolehtiminen.
Onnea tapahtuman budjetoinnissa ja älä unohda hätävaroja!