9 vinkkiä upean käyttäjäkonferenssin järjestämiseen

Jos haluat koukuttaa kuluttajia brändiisi, käyttäjäkonferenssin järjestäminen on erinomainen idea. Kun omia tuotteitaan tai palveluitaan esittelee tällaisessa tapahtumassa, 91 % kävijöistä suhtautuu brändiin myönteisemmin tapahtuman jälkeen. Lisäksi 85 % osallistujista on valmiimpia ostamaan brändin tuotteita tai palveluita.

Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? Eräs asia on syytä pitää tarkasti mielessä. Vaikka kiinnostava käyttäjäkonferenssi on tehokkaimpia tapoja uusien liiketoimintamahdollisuuksien luomiseen, sellaisen järjestäminen on valtava urakka. Ei kuitenkaan syytä paniikkiin ihan vielä

Lue lisää seuraavista aiheista:

• Millaista hyötyä omalle liiketoiminnalle on käyttäjäkonferensseista?
• Mitä käyttäjäkonferenssia järjestäessä on pidettävä mielessä?
• Tapahtuman markkinoiminen asiakkaille ja käyttäjille
• Houkuttelevan tapahtuman isännöiminen

Miksi käyttäjäkonferenssien järjestäminen kannattaa?

Käyttäjäkonferensseissa on paljon syvempikin idea kuin vain saada käyttäjiä samoihin tiloihin viettämään aikaa yhdessä, koska ne tuovat näkyvyyttä brändillesi ja yrityksellesi. Tapahtumissa muodostat suhteita potentiaalisiin käyttäjiin ja vahvistat kumppanuuksia nykyisiin asiakkaisiin.

Mikä tärkeintä, kiinnostava käyttäjäkonferenssi saa osallistujat puhumaan brändistä. Puskaradio lisää brändin tunnettavuutta.

Käyttäjäkonferensseissa voi myös syntyä potentiaalisia innovaatioita. Saat enemmän hyviä ideoita ja arvokasta palautetta tuomalla yhteen potentiaalisia kiinnostuneita käyttäjiä, uskollisia asiakkaita ja oman tiimisi asiantuntevat jäsenet. Se auttaa parantamaan tuotteitasi tai palveluitasi ja houkuttelemaan vieläkin enemmän asiakkaita.

Käyttäjäkonferenssin tavoitteen määrittäminen

Ennen käyttäjäkonferenssin järjestämistä on tärkeää määritellä sen tavoitteet. Pohdi asiaa tiimisi kanssa ja mieti tuotteesi ja yrityksesi elinkaarta. Mitä haluat konferenssin avulla saavuttaa?

Voit esimerkiksi miettiä seuraavanlaisia tavoitteita:

• Asiakasuskollisuuden vahvistaminen uusintaostojen kautta
• Uuden asiakaskunnan rakentaminen
• Yrityksen tarjonnasta ja toimialasta kertominen osallistujille

Vinkki: hyviä vihjeitä tavoitteiden määrittelemiseen saat tästä artikkelista.

Käyttäjäkonferenssin suunnitteleminen

Kuten kaikissa muissakin tapahtumissa, myös käyttäjäkonferensseissa on oltava selkeän tavoitteen lisäksi vankka suunnitelma. Kun pidät mielessä nämä asiat, tapahtuma saa parhaan mahdollisen alun.

1. Varmista, että ihmiset ovat kiinnostuneita

Kukaan ei halua kohdata tilannetta, että konferenssi on peruutettava viime metreillä osallistujien puutteen takia. Kiinnostusta on mitattava ennen tapahtuman julkistamista.

Kysy kohdeyleisöltäsi sosiaalisessa mediassa, olisiko konferenssi heidän mielestään hyödyllinen. Asiakkailta ja tilaajilta voi hankkia palautetta myös sähköpostitutkimuksilla ja -kyselyillä.

Onko sinulla jo tarkempi kuva siitä, kuinka moni ihminen olisi tapahtumastasi mahdollisesti kiinnostunut? Jatketaan siis seuraavaan kohtaan.

2. Valitse oikea tapahtumapaikka

Sinun on löydettävä tila, joka houkuttelee yleisöä paikalle ja tukee konferenssisi järjestelyjä.

Talviaikaan tilan on oltava lämmin, ja yleisesti ottaen tapahtumapaikkojen on oltava helposti saavutettavissa lentokoneella, junalla ja autolla. Varmista, että tapahtumapaikassa on tilaa yhdessä ololle, keskusteluille ja koulutussessioille. Amfiteatterityyppiset katsomot, suuret näyttötaulut ja hyvät Wi-Fi-yhteydet ovat todennäköisesti tärkeämpiä kuin pingispöydät ja modernit taideinstallaatiot.

Vältä tyylikkäitä ja rentouttavia mutta syrjässä sijaitsevia paikkoja. Vältä myös huvipuistojen kaltaisia paikkoja, joissa on liikaa ärsykkeitä. Niissä osallistujat eivät pysty keskittymään itse asiaan, mutta se on aivan ymmärrettävää.

Vinkki: lue lisää erilaisista tapahtumapaikoista ja niiden hinnoittelusta.

3. Pureudu yksityiskohtiin

Kun olet määritellyt budjetin, pohdi, mitä osallistujat toivovat tapahtumalta.

Tapahtuman esiintyjät ovat merkittävä vetonaula, joten valitse heidät yleisösi kiinnostuksenkohteiden mukaan. Voit palkata paikalle myös seremoniamestarin, joka varmistaa, että tapahtuma etenee sujuvasti ja että tunnelma pysyy korkealla.

Älä unohda myöskään sopivia koristeluja tai tarjoiluja. Ne on järjestettävä hyvissä ajoin etukäteen, ja ne saavat osallistujat tuntemaan olonsa tervetulleiksi. Sinun on ymmärrettävä yleisösi tarpeita ja tietenkin otettava huomioon mahdolliset ruokavaliot ja allergiat.

Vinkki: tässä oppaassa on kattava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista.

Käyttäjäkonferenssin markkinoiminen

Markkinointi ei suinkaan pääty konferenssin alkamiseen. Saat parhaat tulokset markkinoimalla tapahtumaa etukäteen, tapahtuman aikana sekä jälkeen päin. Tässä muutamia tapoja sen toteuttamiseen.

1. Markkinointi ennen tapahtumaa

Sosiaalisen median julkaisut herättävät kiinnostusta yleisössäsi. Voit tarjota ennakkovälähdyksiä tapahtumapaikasta, esiintyjistä ja sessioista. Älä kuitenkaan unohda lisätä markkinointiisi persoonallista otetta. Yrityksesi erottuu muista edukseen ja kasvattaa asiakasluottamusta lähettämällä rekistöityneille henkilöille etukäteen henkilökohtaista tapahtumamateriaalia.

2. Markkinointi tapahtuman aikana

Käyttäjäkonferenssin aikana yrityksen tuotteen markkinointi on äärimmäisen tärkeää. Pidä tuotteesi osallistujien mielessä sopivilla kylteillä ja tuote-esittelyillä. Informaatiopisteet ja tuotekoulutusten pitäminen ovat toinen tapa yrityksesi osaamisen esittelyyn.

3. Markkinointi tapahtuman jälkeen

Työt eivät lopu konferenssin päättymiseen, koska tapahtuman jälkeen on aika jakaa konferenssin kohokohtia sosiaalisessa mediassa. Voit myös lähettää osallistujille kiitosviestin ja pyytää heiltä palautetta. Tällä tavalla tapahtuma pysyy osallistujien puheenaiheena, saa heidät tuntemaan olonsa arvostetuksi ja herättää kiinnostusta seuraavaa käyttäjäkonferenssia kohtaan.

Vinkki: tutustu luoviin tapahtumamarkkinointi-ideoihin.

Käyttäjäkonferenssin isännöiminen

Kun suunnittelusta ja markkinoinnista on huolehdittu, on valmistauduttava tapahtuman isännöintiin. Kun kiinnität huomiota seuraaviin asioihin, osallistujat tuntevat itsensä kunniavieraiksi.

1. Osallista kaikki tiimisi jäsenet

Henkilöstöä on oltava saatavalla kaikkialla, jotta he voivat keskustella osallistujien kanssa ja saada heidät tuntemaan olonsa arvostetuksi. Varmista, että paikalla on henkilöstöä muualtakin kuin myyntiosastolta. Osallistujat saavat sillä tavalla yritykseesi erilaisia näkökulmia ja syvempää tietoa, eivät pelkkää myyntipuhetta.

2. Luo tapahtumasta ikimuistoinen

Suunnittele erilaisia aktiviteetteja verkostoitumisesta kyselyistuntoihin, hauskoihin tutustumismahdollisuuksiin ja aktiivisiin tapaamisiin. Haluatko tehdä käyttäjäkonferenssistasi jokavuotisen tapahtuman? Muuta ohjelmaa vuosittain, jotta osallistujien kiinnostus pysyy yllä.

3. Hyödynnä teknologiaa

Vaikka käyttäjä tai asiakas ei pääsisikään paikalle, hänen ei tarvitse jäädä tapahtumasta kokonaan paitsi. Reaaliaikaisen suoratoiston ja modernin tapahtumateknologian avulla koko yleisö pystyy nauttimaan tapahtuman antimista. Ja mikä onkaan lopputulos? He, jotka eivät päässeet itse paikalle, tuntevat olevansa osa tapahtumaa, ja paikalla olleet taas saavat muistoja tapahtumasta. Käyttäjät arvostavat sitä.

Vinkki: tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin tapahtumateknologiasta.

Esittele yritystäsi

Käyttäjäkonferenssien järjestäminen on oivallinen tapa markkinoida oman yrityksen tarjontaa ja lisätä brändiuskollisuutta. Näiden vinkkien avulla järjestät kaikkien aikojen kiinnostavimman käyttäjäkonferenssin.

Tekijä: Christa Parrish työskentelee sisältömarkkinoinnin asiantuntijana Whova-yrityksessä. Aiemmin kääntäjänä työskennelleenä hän haluaa aina löytää oikeat sanat oikealle yleisölle,

mutta kielet eivät ole hänen ainoa intohimonsa. Hän viettää mielellään vapaa-aikaansa rannalla, omistaa liian paljon huiveja ja pitää lukemisesta. Saat häneen yhteyden LinkedInissä tästä linkistä.