Blogissamme kirjoitetaan paljon tapahtumasuunnittelusta, mutta tiedämmekö, miksi ihmiset ylipäätään osallistuvat tapahtumiin? Ja eikö nykyään kaikki tapahdu sosiaalisessa mediassa?
Ei sentään.
Vaikka Internet on tehnyt verkkotapahtumat mahdolliseksi, ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, jotka kaipaavat toisten ihmisten seuraa.
Siksi tapahtumateollisuus kasvaa tasaisesti, eikä merkkejä hiipumisesta ole näkyvissä. Teknologiset edistysaskeleet ovat pikemminkin tehostaneet tapahtumia kuin korvanneet ne.
Kukapa olisi arvannut?
Pohditaan seuraavaksi syitä, miksi ihmiset haluavat mennä tapahtumiin paikan päälle. Vaikka yksilöllisiä syitä on valtavasti, olemme kiteyttäneet ne seitsemään tärkeimpään motiiviin.
1. Verkostoituminen
Videopuhelut voivat monissa tapauksissa korvata fyysisten kokousten tarpeen. Kasvokkain vietetty aika on kuitenkin yhä tärkeää, kun halutaan tutustua muihin ammattilaisiin ja muodostaa arvokkaita verkostoja.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Mitä enemmän osallistujat voivat tapahtumassa verkostoitua, sitä arvokkaammaksi he sen kokevat. Varmista, että helpotat verkostoitumisen mahdollistavia taukoja, lounaita ja päivällisiä.
Vinkki: lue lisää linkkejä, miten verkostoitumista tapahtumassa voi helpottaa.
Verkostoitumiseen parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Messut, konferenssit ja työpajat ovat tyypillisesti hyviä tilaisuuksia verkostoitumiseen, mutta muutkin tapahtumatyypit, kuten kurssit, hyötyvät erillisestä verkostoitumisosiosta.
2. Kouluttautuminen
Lähes minkä tahansa taidon voi oppia verkossa, mutta tapahtumat ovat interaktiivisia tilaisuuksia, joissa osallistujat oppivat uusia opinnoissa, urasuunnittelussa tai elämässä ylipäätään hyödyllisiä taitoja.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Tapahtumasi jää osallistujien mieleen ikuisiksi ajoiksi, jos he oppivat siellä jonkin uuden taidon. Varmista, että tarjoat heille mahdollisuuden henkilökohtaiseen kasvuun.
Vinkki: tämä opas kertoo tarkemmin oppimisen yhdistämisestä omaan tapahtumaformaattiisi.
Kouluttautumiseen parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Seminaarit, kurssit ja työpajat ovat oppimiseen tähtääviä tapahtumatyyppejä, mutta myös esimerkiksi viininmaisteluillassa osallistujat oppivat erilaisista rypäle- ja lasityypeistä.
3. Inspiraatio
Inspiraatiota voi löytää monenlaisista paikoista, mutta tapahtumat vievät sen aivan toiselle tasolle. Inspiraation hakeminen ryhmänä vahvistaa keskinäistä sidettä ja voi toimia myös liikkeellepanevana voimana.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Harva asia innoittaa ihmisiä yhtä paljon kuin lahjakas esiintyjä, puhuja tai valmentaja. Sellaisen henkilön saaminen tapahtumaan sähköistää ilmapiirin tavalla, joka kestää pitkään.
Vinkki: katso, miten muuten tylsään tapahtumaan saa tuotua innostavampaa otetta.
Inspiroimiseen parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Puhujatilaisuudet, musiikkikonsertit ja muut esiintyjät inspiroivat usein yleisöä. Jokaiseen tapahtumaan voi kuitenkin lisätä inspiroivan elementin aloitus- tai lopetusohjelmaksi.
4. Tunnustuksen antaminen
Jos inspiroituminen ruokkii luovuutta, tunnustuksen saaminen vahvistaa itseluottamusta. Useimmat ihmiset haluavat saada tunnustusta tekemästään työstä, erityisesti jos he ovat ponnistelleet tavoitteen eteen erityisen lujasti.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Järjestä palkintojenjakotilaisuus tai sisällytä tapahtumaasi pieni kiitososio, jos tapahtuman pääteema on jokin muu. Osallistujat lähtevät tapahtumasta tuntien itsensä ylpeäksi ja kokien saavuttaneensa jotakin tärkeää.
Vinkki: käytä näitä ideoita, kun haluat muistaa henkilökuntaa tapahtuman aikana.
Tunnustuksen antamiseen parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Millaisessa tapahtumassa tahansa voi olla mukana pienimuotoinen haaste ja palkintojenjako, jos varsinaisia palkintojenjakotilaisuuksia ei oteta lukuun. Esimerkkejä voivat olla ruoanlaittokurssit, messukilpailut ja yhteisötapahtumien kilpailut.
5. Tarjoilut ja lahjat
Sanonta kuuluu, että ilmaisia lounaita ei ole… ellei niitä tarjoilla tapahtumassa, johon osallistumisesta esimiehesi maksaa sinulle palkkaa. Joskus maksuton lahja tai tavarakassi voi olla se tärkein syy, miksi tapahtumaan osallistutaan.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Toimialatapahtumat ovat monesti henkilökunnalle pitkäveteisiä, joten varmista, että tarjoat hyvän aterian, paljon drinkkejä tai maksuttoman tavarakassin, jonka osallistujat voivat viedä mukanaan kotiin ja muistella tapahtumaa.
Vinkki: tästä Pinterest-taulusta saat vinkkejä ilmaisiin lahjoihin ja pikkupurtavaan.
Tarjoiluihin parhaiten soveltuvat tapahtumat
Tavarakasseja jaetaan useimmiten näyttelyissä ja messuilla, mutta mille tahansa tapahtumalle, johon sisältyy pitkiä puheosioita, on hyötyä pikkupurtavasta, juomista ja muista tarjoiluista.
6. Eskapismi
Mikä tahansa paikka saattaa vaikuttaa hyvältä vaihtoehdolta tavalliseen työpäivään verrattuna. Monien työntekijöiden mielestä on mukavaa vaihtelua päästä pois toimistokopista johonkin uuteen, kiinnostavaan paikkaan.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
Valitse paikka, joka on mahdollisimman kaukana tavallisesta arjesta. Jos tapahtumapaikka on muutoin mitäänsanomaton, koristele se sopivan teeman mukaisesti.
Vinkki:katso tästä artikkelista vinkkejä muuten tylsän tapahtuman piristämiseen.
Eskapismiin parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Musiikkifestivaalit, joogaretriitit ja tutustumiskierrokset ovat tyypillisiä esimerkkejä eskapismista. Arkisempiakin tapahtumia voi piristää nopealla tutustumiskierroksella toiseen paikkaan virtuaalitodellisuutta hyödyntämällä.
7. Markkinointi
Tämä kohta ei välttämättä koske keskivertokävijöitä, mutta tapahtumat ovat yrityksenomistajille ja liikkeenharjoittajille loistavia tilaisuuksia markkinoida itseään kohdeyleisölleen.
Miten järjestäjät voivat hyötyä siitä?
On tärkeää, että mahdollistat markkinoinnin tapahtumassasi samalla tavalla kuin verkostoitumisenkin. Tarjoa osallistujille esimerkiksi mahdollisuus pitää pieniä esityksiä tai jättää paikalle käyntikorttejaan.
Vinkki: katso, miten itseään voi markkinoida tapahtumissa, niin että osaat auttaa osallistujia saavuttamaan tavoitteensa.
Markkinointiin parhaiten soveltuvat tapahtumatyypit
Tämä kohta koskee erityisesti liike-elämän ammattilaisia, joten parhaita tapahtumia ovat konferenssit, messut, seminaarit, toimialatapaamiset ja keskustelutilaisuudet.
Aika ottaa ohjeista vaarin
Jokainen asiansa osaava järjestäjä tietää, että asioiden hallitseminen on puoli voittoa. Jos osaat hyödyntää kohdeyleisösi motiiveja, tiedät myös, miten houkutella heidät paikalle.
Tiedätkö siis, miksi ihmiset osallistuvat samanlaisiin tapahtumiin kuin mitä sinä järjestät? Käytä aikaa osallistujien motiivien tutkimiseen ja optimoi tapahtumasi, jotta onnistunut kokemus saa heidät palaamaan takaisin.
Tuleeko mieleesi joitakin syitä, joita artikkelissa ei käsitelty? Kerro meille alla olevissa kommenteissa!