Tapahtumayhteistyö median kanssa: miksi sillä on merkitystä ja miten yhteistyösuhteen saa hankittua

Tapahtumayhteistyö median kanssa tarkoittaa tapahtumajärjestäjän ja erilaisten medioiden välillä tapahtuvaa yhteistyötä. Tällainen yhteistyö voi olla äärimmäisen hedelmällistä, jos mediat tavoittavat oman kohdeyleisösi.

Tapahtumayhteistyö toimii kuitenkin molempiin suuntiin, joten sellaisen muodostaminen ei ole niin suoraviivaista kuin miltä se kuulostaa. Sinun on nimittäin tarjottava vastineeksi näkyvyydestä jotakin.

Tässä oppaassa kerrotaan tarkemmin seuraavista aiheista:

• Miksi mediayhteistyö on tarpeellista
• Miten medioita lähestytään
• Millaisista työkaluista on hyötyä etsinnässä

Tämän artikkelin luettuasi osaat muodostaa itsellesi alan parhaita mediakumppanuuksia.

Miksi mediayhteistyö kannattaa?

Tapahtumajärjestäjän työhön kuuluu lippujen myyminen tapahtumiin, mikä edellyttää monissa eri rooleissa toimimista. Siksi aikasi ei välttämättä riitä blogin tai uutissivuston vetämiseen.

Tässä kohtaa mediayhteistyö astuu mukaan kuvioihin. Medioiden tehtävä on houkutella kävijöitä verkkosivuilleen julkaisemalla uutisia ja kiinnostavia tarinoita ja saada sillä tavalla markkinointituloja.

Katsotaanpa, millaisia hyötyjä hyvästä mediayhteistyöstä on.

1. Varma näkyvyys

Pelkkä tapahtuman järjestäminen ei takaa, että kukaan huomaisi sitä. Mediayhteistyö sen sijaan varmistaa, että tapahtumaasi markkinoidaan median seuraajakunnalle.

2. Tuo lisää uskottavuutta

Kohdeyleisö saattaa suhtautua epäillen uusiin tapahtumiin, joista he eivät ole ennen kuulleet. He kuitenkin luottavat omiin suosikkimedioihinsa, joten pääset yhteistyön kautta hyötymään median maineesta.

3. Tehokkaampi hakukoneoptimointi

Linkkien vaihtaminen on tärkeässä roolissa mediayhteistyössä: ”Jos lisäät linkin minun sivuilleni, minä lisään linkin sinun sivuillesi.” Laadukkailla, luotettavan median lisäämillä linkeillä on suuri merkitys tapahtumasivujesi hakukoneoptimoinnille.

4. Laajempi verkosto

Muut mediat alkavat kiinnittää huomiota, jos alat tehdä yhteistyötyä jonkin heidän oman yhteistyökumppaninsa tai kilpailijansa kanssa. Jos nykyinen yhteistyösuhteesi tuottaa tulosta, voit odottaa saavasi yhteydenottoja myös niiltä.

5. Tehostunut lipunmyynti

Kaikki edellä mainittu edistää sitä tärkeintä asiaa eli parempaa myyntiä. Parempi näkyvyys, uskottavuus, hakukoneoptimointi ja verkostoituminen auttavat tapahtumaasi myymään paremmin.

Miten medioita lähestytään?

Koska mediayhteistyöstä on niin monenlaista hyötyä, haluat taatusti saada sellaisen myös omalle tapahtumallesi. Mutta miten löytää itsellesi sopivin yhteistyökumppani?

Toimi seuraavalla tavalla.

1. Tutki eri medioita tarkemmin

Tutustu rauhassa potentiaalisiin medioihin, jotka voisivat sopia yhteistyökumppaniksi tapahtumaasi. Varmista, että sen kohdeyleisö vastaa omaasi tai ainakin on hyvin samanlaista.

Jos olet järjestämässä paikalliseen yhteisöön liittyvän tapahtuman, paras keino on ottaa yhteyttä paikallisiin sanomalehtiin, radioasemiin ja verkkovaikuttajiin.

Jos taas tapahtumasi on kansainvälinen bisneskonferenssi tai musiikkifestivaali, kannattaa ottaa tähtäimeensä suuremmat verkkojulkaisut.

Vinkki: tee potentiaalisista mediayhteistyötahoista taustatutkimusta tämän tarkistusluettelon avulla, ennen kuin otat niihin yhteyttä.

2. Etsi oikea yhteyshenkilö

Pyydä päästä tapahtumien mediasuhteista vastaavan henkilön puheille. Pienemmissä medioissa roolista vastaa usein myyntipäällikkö, suuremmissa taas rooliin on varattu oma työntekijä.

Oikean henkilön tavoittaminen saattaa joskus olla vaikeaa, sillä saatat törmätä erilaisiin ”portinvartijoihin”, jotka estävät sinua pääsemästä läpi puhelimella.

LinkedIn on hyvä tapa ohittaa ”portinvartijat”, sillä sosiaalisen median alustojen avulla voit usein saada selville, kuka vastaa mediayhteistyöstä missäkin organisaatiossa.

Vinkki: käytä lähtökohtana tätä sähköpostimallia.

3. Kysy tärkeitä kysymyksiä

Ennen kuin kerrot, miten media voi auttaa sinua ja toisinpäin, on tärkeää määrittää, sopiiko kyseinen media yhteistyöhön tapahtumasi kanssa.

Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä:

• Kuinka monta uniikkia kävijää sivuillanne on kuukaudessa?
• Keiden muiden mainostajien kanssa teette yhteistyötä?
• Kuinka suuri sähköpostilistanne on?
• Voitteko kohdentaa mainontaa eri maantieteellisiin alueisiin?

Varmista, että heidän kohdealueensa on riittävän suuri tapahtumallesi. Oletetaan esimerkin vuoksi, että noin 0,1 % median seuraajista osallistuu tapahtumaasi.

Mediayhteistyökumppanillasi on oltava 10 000 sähköpostitilaajan tietokanta tai 10 000 kuukausittaista kävijää, jotta saat myytyä 100 lippua.

Vinkki: määrittele potentiaalisen yhteistyökumppanin sopivuus itsellesi esimääritettyjen kysymysten listalla.

4. Kerro toiveistasi ja tarpeistasi

Kun olet löytänyt tapahtumallesi sopivan yhteistyökumppanin, on aika koota yhteistyöehdotus.

Riippuen siitä, minkä tyyppistä mediaa olet lähestynyt, se voi esimerkiksi

• julkaista lehdistötiedotteesi
• julkaista tietoiskun
• tarjota ilmaista mainosaikaa
• antaa mainostilaa alennettuun hintaan.

Vinkki: tässä The Drum -sivuston julkaisemassa artikkelissa kerrotaan, millaisia etuja he tarjoavat mediayhteistyötahoilleen.

5. Tarjoa jotakin vastineeksi

Pelkkiä vaatimuksia esittämällä ei pääse kovin pitkälle, varsinkaan jos toivot muodostavasi valitsemasi median kanssa pitkäaikaisen ja positiivisen yhteistyösuhteen.

Alla on muutamia asioita, joita voit tarjota medialle vastineeksi yhteistyöstänne:

• Mainosta mediaa tapahtumasi verkkosivuilla.
• Mainitse median nimi tapahtumakylteissä.
• Mainitse media tervetuliaispuheessa.
• Mainitse media sosiaalisessa mediassa.
• Tarjoa medialle veroetuja (jos olet hyväntekeväisyysjärjestö).

Vinkki: tapahtuman sponsorointipaketteja käsittelevässä oppaassa kerrotaan, millaisia etuja yhteistyökumppanille voi tarjota.

Yhteistyökumppanien löytämistä helpottavat työkalut

Potentiaalisten yhteistyökumppanien etsiminen Googlea selaamalla voi olla varsin kuluttavaa. Olemme siksi koonneet lyhyen listauksen etsintää jouduttavista apuvälineistä.

1. Prowly

Prowly on alusta, josta löydät media- ja lehdistöyhteistyömahdollisuuksia ympäri maailmaa.

2. Muck Rack

Muck Rack on loistava tietokanta, josta voi etsiä toimittajia sijainnin, erikoisosaamisen ja muiden tärkeiden ehtojen perusteella.

3. Cision

Cision on kansainvälisesti kehuttu PR-ohjelmisto, jonka tietokannassa on yli 1,6 miljoonan median tiedot.

4. Anewstip

Anewstip on Googlea muistuttava hakukone, josta voi etsiä medioita, sosiaalisen median vaikuttajia freelance-toimittajia Twitter-aktiivisuuden perusteella.

5. Blog Dash

BlogDash on toinen hyödyllinen tietokanta, josta voi etsiä bloggaajia ja vaikuttajia eri luokista ja erikoistumisaloilta.

Vinkki: lue lisää näistä ja muista PR-työkaluista HubSpot-verkkosivuilta.

Etsi itsellesi yhteistyökumppani jo tänään!

Koskaan ei ole liian aikaista alkaa etsiä potentiaalista yhteistyökumppania seuraavaa tapahtumaasi varten. Pidä vain mielessäsi, että sinun on tarjottava jotakin vastineeksi.

Onko sinulla jo jotain lupaavia yhteistyökuvioita työn alla? Jaa kokemuksesi Billetto-yhteisön kanssa kertomalla niistä alla olevassa kommenttiosiossa.