5 Syytä, Miksi Tapahtumat Epäonnistuvat (ja mitä tälle voi tehdä)

Tapahtumien pitäisi olla hauskoja.

Miten varmistat, että jokaisella on hauskaa ja rahat tipahtavat tilillesi? Tai että oikeat ihmiset näyttäytyvät?

Jos haluat pysyä menestyksen tiellä, vältä näitä viittä tapahtumien suunnitteluvirhettä.

1. Et tiedä yleisöäsi

Voit yhtä hyvin ampua pimeässä, jos et tunne yleisöäsi.

Tässä skenaario, joka voi johtaa epäonnistuneeseen tapahtumaan. Olet luonut hyvän liiketoimintatapahtuman, joka auttaa tuomaan markkinoille uuden projektinhallintasovelluksen.

Päivän koittaessa konferenssisali on täynnä liiketalouden opiskelijoita ja managereja. Markkinointipäälliköitä on vain kourallinen: siis päätöksentekijöitä. Et voi tehdä paljon myyntiä. Olet vaikeuksissa.

Mikä meni vikaan?

Järjestit tapahtuman, jossa ei ollut selkeää kohderyhmää ja jota markkinoitiin väärille ihmisille. Sinun pitäisi aloittaa miettimällä oikeaa yleisöllä, jotta tapahtumillasi olisi hyvät mahdollisuudet onnistua.

Miten tunnistat kohderyhmäsi?

Tässä muutamia nopeita vinkkejä:

Luo asiakaspersoona
Luo elävä ja yksityiskohtainen asiakaspersoona, mikä on erittäin laajalle levinnyt strategia markkinoinnissa. Henkilö on puolifiktiivinen esimerkki henkilöstä, jota odotat tapahtumaasi. Aloita määrittämällä heidän:

• Ikä
  Ovatko he X-sukupolvea, milleniaaleja, tai vanhempia?
• Sukupuoli
  Mitä sukupuolta osallistujat todennäköisemmin ovat?
• Tulotaso tai työ
  Tämä vaikuttaa muun muassa siihen, kuinka eksklusiivinen tapahtuma on.

Muut tärkeät muuttujat ovat esimerkiksi sijainti, harrastukset ja kiinnostuksen kohteet.

Vinkki: Jos haluat lisätietoja, miten luoda asiakaspersoona, tutustu tähän oppaaseen.

Tee tutkimus

Lue lisää asiakkaiden tottumuksista tutkimusten avulla. Käy ainakin nämä läpi:

1. Kyselyt
   Lähetä kyselyjä verkkopalvelujen, kuten SurveyMonkeyn tai paperisten kyselyjen avulla.
2. Haastattelut
   Etsi paikka, jossa asiakkaasi todennäköisesti on. Esimerkiksi messut ovat hyviä paikkoja. Kysy heiltä muutamia kysymyksiä, mitä he odottaisivat​​ sinun tapahtumastasi.
3. Kohderyhmät
   Etsi pieni ryhmä ihmisiä, jotka vaikuttavat sopivilta persoonilta. Pestaa heidät ryhmäkeskusteluihin ja Q&A -istuntoihin.
4. Aiempien tietojen tutkiminen
   Nettityökalut voivat auttaa tunnistamaan keskeiset väestötiedot tai tarkastelemaan aikaisempien tapahtumien osallistujia.

Vinkki: Jos haluat lisätietoja, lue oppaamme 6 Parasta Tapaa, Joilla Tunnistaa Tapahtuman Kohderyhmä

2. Et tiedä, miksi he osallistuvat tapahtumiin

Sinulla on nyt tietoa kohderyhmästäsi. Seuraava kysymys on: ”Mitä tapahtuma lisää heidän elämiinsä?” Tiedätkö, miksi he haluaisivat osallistua tapahtumaan?

Tapahtuman suunnittelijana tämä on se suurin kysymys. Elämme ajassa, jossa ihmiset haluavat persoonallisia​​ kokemuksia. He ovat myös hyvin valikoivia tapahtumista, joihin he haluavat käyttää aikansa.

IAEE kysyi 8992 vastaajalta, miksi he päättivät osallistua tapahtumaan. Vastaukset olivat:

• 92% osallistuu tapahtumiin oppiakseen
• 78% etsii oikeaa tapahtumapaikkaa
• 76% haluaa mahdollisuuksia verkostoitumiseen ja yhteyden muodostamiseen

 

Vertaa näitä tietoja kohderyhmäsi kanssa, jotta tiedät mikä tekee tapahtumastasi erikoisen. Onko heidän merkittävin halu oppia, matkustaa, verkostoitua tai luoda sijoitusmahdollisuuksia? Etsi tapoja, joilla voit vastata heidän odotuksiinsa.

Vinkki: Tarvitsetko lisää apua päättämään, mikä tekee tapahtumasta erikoisen? Katso tämä opas.

3. Heikosti toteutettu sosiaalisen median markkinointi

Sosiaalisen median järjestelmät ovat ihanteellisia tapahtumien mainostamisen välineitä tapahtumasuunnittelijoille. Milleniaalit on se ikäryhmä, joka todennäköisesti osallistuu tapahtumaan. Valtava 67% milleniaaleista ovat hyvin tapahtumamyönteisiä (66% X-sukupolvesta).

Helpoin tapa kohdistaa nämä kaksi ryhmää on sosiaalisen median ja netin vuorovaikutusten kautta. SproutSocial sanoo, että 75% kaikista ihmisistä ostaa todennäköisesti tapahtumalipun, jos he näkevät sen sosiaalisen median kautta.

Älä aliarvioi tapahtumamarkkinoinnin merkitystä.

Tapaus: Google for Entrepreneurs-markkinoija Lontoon kampuksella perusti hakkerointi- ja tietoverkkoturvallisuustapahtuman. Luulisi, että loistava sisältö, hyvä tuotemerkki ja suuri yritystuki riittäisivät tuomaan ihmisiä tapahtumaan.

Ei oikeastaan.

Tapahtumassa oli vain 18 osallistujaa, jotka katsoivat upeita esityksiä tyhjien istumapaikkojen meressä. Tapahtuman mainostamiseksi ei oltu tehty paljoa, sosiaalisen median markkinointi olisi voinut auttaa.

Pidä huolta. Heikosti harkittu sosiaalisen median mainostus voi olla kirous.

Kuulitko Starbucksin joulukampanjasta?

#spreadthecheer-kampanja, joka rullaa automaattisesti suurella näytöllä, kuulostaa hienolta. Oli tosin huono idea jättää kommentit pyörimään ilman tarkastusta.

Entä H&M:n karsea ”Coolest Monkey in the Jungle” -somemainos, jossa tummalla pikkupojalla oli ”Siistein apina viidakossa”-paita päällä?

Vinkkejä sosiaalisen median tapahtumamarkkinointiin

Älä ole liian hyökkäävä
Ajat ihmiset pois jos yrität pelkästään myydä tapahtumaa ihmisille ilman, että yrität luoda heihin yhteyden. Jaa, keskustele ja sitoudu sen sijaan.

Ymmärrä, miten sosiaalinen media toimii
Esimerkiksi hashtagit voidaan ryöstää helposti. Everwallin kaltaiset työkalut voivat antaa sinulle oikeudet moderointiin. Älä spämmää yleisöä. Varmista, että lähetät aina ajatonta, sitouttavaa ja asiaankuuluvaa sisältöä. Buffer auttaa sinua sosiaalisen median aikatauluttamisessa.

Vihje: Varmista, että tapahtuman markkinointi on hanskassa näillä ohjeilla: ”11 Hyväksi Todettua Vaihetta Tapahtuman Markkinointistrategialle”.

4. Omaperäisyyden puute

Alkuperäisiä ja luovia ideoita on vaikea löytää. Mutta ne ovat menestyksen avain. Kilpailu tapahtumista on kovaa. Alkuperäinen tapahtuman idea voi olla myös sellainen, joka esittelee ei-niin-uusia ideoita uudella tavalla.

Tapahtumasi ainutlaatuisuuden ei tarvitse olla pelkästään itse ajatus. Myös sillä on väliä, miten se suunnitellaan ja miten se tapahtuu.

Alkuperäisen tapahtuman pitäisi tehdä vaikutus ja hämmästyttää osallistujia. ”Maailman suurin kahviaamu” – Macmillan Cancer Support:n menestyksekäs varainhankintakampanja syövän tukemiseen on hyvä idea arkiseen hyväntekeväisyyteen. He keräävät varoja pyytämällä ja antamalla ihmisille mahdollisuuden järjestää kahvihetki aamuisin ystävien, työtovereiden tai perheen kanssa.

Spektrin toisessa päässä ovat uhanalaiset perhefestivaalit, kuten Safe as Milk tai Down to the Woods Festival. Ne on peruutettu alhaisen lipunmyynnin vuoksi. Niiden toistuvat esiintyjät eivät näytä houkuttelevan väkijoukkoja enää.

Jos haluat olla alkuperäisempi… …

Tässä on muutamia tapoja, joilla voit tehdä tapahtumastasi ainutlaatuisen:

Keksi alkuperäinen teema
Keksi vaikka jotain erikoista tapahtuman ilmapiirin luomiseen? Anna vapaat kädet mielikuvituksellesi ja ruoki inspiraatiotasi. Käy foorumeilla ja blogeilla, joissa on alasi ihmisiä, kuten Event Manager-blogissa.

Vinkki: Jos haluat apua tapahtuman teeman keksimisessä, tutustu tähän: Miten valitset tapahtumateeman (ja mitä sisällyttää siihen)

Käytä hyväksesi nykytekniikkaa stimuloidaksesi osallistujien aisteja tapahtuman päivänä
Käytä virtuaalista todellisuutta hyväksesi, jotta osallistujat olisivat aktiivisia tapahtuman aikana. Kutsu heidät täyttämään kyselyitä älypuhelimillaan. Näyttää tulokset kaavoina reaaliajassa suurilla näytöillä, jotta herätät enemmän kiinnostusta.

Vinkki: Jos haluat inspiraatiota vr-tekniikan käyttöön tapahtumissa, tutustu tähän artikkeliin.

5. Murphyn lain unohtaminen

Fyre-festivaali on erinomainen esimerkki hyvin rahoitetusta tapahtumasta, joka epäonnistui, koska tapahtumien suunnittelutaidot eivät olleet niitä parhaita.

Tarkoittaako tämä, että kaikki hyvin suunnitellut tapahtumat menevät suunnitelmien mukaan? Ei.

Mutta hyvät suunnittelijat ymmärtävät Murphyn lain. Ennustamattomat hetket ovat hyvin yleisiä tapahtumien suunnittelun maailmassa. Asioiden pyöritteleminen on osa työtä.

Arvioi aina riskit ja kirjoita kaikki valmiussuunnitelmat ylös.

Mahdolliset viime hetken ongelmat ja niiden korjaaminen

Yleisimmät fiaskot tapahtumissa on…

1. Myrsky
Tee suunnitelma sateen varalle ja kerro siitä kävijöille. Jos se on jotain sisätiloissa, kerro heille. Jaa tiedot peruutuksista, palautuksista ja aikatauluista etukäteen. Voit aina käyttää verkon lippujärjestelmää. Tämä voi auttaa pitämään kasvosi ja tehdä viime hetken häiriöiden takia aiheutuneet palautukset.

2. Liian paljon yleisöä
Seuraa rekisteröintejä innokkaasti. Rajoita lippujen myyntiä ja aseta odotuslista. Tai harkitse siirtymistä suurempaan paikkaan.

3. Kukaan ei ilmesty paikalle
Tämä skenaario on yleinen, kun on kyse huonosti markkinoiduista ja ilmaisista tapahtumista. Seuraa lipunmyyntialustalla myyntiä reaaliajassa,pysyäksesi kärryillä numeroista.

Vinkki: Tutustu listaamme ”Parhaat Ilmaiset Tapahtumien Suunnittelutyökalut Verkossa”, joka auttaa sinua pysymään ajan tasalla.

Pistä bileet pystyyn

On tuskallista katsoa, kun muuten lupaava tapahtuma epäonnistuu edellä mainittujen virheiden vuoksi.

Toivottavasti tiedät nyt, mitä varoa ja miten välttää suurimmat epäonnistumiset tapahtumassa.

Nyt mene tekemään ikimuistoisia tapahtumia osallistujille!