Kirjaudu sisään / Rekisteröidy

Bileiden järjestäjän muistilista.

Bileiden järjestäjän muistilista: 31 askelta juhliin

Luo bilesivuni

Järjestä paremmat bileet tämän juhlasuunnittelumuistilistan avulla


Bileiden suunnittelu vaatii aikaa, luovuutta ja organisaatiokykyä. Jos kyseessä ovat pieniä illanistujaisia suuremmat kekkerit, bileiden suunnitteluun kannattaa suhtautua järjestelmällisesti ja harkiten. Tämä pätee, oli kyseessä sitten discojuhla tai lasten Halloween-bileet.


Bileiden suunnittelun muistilistan avulla pysyt oikeilla jäljillä. Kaikki kohdat eivät päde kaikkiin juhliin, mutta yksityiskohtiin kannattaa kiinnittää huomiota. Seuraa opasta ja varmistat, ettet vahingossa jätä tärkeitä vaiheita huomiotta, kuten vaikka tarjoilujen määrää. Nälkään nääntyvät vieraat eivät juuri bileistä nauti.


Hyvissä ajoin


    Päivä & aika: Luo bileiden päivämäärä ja kellonaika lukkoon. Yritä ajoittaa juhlat niin, etteivät ne mene päällekkäin suurten juhlapäivien tai tapahtumien kanssa. Näin varmistat, että osallistujia tulee mahdollisimman paljon.


    Paikka: Missä bileet järjestetään? Ovatko ne ulkona vai sisätiloissa? Onko paikkana jonkun koti, ravintola, baari vai joku muu? Ala silmäillä mahdollisia bilepaikkoja.


    Teema: Päätä bileiden teemasta, mikäli haluat sellaisen. Mikä on juhlien syy? Juhlistetaanko jotain tiettyä, vai järjestetäänkö bileet vain bileiden vuoksi? Kuinka vieraiden odotetaan pukeutuvan?


    Yleisö: Ota selvää siitä, minkälaiset ihmiset saattaisivat kiinnostua tapahtumasta. Mistä heidät löytää? (Offline tai online?) Ala suunnitella vieraslistaa.


    Menu: Tarjoiletko syötävää ja juotavaa? Onko vieraiden määrä tuoda omia tarjottaviaan? Ala suunnitella mahdollista ostoslistaa ja kartoittaa vaihtoehtoja cateringiin.


    Tiimi: Päätä, haluatko järjestää bileet yksin vai seurassa. Kokoa tehokas tiimi ja sovi, kuka on vastuussa mistäkin.


    Budjetti: Minkälaisia kuluja sinun tulee odottaa tapahtumapaikan, tarjoilun, viihteen ja muiden suhteen? Veloitatko vierailta pääsymaksun tai myytkö lippuja? Toivotko jääväsi bileistä rahallisesti voitolle?



Kuukautta ennen


    Ohjelma: Aika alkaa suunnitella tarkempaa ohjelmaa. Kuuluuko bileisiin pelejä ja leikkejä? Onko mukana viihdettä, kuten bändi, DJ, tanssijoita tai vastaavia? Yritä laatia päivälle suurpiirteinen aikataulu.


    Laitteet: Nyt, kun olet suunnitellut ohjelman, on aika tarkistaa, minkälainen laitteisto sinulla on käytössä. Näitä ovat kaiuttimet, projektorit, pelitarvikkeet ja muut. Tuovatko esiintyjäsi omat laitteensa, vai onko sinun hankittava niistä osa? Ala tilata suurimpia laitteita ajoissa, sillä kuljetusajat saattavat venyä.


    Paikka: On aika varata myös juhlapaikka. Varaa ravintola, laadi sopimus konferenssihallin kanssa, tai mikä paikka tällä kertaa onkin kyseessä.


    Palvelut: Pidä niin ikään huolta siitä, että neuvottelet ajoissa parhaat diilit tarjoiluihin, kukkalaitoksiin, ilmapalloihiin jne.


    Tapahtumasivu: Luo tapahtumasivu, joka kokoaa kaiken ylläolevan. Sivulta tulee löytyä bileiden tärkeimmät tiedot: aika, paikka, ohjelma ja muu. Tapahtumasivu on useimmiten myös paikka, josta seuraat lipunmyyntiä tai ilmoittautumisia.


    Kutsut: Lähetä vieraslistalaisillesi kutsut. Voit liitää kutsuihin linkin tapahtumasivullesi, jolta vieraat löytävät lisätietoa, ja jossa he voivat myös ilmoittautua mukaan.


    Promootio: Ryhdy markkinoimaan bileitäsi kaikilla sosiaalisen median kanavilla, joilla uskot mahdollisen yleisösi olevan. Pyydä jo mukaan ilmoittautuneita levittämään sanaa omalle verkostolleen. Älä unohda offline-markkinointia, jos se sopii tapahtumaasi: julisteet, esitteet ym.



Kaksi viikkoa ennen


    Kuljetusten varmistus: Varmista, että kaikki tarvittava saapuu oikeaan aikaan oikeaan osoitteeseen. Et tosiaan halua joutua juhlapäivänä pettymään, kun kakku myöhästyy, tai koristeet eivät koskaan pääse perille.


    Osta puuttuvat: Käy ostoksille ja huolehdi pikkujutut kuntoon: laatikot jääpaloille, haarukat ja veitset, pöytäliinat yms.


    Logistiikka: Ala kiinnittää huomiota istumajärjestykseen ja tapahtumapaikan fyysiseen ulkomuotoon. Mihin vieraat pääsevät parkkeeraamaan? Mistä ovesta catering tuo ruoan? Onko DJ:lle tai bändille lava? Entä tanssilattia? Jättävätkö vieraat takkinsa narikkaan?



Viikkoa ennen


    Tee soittolista: Jos bileissä ei ole DJ:tä, vaan olet musiikista itse vastuussa, on aika koota kunnon soittolista.


    Vieraiden varmistus: Ota yhteyttä vieraisiin, jotka eivät vielä ole ilmoittaneet osallistumisestaan. Lähetä vastanneille pienet muistutukset ja kasvata hyvien bileiden odotusta.


    Turvallisuustarkastus: Varmista, että kaikki turvallisuuteen liittyvät tarvikkeet ovat paikoillaan ja kunnossa. Onko hätäuloskäynti selkeästi merkitty? Onko tarvittavat tarkastukset suoritettu?



Päivää ennen


    Valmistele tapahtumapaikka: Järjestä huonekalut, varmista, että langaton internet toimii, testaa äänilaitteet. Ripusta ilmapallot ja muut juhlakoristeet.


    Hanki pienet tarjottavat: Varmista, että tarjolla on kaikki pieni tarvittava, kuten hedelmiä, jäätä jne.


    Kuivaharjoittele: Jos mahdollista, tee bileitä jäljittelevä kenraaliharjoitus ja pidä huolta siitä, että kaikki tiimisi jäsenet tietävät tarkalleen, mitä heiltä bilepäivänä odotetaan.



Bilepäivänä


    Valmistelu: Kata pöydät, kaada tervetuliaisdrinkit, tee viimeinen soundcheck ja pidä huolta, että kaikki viime hetken yksityiskohdat ovat kunnossa.


    Tarjoilu: Päästä tarjoiluvastaavat sisään ja varmista, että heillä on kaikki tarvittava ruokien ja juomien tarjoilua ja valmistelua varten.


    Ovella: Varmista, että joku toimii ovimiehenä vastaanottaen vieraat, skannaten liput, seuraten vieraslistaa, keräten vieraiden ulkovaatteet, tarjoten tervetuliaisjuomat jne.


    Kuvat & video: Varmista, että joku tiimistäsi (tai alan ammattilainen) dokumentoi juhlat kuvaamalla ja videoimalla tärkeät hetket. Voit jakaa nämä jälkikäteen vieraidesi kanssa.



Kun bileet ovat ohi


    Siivous: Kokoa tiimi purkamaan laitteet, siirtämään huonekalut takaisin paikoilleen, riisumaan koristeet ja siivoamaan bilepaikka.


    Kiitokset: Lähetä kiitosviestit bilepaikan tarjoajille, myyjille sekä – tietenkin – vieraillesi. Jaa tallentamasi kuvat ja videot tapahtumasta sosiaalisessa mediassa sekä suoraan vieraiden kanssa.


    Vieraskysely Jos aiot järjestää toisetkin bileet, kannattaa ottaa selvää vierailta, millainen kokemus on heille ollut. Lukaise artikkelimme tärkeistä jälkikysymyksistä, jotka kannattaa liittää mukaan.


    Raha-asiat: Seuraa ja laske kulut sekä mahdolliset lipputulot.



Luo ja suunnittele bileesi Billetton avulla

Luo tapahtuma

Luo kaunis tapahtumasivu alle 10 minuutissa - lisää mukaan maksulliset tai ilmaiset liput

Markkinoi & jaa

Jaa tapahtumasi sosiaalisessa mediassa tai omalla kotisivullasi Billetto-widgetiä käyttäen

Seuraa numeroita

Lataa päivittäiset tilastot lipunmyynnistäsi Billetto Insightsin avulla

Liity yhteisöön

Lisää tapahtumasi yhteen Billetton tapahtumakategorioista, jotta Billetton yhteisö löytää sen

Vältä jonoja

Älä anna vieraiden odottaa – käytä Billetto-sovellusta vaivattomaan check-iniin tapahtumapäivänä

Käytä vieraslistaa

Tallenna Billetto-vieraslistasi, jotta voit käyttää sitä tulevaa markkinointia ja tiedonjakoa varten

Luo bilesivuni