Tapahtuman Järjestäjän Rooli: 10 Tärkeintä Tapahtumajärjestäjän Taitoa

Haluat siis järjestää omia tapahtumia? Sitten tarvitset kaikki mahdolliset taidot, joita tarvitaan tapahtuman järjestäjän roolin täyttämiseen. Onneksi meillä on kaikki, mitä sinun pitää tietää.

Seuraavassa on tapahtuman järjestäjän taitoja, jotka käsittelemme tässä oppaassa…

• Organisaatio ja budjetointi
• Tekniikan tunteminen
• Johtajuus ja viestintä
• Myynti ja asiakaspalvelu

Oletko valmis ruksimaan ruutuja ja laajentamaan tehtäväluetteloasi?

1. Organisaatio ja ajanhallinta

Tapahtumien järjestäjän yksi tärkeimmistä taidoista on kyky organisoida ja suunnitella. Ilman tätä taitoa tapahtumasta tulee täysi sirkus… huonossa merkityksessä.

Ei ole helppoa järjestää tapahtumaa. Mitä suurempi tapahtuma on, sitä enemmän ihmisiä on mukana ja sitä enemmän asioita voi mennä pieleen, jos et suunnittele ja tee varasuunnitelmia.

Organisointitaidot ovat ratkaisevan tärkeitä, koska sinun täytyy…

• Pysyä aikataulussa
• Suunnitella logistiikka
• Hallita budjetteja
• Järjestää henkilökunnan aikataulut
• Suorittaa markkinointikampanjoita

Seuraava vaihe: Opi parantamaan organisaatiotaitojasija ajanhallintataitojasi, jotta saat vankan perusta tapahtuman järjestämistaidoillesi.

2. Huomio yksityiskohtiin

Piru asuu yksityiskohdissa, joten on tärkeää olla tarkkana, jos et halua kutsua pappia kyytiin.

Onko viinillä oikea lämpötila? Toimiiko AV-laitteet moitteettomasti? Hymyilevätkö tarjoilijat? Onko henkilökuntaa riittävästi, että he voivat käydä läpi ilmoittautumiset tarpeeksi nopeasti?

Kaikki voi olla hyvin suunniteltu ja järjestetty, mutta tapahtumakokemus on pienistä asioissa kiinni.

Seuraava vaihe: Voit oppia, kuinka saat huomiosi yksityiskohtiin, jotta voit järjestää täydellisen tapahtuman varmemmin.

3. Budjetointi

Kyllä, pelätty B-sana pääsi myös tähän listaan. Kuten kaikki muutkin resursseja tarvitsevat yritykset, sinäkin tarvitset budjetointitaitoja tapahtuman järjestämiseksi.

Tapahtuman järjestäjän rooli edellyttää, että ymmärrät, mitä kuluja sinulla on ja mistä löydät mahdolliset tulolähteet.

Seuraava vaihe: Lue opas siitä, miten voit hallita tapahtuman budjettia, jotta kirjat ovat kunnossa.

4. Viestintä

Kyky kommunikoida selkeästi ja tehokkaasti ihmisten kanssa on myös yksi tärkeimmistä tapahtuman järjestäjän taidoista.

Tapahtumajärjestäjän roolissa käsittelet monenlaisia ​​ihmisiä:

• Tapahtuman osanottajat
• Pitopalvelutja muut myyjät
• Tapahtumapaikan johtaja ja henkilökunta
• Puhujat ja esiintyjät
• Vapaaehtoisetja hyväntekeväisyysjärjestöt
• PR-toimistot
• Vaikuttajat ja julkkikset
• Terveys- ja turvallisuustarkastajat
• Tilintarkastajat ja kirjanpitäjät
• Vakuutusyhtiöt
• Sanomalehdetja radioasemat
• Yksityiset lahjoittajat
• Yrityssponsorit
• Ihmiset somessa

Sinun täytyy kuunnella kaikkien odotuksia ja huolenaiheita. Samalla sinun on myös kerrottava oma näkemyksesi ja odotukset, jotta varmistat, että kaikki ovat ajan tasalla.

Seuraavassa on joitakin tapahtuman järjestäjän tehtäviä, jotka edellyttävät hyviä viestintätaitoja:

• Tapahtuman ehdotusten ja sopimusten kirjoittaminen
• Markkinointimateriaalien luominen lippujen myymiseksi
• Tapahtumaryhmälle tiedotus ja esittely
• Verkostoituminen muiden yritysten kanssa
• Neuvottelut paikan ja myyjien kanssa
• Osallistujien kiittäminen ja palautteen kerääminen
• Tilaisuuksien järjestäminen ja ilmoitusten tekeminen

Seuraava vaihe:Tämä listaeri tavoista, joilla voit parantaa kommunikaatiotaitojasi auttaa.

5. Johtajuus

Osa tapahtuman järjestäjän roolia on tehtävien siirtäminen muille ihmisille. Olipa se sitten tapahtuman henkilökunta, vapaaehtoiset, perheenjäsenet tai ulkopuoliset myyjät, sinun on lopulta otettava muut mukaan.

Hyvä johtaja voi…

• Hyödyntää jokaisen tiimin jäsenen yksittäisiä vahvuuksia
• Delegoida tehtävät ja antaa selkeät ohjeet
• Helpottaa viestintää tiimin jäsenten välillä
• Innoittaa ja motivoida ihmisiä tekemään parhaansa
• Luoda luottamusta ja avoimuutta

Toisin sanoen, sinun on yhdistettävä ihmiset yhteistä tavoitetta varten ja varmistettava, että kaikki tulevat toimeen keskenään ja tekevät parhaansa.

Seuraava vaihe: Katso tätä syväluotaavaa artikkelia, jossa kerrotaan hyvän johtajan ominaisuudet.

6. Verkostoituminen

Tapahtumasuunnittelussa on kyse ihmisten yhdistämisestä. Se on tietyssä mielessä verkoston luomista. Mutta on myös paljon verkostoitumista, joka tehdään kulissien takana.

Olitpa sitten aloittelija tai kokenut veteraani, sinun täytyy jatkuvasti rakentaa ja ylläpitää ammatillisia suhteita kaikkien edellä mainittujen kanssa (katso #3).

Tapahtumajärjestäjän rooli voi myös vaatia sinua osallistumaan sosiaalisen verkostoitumisen tapahtumiin tai liittymään netin ryhmiin, joissa voit hoitaa suhteitasi.

Seuraava vaihe: Lue, miten voit parantaa osaamistasi verkostoitumisessa ja liittyä järjestöihin, kuten tapahtumajärjestäjien yhdistykseen.

7. Myynti ja neuvottelut

Jos olet ammattitaitoinen tapahtuman järjestäjä, työskentelet tapahtuma-alalla. Tämä tarkoittaa, että olet myös markkinoija, neuvottelija ja myyjä.

Sinun täytyy myydä tapahtuma mahdollisille osallistujille, lahjoittajille, sponsoreille, vaikuttajille ja vapaaehtoisille. Tämä edellyttää myynti- ja markkinointitaitoja.

Samaan aikaan sinun täytyy neuvotella hyvä hinta paikasta, ruoasta, tarvikkeista, viihteestä ja kaikesta muusta, mitä tarvitset tapahtuman onnistumiseksi.

Seuraava vaihe: Lue opas siitä, miten neuvotella myyjien ja paikan kanssa, jotta parannat näitä taitoja.

8. Asiakaspalvelu

Vaikka sinun on oltava monien kanssa yhteyksissä, yrityssponsoreista sosiaalisen median vaikuttajiin, kukaan heistä ei ole yhtä tärkeä kuin tapahtumaan osallistuvat ihmiset.

Tapahtuman osanottajat ovat asiakkaita, ja asiakkaat ovat aina oikeassa – vaikka he olisivatkin väärässä ja kohtuuttomia ja haluat repiä pelihoususi.

Seuraava askel: Tässä on hyvä lista vinkeistä, joilla voit käsitellä vaikeita asiakkaita, jotta selviät kaikesta voittajana.

9. Tekninen lukutaito

Tapahtuman järjestäjien on ymmärrettävä hyvin tekniikkaa. Koneet ja automaatio ovat helpottaneet tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, mutta sinun on myös tiedettävä, miten niitä käytetään.

Seuraavassa on sovelluksia ja laitteita, jotka sinun täytyy ymmärtää:

• Tapahtumien hallintaohjelmistot
• Sosiaalisen median alustat
• Lipunmyyntijärjestelmät
• Sähköpostimarkkinointiohjelmistot
• Microsoft Office & Google G-Suite
• Projektinhallintatyökalut
• AV-laitteet (kamerat, mikrofonit, valaistus ja projektorit)

Seuraava vaihe: Tutustu ilmaisiin tapahtumien suunnittelutyökaluihin, jotta voit järjestää työsi paremmin.

10. Tapahtumien laaja tuntemus

Tämä voi tuntua ilmeiseltä, mutta sinulla pitäisi olla yleistietoa siitä, mitä tapahtuman järjestämiseen tarvitaan.

Sinun ei tarvitse olla asiantuntija DJ:n työssä, mutta sinun on tiedettävä, mitä DJ:n täytyy pystyä tekemään työssään.

Sama pätee kaikkiin muihin tapahtumaan osallistuviin. Varmista, että tiedät mitä he tekevät, jotta voit delegoida ja ottaa heidät huomioon.

Tässä muutamia muita asioita, joista sinun tulisi tietää:

• Kuinka tehdä pohjapiirros
• Kuinka kauan illallinen kestää
• Mitä AV-laitteita tarvitaan
• Miten arvioidaan paikan kapasiteetti
• Miten etsi tietoa tapahtumien myyjistä

Seuraava vaihe: Voit oppia kaikesta tästä tutkimalla blogiammetai menemällä tapahtuman suunnittelukurssille.

Oletko nyt hyvin varusteltu?

Jos hallitset kaikki nämä 10 tapahtuman järjestäjän taitoa, olet matkalla menestyksekkääseen uraan tapahtuma-alalla.

Jäikö meillä jotain välistä? Voit vapaasti lisätä ehdotuksesi alla olevaan kommenttiosioon ja jakaa ne muiden tapahtumajärjestäjien kanssa.